Die Vor- und Nachteile von Intranets

Das Jahr 2020 hat viele Unternehmen auf der ganzen Welt verändert, indem es die Art und Weise, wie sie ihre Geschäfte führen, umgestaltet hat. Aufgrund der Pandemie und der sozialen Entfremdung fand ein massiver digitaler Wandel in den regulären Funktionen der Unternehmen statt.

Weltweit begann ein digitales Zeitalter, das zuvor als zu schwierig oder undurchführbar für den täglichen Geschäftsbetrieb galt. Fernarbeit oder Arbeiten von zu Hause aus wurde zu einem Teil unseres Lebens.

Unternehmen mussten ihre Geschäftsabläufe in einer virtuellen Umgebung aufrechterhalten und dabei die neuesten Technologien und Netzwerkinfrastrukturen nutzen. Die Bedrohung der Netzwerksicherheit und Produktivitätsprobleme blieben jedoch immer eine große Herausforderung.

Intranets, ein geschlossenes Netzwerk, das in Unternehmen verwendet wird, werden schon seit langem in der Geschäftswelt eingesetzt, aber ihre Bedeutung ist durch die Massenabwanderung von Arbeitnehmern zur Fernarbeit in den Vordergrund getreten.

Jeder kennt das Internet – das globale Netzwerk, das Computer miteinander verbindet und Informationen und Kommunikation ermöglicht. Aber wenn Sie nicht in einem Unternehmen arbeiten, das ein Intranet verwendet, ist Ihnen der Begriff vielleicht nicht geläufig. Selbst wenn Sie ein Intranet täglich nutzen, haben Sie sich vielleicht noch keine Gedanken über das Für und Wider des Systems gemacht. Im Folgenden werden wir einige Vor- und Nachteile der Nutzung eines Intranets in der heutigen Unternehmenslandschaft erörtern.

Die Bedeutung von “Intranet”

Ein Intranet ist ein eingeschränktes Netzwerk, das den Mitarbeitern hilft, ihre arbeitsbezogenen Informationen auszutauschen und innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren. Es funktioniert streng innerhalb eines geschlossenen Netzwerks. Es erlaubt niemandem außerhalb seines Netzwerkbereichs den Zugang. Das Intranet verwendet firmeneigene Webserver, auf die nur die Mitarbeiter des Unternehmens zugreifen können, die diese Einrichtung für spezifische geschäftliche Kommunikation und Vorgänge nutzen. Ein Intranet kann mit dem Internet verbunden sein, muss es aber nicht. Wenn es mit dem Internet verbunden ist, sollten die Sicherheitsmaßnahmen sehr streng sein, um einen unbefugten Zugriff auf das Netzwerk zu verhindern.

Vorteile des Intranets der neuen Generation

Die Intranet-Technologie der neuen Generation ist mit fortschrittlichen Einrichtungen ausgestattet. Sie ist jetzt fortschrittlicher als die frühere Intranet-Technologie mit mehr Flexibilität und benutzerfreundlichen Funktionen. Sie kann viele geschäftliche Herausforderungen und kritische Situationen lösen. Werfen wir einen Blick auf die Bereiche, die von einem modernen Intranet profitieren.

PROS

1. Verbindung mit entfernten Arbeitskräften

Entfernte und verteilte Arbeitskräfte sind heute ein revolutionärer Trend in der Welt. Die Menschen arbeiten online von einem entfernten Ort oder von zu Hause aus. Das Intranet von heute ist mit den meisten Geschäftsabläufen kompatibel, so dass diese nahtlos und einfach regelmäßig stattfinden können. Es spielt eine wichtige Rolle für die Geschäftsabläufe in einer virtuellen Umgebung und sorgt für eine reibungslose Kommunikation und Produktivität.

