RACI Chart

Was ist ein RACI Chart?

Ein RACI Chart ist ein leistungsfähiges Tool, das im Projektmanagement zur Zuweisung und Darstellung von Verantwortlichkeiten verwendet wird. Es steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed und bietet einen klaren Rahmen für die Definition der Rollen innerhalb eines Teams.

Das Hauptziel besteht darin, die Aufgaben und Erwartungen jedes Teammitglieds zu klären, um sicherzustellen, dass die Aufgaben effizient und effektiv ausgeführt werden, während Verwirrung und sich überschneidende Verantwortlichkeiten minimiert werden.

Techopedia erklärt RACI Charts

Dieser strukturierte Delegierungsansatz verbessert die Rechenschaftspflicht und rationalisiert die Kommunikation, was ihn zu einer unverzichtbaren Ressource für das Management komplexer Projekte macht.

Verantwortlich (Responsible)

“Responsible” bezieht sich auf die Personen oder Teams, die eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität innerhalb eines Projekts ausführen. Sie sind nicht nur daran beteiligt, sondern auch dafür verantwortlich, dass die Aufgabe ausgeführt oder abgeschlossen wird.

Mindestens eine verantwortliche Person für jede Aufgabe sorgt für Klarheit. Es können jedoch auch mehrere Personen als Verantwortliche für eine einzelne Aufgabe benannt werden, insbesondere bei größeren oder komplexeren Projekten.

Diese Benennung trägt dazu bei, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen und sicherzustellen, dass für jede Aufgabe eine Person oder ein Team verantwortlich ist, das sich auf die Durchführung der Aufgabe konzentriert.

Die Rolle des “Verantwortlichen” ist in einer RACI-Matrix von entscheidender Bedeutung, da sie direkt mit dem praktischen, täglichen Fortschritt des Projekts verbunden ist.

Rechenschaftspflichtig (Accountable)

Der Begriff “Accountable” bezieht sich auf die Person, die für den Abschluss einer Aufgabe verantwortlich ist. Diese Person, oft ein Projektmanager oder Teamleiter, ist für das Ergebnis der Aufgabe verantwortlich.

Obwohl mehrere Personen für die Durchführung von Teilen einer Aufgabe verantwortlich sein können, sollte nur eine Person verantwortlich sein, um eine klare Verantwortlichkeit zu gewährleisten und Verwirrung zu vermeiden.

Die verantwortliche Person hat die Befugnis, die Arbeit zu genehmigen oder abzulehnen und ist der letzte Entscheidungsträger. Sie überwacht und überprüft die Arbeit der Verantwortlichen.

Diese Rolle ist entscheidend, um die Richtung und Integrität des Projekts aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Aufgaben mit den Unternehmenszielen und -standards übereinstimmen.

Beraten (Consulted)

Der Begriff “Consulted” bezieht sich auf Einzelpersonen oder Gruppen, die wertvolles Fachwissen für eine Aufgabe oder Entscheidung zur Verfügung stellen. In der Regel handelt es sich dabei um Fachexperten oder Interessengruppen, die ein persönliches Interesse an dem Projekt haben.

Ihre Rolle besteht darin, Ratschläge zu geben und Einsichten zu vermitteln, die es den Verantwortlichen und Managern ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Aufgaben effektiv auszuführen.

Die Einbeziehung der Kategorie “Beraten” ist wichtig, um sicherzustellen, dass ein breites Spektrum an Perspektiven und Wissen berücksichtigt wird, was die Qualität und Durchführbarkeit von Projektentscheidungen verbessert.

Es ist wichtig, dass die konsultierten Parteien durch ihr Fachwissen einen Beitrag leisten, dass aber jemand anderes die Aufgabe ausführt oder letztendlich dafür verantwortlich ist.

Diese Unterscheidung schafft ein Gleichgewicht zwischen der Gewinnung wertvoller Beiträge und der Straffung und Klarheit der Entscheidungs- und Umsetzungsprozesse.

Informiert (Informed)

“Informed” bezieht sich auf Personen oder Gruppen, die über den Fortschritt oder die Ergebnisse einer Aufgabe auf dem Laufenden gehalten werden müssen, aber keine aktive Rolle bei der Durchführung oder Planung des Projekts spielen.

In der Regel handelt es sich dabei um Stakeholder oder Mitglieder der Organisation, die davon profitieren, den Status und die Ergebnisse verschiedener Aktivitäten zu kennen. Indem Sie sie auf dem Laufenden halten, sorgen Sie für Transparenz.

Diese Kommunikation kann für die Aufrechterhaltung der organisatorischen Ausrichtung und Unterstützung entscheidend sein, insbesondere bei größeren oder komplexeren Projekten, bei denen mehrere Abteilungen oder Teams indirekt Einfluss auf das Projektergebnis haben können.

Die informierte Gruppe trägt nicht direkt zur Aufgabe bei und trifft keine Entscheidungen, sondern erhält lediglich Informationen. Auf diese Weise wird eine unnötige Einmischung in die Aufgabe vermieden und gleichzeitig sichergestellt, dass die wichtigsten Beteiligten über wichtige Entwicklungen und Ergebnisse informiert sind.

Wie funktioniert das RACI-Modell?

