5 Strategien für die Verwaltung unstrukturierter Daten

Eine der größten Herausforderungen, vor denen Unternehmen heute stehen, ist die Nutzung unstrukturierter Daten, also digitaler Informationen, die nicht effizient in relationalen Datenbanken gespeichert werden können, weil sie keine vorgegebenen Datenmodelle verwenden.

In den meisten Unternehmen sammeln sich seit Jahren riesige Mengen unstrukturierter Daten an, darunter Bilder, Audio- oder Videoclips, E-Mails, soziale Medien, Dokumente und vieles mehr. Sie sitzen also auf einem Datenschatz, den sie nicht sinnvoll nutzen.

All diese Daten enthalten wertvolle Informationen, die Unternehmen helfen können, bessere und fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen, ihre Prozesse und Produkte zu verbessern und effizienter zu arbeiten.

Aufgrund des Umfangs, der Vielfalt und der Geschwindigkeit unstrukturierter Daten ist es für Unternehmen jedoch oft schwierig, die Erkenntnisse zu gewinnen, die sie benötigen, um die besten Geschäftsentscheidungen zu treffen. Außerdem ist die Qualität dieser unstrukturierten Daten nicht so gut wie die von strukturierten Daten, was bedeutet, dass Unternehmen sie bereinigen und anreichern müssen, um sie nutzbar zu machen.

Herausforderungen bei der Verwaltung unstrukturierter Daten

Unternehmen stehen vor einer Reihe von Herausforderungen, wenn es um die Verwaltung ihrer unstrukturierten Daten geht. Dazu gehören:

• In Silos gespeicherte Daten: Jede Abteilung oder jedes Team sammelt in der Regel seine eigenen Daten und speichert sie in unterschiedlichen Formaten und Systemen. Unternehmen sollten ihre Daten jedoch an einem Ort speichern, damit die Mitarbeiter schnell auf sie zugreifen können.
• Die Qualität der Daten: Unstrukturierte Daten müssen oft erst bereinigt werden, bevor sie organisiert werden können. Für Unternehmen kann es eine Herausforderung sein, große Datenmengen zu bereinigen und aufzubereiten; die Datenbereinigung ist jedoch notwendig, um das Beste aus den Daten herauszuholen.
• Kosten der Daten: Je mehr unstrukturierte Daten ein Unternehmen hat, desto mehr muss es sie irgendwo speichern, was die Kosten für die Datenverwaltung in die Höhe treibt. Unternehmen sollten ihre Daten komprimieren, um die Speichermenge zu reduzieren und den Platzbedarf zu minimieren. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Daten effizient verwalten und die Kosten niedrig halten.

Warum Unternehmen ihre unstrukturierten Daten verwalten sollten

Unternehmen können unstrukturierte Daten nutzen, um das Verhalten von Kunden in sozialen Medien zu analysieren und so gezieltere Marketingkampagnen zu entwickeln, indem sie beispielsweise die demografischen Merkmale von Kunden ermitteln, die über bestimmte Produkte sprechen. Unternehmen können auch Audioaufzeichnungen von Contact Centern analysieren, um Erkenntnisse über das Marketing zu gewinnen.

Eine gute Datenverwaltungsstrategie zum Sammeln, Organisieren und Analysieren unstrukturierter Daten kann Unternehmen helfen, ihre Produktivität zu steigern, da die Mitarbeiter wissen, wo sich die benötigten Daten befinden. Die Mitarbeiter können diese Daten leicht durchsuchen, da sie sich alle an einem Ort befinden.

Außerdem können Unternehmen, die Tools zur Analyse unstrukturierter Daten in Echtzeit einsetzen, kritische Probleme schnell erkennen und Maßnahmen zu ihrer Behebung ergreifen. Und Unternehmen, die sicherstellen, dass ihre unstrukturierten Daten organisiert und auf dem neuesten Stand sind, sind besser in der Lage, die Einhaltung aktueller Normen und Vorschriften zu gewährleisten.

Die Quintessenz: Unternehmen, die ihre unstrukturierten Daten effektiv verwalten, können mehr Wert aus diesen Daten schöpfen und sie in Geschäftsmöglichkeiten umwandeln.