2. Engagement der Mitarbeiter

Ein Intranet ermöglicht eine geschlossene Social-Media-Plattform-Funktionalität. Unternehmensaktualisierungen, Aktivitätsfeed, Likes, Kommentare usw. – all diese Funktionen sind wichtige Bestandteile des Mitarbeiterengagements in einer Organisation. Es ermöglicht den Arbeitnehmern, ihre Unternehmenskultur besser kennenzulernen, ihre eigene Stimme zu erheben und einen Teil der Isolation zu bekämpfen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Das moderne Intranet verfügt über all diese Funktionen, um eine gute Bindung zwischen den Mitarbeitern und ihrem Unternehmen zu schaffen.

3. Optimierte Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung

Eine ständige private Netzwerkverbindung über das Intranet bedeutet, dass die Teammitglieder, auch wenn sie sich nicht im selben Büro befinden, problemlos an Projekten zusammenarbeiten können. Ein wesentlicher Vorteil eines Intranetsystems besteht darin, dass sie Entscheidungen treffen können, die den Input verschiedener Parteien erfordern, und dass sie Zugang zu denselben Informationen haben. Das Intranetsystem ermöglicht es den verschiedenen Abteilungen, sich nach ihren Bedürfnissen zu organisieren und gleichzeitig zu erkennen, dass der Zugang für diejenigen, die ihn benötigen, zu weniger “Siloing” von Informationen führt, bei dem das Wissen bei einer ausgewählten Gruppe verbleibt, anstatt gemeinsam genutzt zu werden.

4. Zentralisierte Dokumentenverwaltung

Intranets der neuen Generation werden benötigt, um ein zentrales Speichersystem bereitzustellen, in dem die aktuellsten offiziellen Dokumente einfach verwaltet, gepflegt und von den Mitarbeitern einer Organisation abgerufen werden können. Es ist nicht mehr nötig, in Papierakten oder archivierten E-Mail-Ordnern nach den einzelnen Dokumenten zu suchen. Die Mitarbeiter in einem Intranet wissen, wo sie die neuesten Informationen finden, die sie für ihre Arbeit benötigen.

CONS

1. Kosten und Investitionen

Die Einrichtung einer modernen Intranet-Infrastruktur erfordert auch lohnende Investitionen. Meistens wird ein Abonnement berechnet, eine feste monatliche Gebühr, ähnlich wie bei einem Zeitschriftenabonnement. Einige Intranets verwenden jedoch andere oder komplizierte Gebührenstrukturen, z. B. Kosten pro Benutzer, die je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der Benutzer schwanken.

2. Komplexität bei Konfiguration und Einrichtung

Intranets haben den Ruf, bei der Konfiguration und Einrichtung kompliziert zu sein. Es wird oft festgestellt, dass IT-Mitarbeiter viel Zeit für die Konfiguration, Implementierung und Verwaltung einer Intranet-Infrastruktur in Unternehmen benötigen. Dieser technische Aufwand kann sich wie eine Verschwendung von Zeit oder Arbeitsressourcen anfühlen.

3. Nur für den internen Gebrauch bestimmt

Das Intranet ist auf die Organisation beschränkt. Die Mitarbeiter können also nicht ohne weiteres Inhalte mit externen Parteien oder Social-Media-Plattformen teilen. Dies kann ein technisches Hindernis für eine eventuelle, externe Zusammenarbeit darstellen. In der Regel wird die Möglichkeit, Daten aus dem Intranet außerhalb des Unternehmens zu teilen, nur von einigen wenigen Personen, z. B. dem Marketingteam, wahrgenommen und entsprechend genehmigt. Unternehmenswebsites und Social-Media-Plattformen werden in der Regel von ein und demselben Team bearbeitet und gepflegt. Obwohl viele Unternehmen ihre Mitarbeiter anweisen, ihre persönlichen Social-Media-Posts vollständig von den Unternehmensposts zu trennen, wollen andere die Netzwerke der Mitarbeiter durch Social Sharing nutzen.

Darüber hinaus ist das Engagement der Mitarbeiter eine gute Möglichkeit, die Marke bekannt zu machen und neue Kunden zu gewinnen. Viele Unternehmen nutzen verschiedene Technologien, um Mitarbeiter als Markenbotschafter einzusetzen. Da das Intranet sehr intern ist, können Arbeitgeber, die von dieser Art der Markenpflege profitieren wollen, diese Möglichkeit in ihren Unternehmen nicht umsetzen. Wenn Sie in einer Branche tätig sind, die davon profitiert, ihre Botschaft über die sozialen Medien der Mitarbeiter zu verbreiten, ist es ein klarer Nachteil, wenn Sie den Austauschprozess mit zusätzlichen Schritten versehen.

4. Sicherheitsbedrohungen über das Intranet und die Lösungen

Wir kommen nicht um die Tatsache herum, dass Intranet-Sicherheitsrisiken immer vorhanden sind, um den Geschäftsbetrieb eines Unternehmens zu behindern. Es kann sogar zum Zusammenbruch von Geschäftsabläufen aufgrund einfacher Fehler kommen. Außerdem ist die Kultur der Telearbeit ein wachsender Trend. Daher ist die Intranetsicherheit heutzutage ein wichtiges Anliegen für Unternehmen. Intranets werden auf Webservern betrieben und erfordern die gleichen Sicherheitskontrollen wie jede andere Website, unabhängig davon, dass sie nur intern zugänglich sind. Denken Sie daran, dass Bedrohungen auch von innen kommen können, sei es aus Versehen oder durch böswillige Handlungen. Außerdem ist ein ungeschütztes Intranet ein leichtes Ziel, wenn ein Hacker erst einmal in Ihrem Netzwerk ist.

5. Bedeutung der Intranet-Sicherheitsimplementierung

Fernarbeit oder eine virtuelle Belegschaft hängt vollständig von verschiedenen webbasierten Tools und Software ab. Die Anwendungen und Daten werden in einer Cloud-basierten Umgebung gespeichert, so dass die Mitarbeiter problemlos darauf zugreifen können. Einige Benutzer arbeiten aus der Ferne und greifen für ihre Arbeit auf Cloud-Systeme zu. Andere, die aus der Ferne arbeiten, nutzen eine virtuelle Desktop-Infrastruktur (VDI) über eine VPN-Verbindung und greifen auf ihre Desktops, Systeme und Anwendungen von einem herkömmlichen Rechenzentrum aus zu. In beiden Fällen steht die Sicherheit an erster Stelle. Diese neue Arbeitskultur löst zwar viele Probleme, zieht aber auch Cyberdiebe und Hacker an, die sich unbefugt Zugang zum Unternehmensnetz verschaffen wollen. Deshalb ist die Implementierung einer starken Intranetsicherheit heute – vielleicht mehr denn je – von entscheidender Bedeutung.

Cyber-Bedrohungen können sowohl von innen als auch von außen kommen und stellen für Unternehmen eine ebenso große Gefahr dar wie für die nationale Sicherheit. Sie können von einem massiven Ausfall von Systemen bis hin zu einer kleinen Unannehmlichkeit reichen, deren Behebung eine Stunde Arbeit erfordert.

Behebung interner Schwachstellen

Leicht zu knackende Passwörter: Ein starkes Passwort ist die Grundvoraussetzung für den Schutz der Mitarbeiterdaten. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) – oder noch besser die Multifaktor-Authentifizierung (MFA) – ist für eine sichere Anmeldung ebenfalls erforderlich. 2FA ist für Endbenutzer einfacher und nicht so teuer. Allerdings ist sie auch nicht so sicher, was letztlich der entscheidende Faktor sein sollte.

Mitarbeiter sollten ihr Passwort etwa alle 45 Tage ändern und sich an eine Richtlinie “Keine Wiederverwendung historischer Passwörter” halten, die über ein Gruppenrichtlinienobjekt (GPO) implementiert wird.