Das RACI-Modell ordnet Aufgaben, Meilensteine oder Entscheidungen den Rollen innerhalb eines Projekts zu und legt eindeutig fest, wer für die einzelnen Punkte verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert ist.

Dieses Modell wird in der Regel in Diagrammform dargestellt, wobei eine Matrix erstellt wird, in der die Rollen mit den Projektaufgaben verknüpft werden. Jede Zelle in dieser Matrix wird mit einem der RACI-Codes (R, A, C, I) gefüllt, der die Beteiligung jeder Rolle an einer bestimmten Aufgabe angibt.

Um ein RACI-Chart zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Auflistung aller Aufgaben oder Deliverables

Der erste Schritt besteht darin, alle Aufgaben oder Ergebnisse eines Projekts in der ersten Spalte einer Tabelle aufzulisten. In der obersten Zeile listen Sie alle Projektrollen oder Teammitglieder auf.

Zuordnung der entsprechenden RACI-Codes

Anschließend wird jede Aufgabe durchgegangen und jeder Rolle werden die entsprechenden RACI-Codes für diese Aufgabe zugeordnet. Ziel ist es, sicherzustellen, dass es für jede Aufgabe mindestens einen Verantwortlichen und eine Rechenschaftspflicht gibt, und gleichzeitig festzulegen, wer konsultiert und informiert werden muss.

Mithilfe eines Projektmanagement-Tools können Sie z. B. eine Tabelle oder einen Bereich erstellen, in dem jede Aufgabe aufgelistet ist. Für eine Aufgabe wie “Entwicklung einer Marketingstrategie” könnte Folgendes festgelegt werden:

1. Einen Marketingmanager als Rechtschafenpflichtiger (Accountable)
2. Mehrere Mitglieder des Marketingteams als Verantwortliche (Responible)
3. Einen Vertriebsleiter und einen Finanzanalysten als Berater (Consulted)
4. Der CEO als über die endgültige Strategie informiert wird (Informed)

Diese klare Abgrenzung der Aufgaben hilft, häufige Projektfallen wie Rollenkonfusion, Doppelarbeit und Verantwortlichkeitsprobleme zu vermeiden.

Das RACI-Modell fördert ein reibungsloseres und besser organisiertes Projektmanagement, indem es visuell festlegt, wer wofür verantwortlich ist.

Vor- und Nachteile des RACI-Frameworks

Pro

• Verbessert Rollenklarheit
• Verbessert die Rechenschaftspflicht im Projekt
• Erleichtert und vereinfacht die Kommunikation
• Verhindert Verwirrung aufgrund von Rollenüberschneidungen
• Erleichtert die Entscheidungsfindung

Nachteile

• Einrichtung kann zeitaufwändig sein
• Überspezifizierung kann zu Mikro-Management führen
• Kann in dynamischen Projekten zu Inflexibilität führen
• Begrenzte Wirksamkeit in sehr kleinen oder übermäßig großen Organisationen
• Effektivität hängt von der genauen Identifikation der Rollen ab

Alternativen zur RACI-Matrix

Das RACI-Modell ist nicht die einzige Option, die Unternehmen zur Verfügung steht. Andere sind hier zu erwähnen:

DACI-Modell

Das DACI-Modell vereinfacht den Ansatz. Es steht für Driver, Approver, Contributor und Informed:

• Der Driver ist für das Management des Arbeitsfortschritts verantwortlich, ähnlich der Rolle Responsible bei RACI.
• Der Approver hat wie die Rolle Accountable die letzte Entscheidungsgewalt.
• Die Contributors unterstützen den Driver, ähnlich der Rolle Consulted in RACI.
• Die Rolle Informed schließlich bleibt unverändert und ist für diejenigen gedacht, die über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden müssen.

Das DACI-Modell ist besonders effektiv in Umgebungen, die Wert auf schlanke Entscheidungsprozesse legen.

RAPID-Modell

RAPID steht für Recommend, Agree, Perform, Input und Decide. Dieses Framework wurde entwickelt, um die Entscheidungsprozesse innerhalb eines Projektes zu verdeutlichen.

• Die Rolle Recommend schlägt Maßnahmen vor
• Die Rolle Agree repräsentiert die Interessengruppen, die den vorgeschlagenen Maßnahmen zustimmen müssen.
• Die Rolle Perform entspricht der Rolle Responsible in der RACI-Matrix.
• Die Rolle Input entspricht der Kategorie Consulted und bietet Beratung und Expertise.
• Die Rolle Decide ist von entscheidender Bedeutung, da sie die Person identifiziert, die die endgültige Entscheidungsbefugnis hat.

Das RAPID-Modell ist von Vorteil, wenn die Entscheidungsfindung im Vordergrund steht und beschleunigt werden muss.

Fazit

Das RACI-Modell ist ein wichtiges Instrument des Projektmanagements, um Rollen klar zu definieren und die Kommunikation zu verbessern. Es hat seine Vor- und Nachteile, aber sein strukturierter Ansatz ist entscheidend für eine effektive Zusammenarbeit im Team und ein effektives Aufgabenmanagement.

Alternativen wie DACI, RAPID und andere bieten zusätzliche Flexibilität, um unterschiedlichen Projektanforderungen und Entscheidungsstilen gerecht zu werden und ein Modell zu gewährleisten, das in jeden organisatorischen Kontext passt.

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