Hier sind fünf Strategien, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer unstrukturierten Daten helfen:

Kennen Sie Ihre Daten

Um ihre unstrukturierten Daten effektiv zu verwalten, müssen Unternehmen zunächst ihre Daten verstehen und sich einen Überblick verschaffen, z. B:

• Wie viele Daten sie haben
• Wer ist Eigentümer der Daten?
• Wer kann auf die Daten zugreifen?
• Wie alt die Daten sind
• wo die Daten gespeichert sind
• Welche Arten von Informationen die Daten enthalten
• Was die Speicherung der Daten kostet

Diese Transparenz ist von entscheidender Bedeutung, da unstrukturierte Daten in der Regel in Datensilos gespeichert werden, d. h. jede Abteilung speichert ihre eigenen Audio- und Videodaten, Dokumente, Anwendungsdaten, Berichte usw., was eine gemeinsame Nutzung im gesamten Unternehmen erschwert. Wenn Unternehmen nicht wissen, welche unstrukturierten Daten sie haben, können sie keine fundierten Entscheidungen über deren Verwaltung treffen. (Lesen Sie auch: Datensilos: Was sie sind und wie man mit ihnen umgeht)

Bereinigen Sie Ihre Daten

Unternehmen müssen ihre unstrukturierten Daten bereinigen, bevor sie sie organisieren können. Doppelte, unzuverlässige, veraltete oder ungenaue Daten führen zu einer schlechten Datenqualität, die die Ergebnisse der Analyse unstrukturierter Daten verfälscht. Die Bereinigung ihrer unstrukturierten Daten ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um das Beste aus ihren unstrukturierten Daten herauszuholen.

Unternehmen sollten Datenbereinigungs- und Scrubbing-Tools verwenden, um veraltete, redundante, ungenaue, unvollständige und/oder irrelevante Daten zu beseitigen. Durch die Beseitigung dieser überflüssigen Daten können Unternehmen die relevanten Daten in ihren Systemen leichter sortieren und bewerten. Die Bereinigung unstrukturierter Daten erleichtert den Unternehmen den Umgang mit den Daten, da sie auch strukturelle Fehler und Tippfehler beseitigt.

Anreicherung Ihrer Daten

Die Datenanreicherung verbessert die Genauigkeit der Datenanalyse, indem sie die Daten des Unternehmens mit zusätzlichen Daten aus anderen Quellen, einschließlich externer Drittquellen, kombiniert. Auf diese Weise können Unternehmen mehr Datenpunkte sammeln, um eine fundiertere Entscheidungsfindung zu ermöglichen, indem sie die vorhandenen Daten erweitern. Die Anreicherung von Daten oder das Hinzufügen von Daten zu Daten bringt Struktur in unstrukturierte Daten, verbessert ihre Zuverlässigkeit und macht sie wertvoller.

Organisieren und katalogisieren Sie Ihre Daten

Um die benötigten Daten schnell abrufen zu können, sollten Unternehmen ihre unstrukturierten Daten organisieren und katalogisieren. Es gibt zahlreiche Cloud-basierte Content-Management-Systeme, die das Organisieren, Katalogisieren und Speichern unstrukturierter Datendateien automatisieren und den Benutzern den Zugriff auf die Daten und deren Suche erleichtern. Da es sich um eine einfach zu implementierende Lösung handelt, sollten Unternehmen diese Strategie für die Verwaltung ihrer unstrukturierten Daten in Betracht ziehen.

Verwenden Sie auf Standards basierende Datenmanagement-Tools

Unternehmen sollten für die Verwaltung ihrer unstrukturierten Daten Tools wählen, die auf Standards beruhen. Dadurch wird sichergestellt, dass sie ihre Daten von einer Plattform auf eine andere Plattform migrieren können, ohne dass sie auf bestimmte Anbieter angewiesen sind, um diese Funktionalität zu ermöglichen. Die Verwaltung unstrukturierter Daten mit auf Standards basierenden Verwaltungstools ist besonders wichtig, da sich Datenplattformen und -tools ständig weiterentwickeln.