Fragen des Datenschutzes: Offizielle Daten sollten verschlüsselt werden, um Datenverletzungen zu vermeiden. Netzwerkadministratoren sollten Intranetdaten in Organisationen verschlüsseln. Die Entscheidung, wann auf Servern gespeicherte Daten verschlüsselt werden sollen, sollte von der Organisation sorgfältig getroffen werden. Dabei sind die Klassifizierung der Daten, die Zugriffszeit (Geschwindigkeit) und die Frage zu berücksichtigen, ob eine Verschlüsselung aus Gründen der Compliance erforderlich ist. Verschlüsselung ist besonders wichtig für Organisationen, die Vorschriften unterliegen, wie z. B. Banken und medizinische Einrichtungen.

Uneingeschränkter Zugang zu Arbeitsplatzgeräten: Verstöße gegen die Intranet-Sicherheit sind durch den falschen Umgang mit Arbeitsplatzgeräten möglich. Mitarbeiter sollten keine persönlichen elektronischen Geräte wie USB-Sticks, Mobiltelefone usw. an ihre Computer oder Laptops anschließen. Dies ist eine der Hauptursachen für Datenverluste. Um dies zu verhindern, sollten die IT-Experten eines Unternehmens die Geräte, die nur für Arbeitszwecke verwendet werden, so konfigurieren, dass die Intranet-Infrastruktur geschützt ist. Der Zugriff auf USB-Laufwerke und andere Wechseldatenträger kann entweder durch eine Antivirenplattform des Unternehmens oder über GPO blockiert werden. Bring Your Own Devices (BYOD) kann so konfiguriert werden, dass ein abgetrennter Bereich für die getrennte Nutzung von Unternehmensanwendungen wie Firmen-E-Mails oder Blackberry-Apps und Ähnlichem möglich ist.

Um zu verhindern, dass sich unseriöse Geräte mit dem Netzwerk verbinden, oder Geräte, die nicht über aktuelle Patches, AV- oder Malware-Schutz verfügen, können diese Geräte mit Hilfe der Network Access Control (NAC) daran gehindert werden, sich direkt mit dem Netzwerk zu verbinden.

Sicherheit beim Fernzugriff: Mit mobilen Geräten können Mitarbeiter manchmal auf den Cloud-Speicher des Unternehmens zugreifen. Auf ihren mobilen Geräten ist jedoch keine angemessene Sicherheitssoftware wie Antivirus-Anwendungen oder Software-Firewalls installiert. Dieser Fernzugriff kann auch die Sicherheit des Intranets beeinträchtigen. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter darin schulen, wie sie ihre mobilen Geräte absichern, bevor sie sich mit dem privaten Netzwerk des Unternehmens verbinden. Richtlinien zum Mitbringen eigener Geräte müssen erstellt, kommuniziert und durchgesetzt werden.

Vorbeugung gegen externe Bedrohungen für das Intranet

Phishing-Angriff: Remote-Mitarbeiter nutzen verschiedene digitale Anwendungen für ihre Arbeit, wie E-Mail, IM usw. Hacker verschicken per E-Mail oder Chat einen bösartigen Link oder eine Datei, um in das Unternehmensnetzwerk einzudringen. Sobald sie angeklickt werden, erhalten sie Zugang zum Netzwerk. Daher müssen die Mitarbeiter darauf achten, dass sie keine verdächtigen Weblinks oder Dateien anklicken oder herunterladen. Außerdem sollten IT-Experten Anti-Phishing-Software im Netzwerk installieren, um die Intranet-Infrastruktur zu stärken.

Malware und Viren: Malware, Spyware, Viren, Trojaner usw. können das Intranet angreifen und seine Funktionen beeinträchtigen. IT-Fachleute sollten die Ereignisprotokolle regelmäßig überwachen, um ungewöhnliche Aktivitäten im Intranet festzustellen und die Probleme schnell zu beheben.

Physische Sicherheit der Geräte: Neben virtuellen Angriffen auf das Intranet sollten die Mitarbeiter auch vor physischem Diebstahl ihrer Bürogeräte auf der Hut sein. Die Mitarbeiter sollten ihre tragbaren Arbeitsgeräte nicht unverschlossen oder an einem ungesicherten Ort zurücklassen. Diese Aktivitäten machen die Geräte anfällig für massive Datendiebstähle. