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Was ist Mail Merge?
Mail Merge (dt. Seriendruck) ist eine Funktion in Datenverarbeitungsanwendungen, die den Prozess des Versendens eines ähnlichen Briefes, einer E-Mail oder eines Dokuments an mehrere Empfänger mit jeweils individuellen Angaben automatisiert.
Dazu wird eine einzelne Vorlage mit einer Datenquelle verbunden, die Informationen über den Namen, die Postanschrift, die E-Mail-Adresse und andere vom Absender erfasste vordefinierte Daten des Empfängers enthält.
Mail Merge einfach erklärt
Beim Mail Merge handelt es sich um eine Softwarefunktion, die den Versand von Massenmails an Kunden oder Abonnenten automatisiert.
Sie ermöglicht es dem Absender, ein Dokument zu erstellen und es für jeden Empfänger zu personalisieren.
Mail Merge wird häufig mit der Kommunikation zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C) in Verbindung gebracht, wenn personalisierte Dokumente in großem Umfang produziert werden.
So verwendet ein Unternehmen beispielsweise Mail Merge, wenn es einen gedruckten Brief an eine große Anzahl von Kunden sendet.
Wie Mail Merge funktioniert
Mit Serienbriefen sollen Kommunikationsprozesse rationalisiert, Zeit gespart und sichergestellt werden, dass jeder Empfänger personalisierte Informationen vom Absender erhält.
Dazu sind zwei Komponenten erforderlich: eine Datendatei und ein Vorlagefile. Wenn die beiden Komponenten zusammengeführt werden, entsteht das Seriendruckdokument.
Die Datenquelle
Beim Mail Merge kommt eine Datenquelle mit Empfängerinformationen und eigenen Feldern für jede Art von Daten zum Einsatz, die in der Vorlagendatei zusammengeführt werden sollen.
Gängige Formate für die Datendatei sind CSV-Files (Comma-Separated Values), Datenbanken, E-Mail-Kontaktlisten und Tabellenkalkulationen.
Die Vorlage oder das Hauptdokument
Die zweite Datei ist das Hauptdokument oder die Vorlage, z. B. eine E-Mail oder ein Brief.
Die Empfängerdaten in der Vorlage sind als leere Felder gekennzeichnet. Beim Start des Mail Merge wird die Hauptvorlage mit der Datenquelle kombiniert, wodurch personalisierte Dokumente entstehen.
Die Empfängerdaten aus der Datendatei füllen die leeren Felder aus, bis alle Dokumente angelegt sind.
Traditioneller Seriendruck hat ausgedient und wird digital
Die Definition des traditionellen Seriendrucks ist etwas veraltet. Sie geht auf frühe Textverarbeitungsprogramme zurück (d. h. erste Versionen von WordPerfect oder Microsoft Word), als Mail Merge häufiger zum Drucken von Stapeln personalisierter Briefe und Versandetiketten verwendet wurde.
Obwohl Mail Merge eine beliebte Funktion in den verschiedenen Versionen von Softwarepaketen für die Dokumentenverarbeitung war, könnte er bald so obsolet sein wie die alte Print Shop-Software aus den frühen PC-Tagen oder der Matrixdrucker, der so oft zur Erstellung von Seriendruck- und Print Shop-Dokumenten verwendet wurde.
Als Ersatz für die Serienbrieffunktion in Microsoft Word hat Microsoft die Möglichkeit geschaffen, serverseitige Dokumente mit Word- und Excel-Vorlagen zu erstellen.
Was früher ein Serienbrief getan hätte, wird nun durch manuelle Workflow-Regeln erledigt.
Dies geht einher mit dem Übergang von einer maschinennativen Umgebung zur Cloud, in der die Funktionen serverseitig und nicht am Endpunkt oder auf dem eigenen Rechner des Kunden bereitgestellt werden.
Heutzutage ist Mail Merge ein digitaler Prozess, bei dem die Ziele durch verschiedene Formen der Datenvisualisierung und Automatisierung erreicht werden.
Mail Merge: Funktionen
Die Funktionen von Serienbriefen können je nach Software und Datentyp variieren.
Hier sind die sechs gängigsten davon:
Tools für Mail Merge
Einige der Tools, die Unternehmen für Serienbriefe verwenden, sind die folgenden:
- Gmass
- Google Docs (mit Drittanbieter-Erweiterung) und Google Sheets
- Microsoft Outlook oder Gmail
- Microsoft Word und Excel
- Salesforce
- Yesware
- Zoho CRM
Ferner können Unternehmen die Verfügbarkeit von Add-ons oder Browsererweiterungen von Drittanbietern überprüfen, um die Serienbrieffunktionalität auf bestimmte Tools zu ergänzen.
Mail Merge: Anwendungsfälle
Der häufigste Anwendungsfall für Serienbriefe ist direkte Business-to-Consumer (B2C)- oder Business-to-Business (B2B)-Kommunikation, unabhängig davon, ob es sich um digitale oder physische Dokumente handelt.
Typische Anwendungsfälle für Mail Merge sind:
- Verzeichnisse: Erstellung einer Kontaktliste mit individualisierten Informationen (z. B. Mitarbeiter-, Partner- oder Kundenliste).
- Direct Mail Marketing: Gedruckte Briefe und Mailing-Etiketten mit personalisierten Informationen für Kunden.
- E-Mail-Kampagnen: Individuelle E-Mail-Kommunikation für Marketing oder Transaktionen.
- Verkaufsangebote: Personalisierte Verkaufsangebote oder Einführungsschreiben für potenzielle Kunden.
Mail Merge: Beispiele
Hier einige Beispiele für Dokumente, die mit der Serienbrieffunktion erstellt werden:
- Rechnungen und Belege
- Bescheinigungen
- Verzeichnisse und Listen
- E-Mails
- Briefumschläge
- Etiketten
- Briefe
- Namensschilder
- Zitate
- Berichte
- Umfragen
Bewährte Praktiken für effektive Serienbriefe
Zur Gewährleistung eines optimierten Seriendruckprozesses, der personalisierte und genaue Dokumente erstellt, sollten Unternehmen die folgenden Best Practices berücksichtigen:
Mail Merge: Vor- und Nachteile
Vorteile
- Spart Zeit bei der Erstellung mehrerer personalisierter Dokumente.
- Personalisierung der Kommunikation durch Zusammenführung von Datenquellen.
- Gewährleistet die Einheitlichkeit der Informationen in allen zusammengeführten Dokumenten.
- Kann mit verschiedenen Datenquellen integriert werden und bietet so Flexibilität und Effizienz.
Nachteile
- Wirft Sicherheitsbedenken hinsichtlich des Schutzes von Datenquelleninformationen auf.
- Erfordert Sorgfalt bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.
- Trägt bei Missbrauch zu unerwünschten Massen-E-Mails bei.
- Hängt von der Kompatibilität der verwendeten Tools ab, was in einigen Fällen die Funktionalität einschränkt.
Fazit
Mail Merge stellt eine gute Möglichkeit zur Automatisierung und Personalisierung von Massenkommunikation für Unternehmen dar, sowohl in digitalen als auch in physischen Formaten.
Da herkömmliche Funktionen in neueren Softwareversionen oft veraltet sind, können sich Unternehmen auf Erweiterungen von Drittanbietern stützen oder sich an moderne Marketing- und E-Mail-Plattformen für personalisierte und Massennachrichten wenden.
