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Der Philosoph Aristoteles besaß kein Datenbankmanagementsystem (DBMS) – jedenfalls kein elektronisches. Aber er glaubte an die Bedeutung der Differenzierung und Analyse von Daten. In seinem Werk “Kategorien” stellte er 10 Möglichkeiten vor, eine Sache zu beschreiben.
Dazu gehörten: Quantität, Qualität, Ort, Zeit, Position und Handlung.
Er war bereit, Daten zu gruppieren, ihre Zusammenhänge zu bestimmen und Schlussfolgerungen zu ziehen. Diese Vorliebe für Klassifizierungen – die Aristoteles unter anderem auf die Biologie anwandte – war eine treibende Kraft bei der Entwicklung der analytischen Denkweise der gesamten westlichen Zivilisation.
Er war der Meinung, dass es wichtig ist, wie wir an Daten herangehen.
Während die alten Griechen überraschenderweise astronomische Daten mit erstaunlichen analogen Computern, wie dem Antikythera-Mechanismus, berechnet zu haben scheinen, ist uns kein Gerät bekannt, das Daten speicherte oder analysierte.
Aber wenn es möglich gewesen wäre, hätten die alten Griechen vielleicht gerne ein DBMS eingesetzt, um ihre guten Ideen zu nutzen.
Es gibt viele Gründe, die dafür sprechen, dass auch Sie ein gutes DBMS in Ihrem Leben und bei Ihrer Arbeit gebrauchen könnten.
1. Ein Datenbankmanagementsystem ist eine Erweiterung der menschlichen Logik
Sie fragen sich vielleicht, warum ich in einem Artikel über Datenbanken für technische Fachleute auf Philosophie und Biologie verweise. Nun, so sehr wir digitale Maschinen und ihre Möglichkeiten für unser Leben auch lieben, wir sind noch nicht mit ihnen verschmolzen.
Und die Rechenleistung, mit der wir als Datentechniker aus Fleisch und Blut unsere Computer ausstatten, ist lediglich die Erweiterung der Denkleistung des menschlichen Intellekts. Die Datenbank, die Sie zur Verwaltung des menschlichen Wissens erstellen, wird Ihre Fähigkeiten zur Korrelation, Abfrage und Auswertung der gesammelten Informationen Ihres Unternehmens verbessern.
Es ist nur logisch, Ihr Unternehmen mit einem gut entwickelten DBMS zu verwalten.
2. Computer können viele Fragen schnell beantworten
Susan: “John, kann ich bitte Ihre E-Mail-Adresse haben?”
John: “Klar, die lautet [email protected].”
In der Zwischenzeit ärgert sich John ein wenig darüber, dass er in der ersten Woche seiner Beschäftigung bereits zum fünfzehnten Mal nach seiner E-Mail-Adresse gefragt wurde. John ist schockiert, als er feststellt, dass es dort, wo er arbeitet, keine zentrale Datenbank gibt und jeder seine eigenen Tabellenkalkulationen entwickelt zu haben scheint, die unterschiedlich genau und vollständig sind.
Selbst einfache Datensammlungen wie eine Hauptkontaktliste oder eine Datenbanktabelle werden von Unternehmen manchmal vernachlässigt, weil sie es eilig haben, Brände zu löschen und als produktiv zu gelten.
Die kumulierte Zeitverschwendung im gesamten Unternehmen durch Einzelpersonen, die nach solchen Informationen suchen, kann ziemlich überraschend sein. Eine zentralisierte Datenbank, die für alle leicht zugänglich ist, kann jedoch schnelle Antworten auf Fragen liefern, die den Kategorien unseres analytischen antiken Philosophen verblüffend ähnlich sind.
- Wie viele Einheiten wurden im letzten Quartal verkauft?
- In welchen Farben ist das Produkt erhältlich?
- Wo findet dieses Jahr die Konferenz statt?
- Um wie viel Uhr ist das Treffen mit dem Kunden nächste Woche?
- Welche Maßnahmen sind erforderlich, um unsere Ziele zu erreichen?
3. Manche Fragen können wirklich kompliziert sein
Die Möglichkeit, in Daten einzutauchen und Erkenntnisse zu gewinnen, ist der Grund für so neumodische Ideen wie Data Mining und Analytik. Herkömmliche Datenbanken beantworten jedoch schon seit Jahrzehnten komplexe Fragen. Sie möchten vielleicht wissen, wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Bereich qualifiziert sind.
Eine einfache Abfrage einer Tabellenkalkulation oder eine Suche nach Daten in einem Verzeichnis kann leicht die benötigten Informationen liefern. Was aber, wenn Sie nur qualifizierte Mitarbeiter eines bestimmten Bundeslandes suchen, die fünf Jahre Erfahrung haben, bereit sind, umzuziehen, und eine bestimmte Fremdsprache sprechen? Um Daten auf der Grundlage mehrerer Kriterien abzufragen, benötigen Sie ein Datenbankmanagementsystem.
Je komplexer die Abfrage ist, desto robuster muss Ihr DBMS sein. Ein gutes System sagt Ihnen mit ein paar Mausklicks alles, was Sie wissen müssen.
4. Wir werden leicht von Informationen überwältigt
In jedem Lebensbereich ist es eine gute Idee, es einfach zu halten. Niemand möchte sich mit unnötigen Anforderungen oder zusätzlicher Arbeit aufhalten. Aber eine gute Datenbank hat in der Regel ein einfaches Frontend, das vom Benutzer intuitiv verstanden wird. Und sie strukturiert die Daten so, dass wir sie ohne allzu große Schwierigkeiten erfassen können.
Die Terminologie und die Konzepte in den Daten können zwar spezifisch für die Kernkompetenz des Benutzers sein, aber die Benutzererfahrung selbst ermöglicht es, sich auf die Daten zu konzentrieren und nicht auf die Feinheiten der Datenbankverknüpfungen und Formulare.
Eine gut organisierte Datenbank macht einen großen Schatz an Informationen überschaubarer und gibt dem Benutzer nur das, was er gerade braucht, um seine Arbeit besser zu erledigen.
5. Automatisierung ist der Schlüssel zur Effizienz
Normalerweise setzt man auf Automatisierung, um sich wiederholende Aufgaben zu erledigen, für die man von Hand viel länger brauchen würde. Der ENIAC erstellte Schusstabellen für militärische Planer in wenigen Minuten – im Vergleich zu den Wochen, die menschliche Arbeit für eine ähnliche Aufgabe benötigt. Charles Babbage rief nach einer dampfbetriebenen Lösung für die Berechnung von Seekarten.
Sie verlassen sich darauf, dass Ihr Computer einfache Aufgaben erledigt, die für frühere Generationen zeit- und arbeitsintensiv gewesen wären. (Mehr über Babbage erfahren Sie unter The Analytical Engine: Ein Blick zurück auf Babbages zeitlose Entwürfe.)
Die Zusammenstellung eines breiten Spektrums von Inventar- oder anderen Informationen dieser Art und deren Bereitstellung für Abfragen und Berichte ist in der heutigen Geschäftswelt eine Notwendigkeit. Eine schnelle Suche in der Google-Datenbank liefert fast augenblicklich Ergebnisse, die auf der Analyse von vielleicht Millionen von Quellen basieren.
Je mehr Daten Sie sammeln, desto ausgefeiltere automatische Prozesse werden Sie benötigen, um die gewünschte Effizienz für Ihr Unternehmen zu erreichen.
Eine Ausnahme könnte sein, wenn die Entwicklung des automatisierten Prozesses mehr Zeit in Anspruch nehmen würde als die Durchführung des manuellen Vorgangs selbst. Es kann leicht passieren, dass man sich so sehr in die Entwicklung eines digitalen Werkzeugs vertieft, dass es zum Overkill wird.
Stellen Sie sich vor, in der Zeit, die Sie für die Entwicklung dieser Killer-App benötigen, hätte der altgediente Verwaltungsangestellte, der die Büromaterialien verwaltet, sie fertigstellen und sich zum Abendessen nach Hause begeben können. Ein DBMS ist ein Werkzeug, das langfristig genutzt werden sollte.
6. Ein DBMS ist in vielerlei Hinsicht besser als manuelle Prozesse
Datenumgebungen bestehen aus Daten, Hardware, Software, Menschen und Verfahren. Die Vorteile des Einsatzes von Datenbanken werden von vielen Seiten angepriesen und können mit bestimmten Merkmalen des DBMS in Verbindung gebracht werden.
Während beispielsweise Excel-Tabellen und Access-Datenbanken im Allgemeinen nur von einer Person verwendet werden, ermöglichen echte Datenbankmanagementsysteme den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Benutzer.
Eine Datenbank ist eine einzige Softwareanwendung, die viele Tabellen, Formulare und Berichte verwenden kann, im Gegensatz zu einer Vielzahl von Tabellenkalkulationsblättern, die von verschiedenen Personen im Unternehmen verwaltet werden.
Eine gute Datenbank ist ein One-Stop-Shop, der Menschen und Prozesse zusammenbringt. Sie sorgt sogar für so banale Dinge wie die Einheitlichkeit von Rechtschreibung und Syntax und die Beseitigung vieler doppelter Arbeitsschritte. (Mehr über Tabellenkalkulationen finden Sie in How Spreadsheets Changed the World: Eine kurze Geschichte der PC-Ära.)
7. Sie sind daran interessiert, Geld zu verdienen und zu sparen, nicht wahr?
Wir sollten alle froh darüber sein, dass Datenbankmanagementsysteme unser Leben und unsere Arbeit verbessern können. Aber ein Großteil der Unternehmensaktivitäten ist darauf ausgerichtet, mehr Geld zu verdienen oder übermäßige Arbeitszeiten zu reduzieren, um bestimmte Ziele zu erreichen.
Die durch Ihr DBMS erzielten Effizienzgewinne sind wahrscheinlich die Zeit, das Geld und den Aufwand wert, die für die Fertigstellung der Datenbank aufgewendet wurden.
Abschließende Überlegungen
Eine solide Logik ist in jedem Bereich des Lebens hilfreich. Sie ist auch ein wesentlicher Bestandteil der Datenbankverwaltung. Auch wenn Sie nach der Lektüre dieses Artikels vielleicht eher geneigt sind, sich an die Arbeit an Ihrem eigenen DBMS zu machen, gibt es eine logische Konsequenz aus der Behauptung, dass Sie ein Datenbankmanagementsystem brauchen. Sie brauchen auch einen guten Datenbankdesigner.
Das ist eine Person, die sich mit Stift und Papier hinsetzen und Diagramme entwerfen kann, die den idealen Datenfluss und die besten Möglichkeiten zur Eingabe, Erfassung, Analyse und Berichterstattung von Informationen zeigen. Nach all den Jahren brauchen wir immer noch Kategorien und Klassifizierungen, um die Daten richtig zu verarbeiten. Gute Datenbankexperten machen gute Datenbanken.
Das Leben ist kompliziert. Manchmal braucht man jede Hilfe, die man bekommen kann, um den richtigen Umgang mit den Daten zu finden, mit denen man täglich konfrontiert wird.
Sie brauchen ein Datenbankmanagementsystem.
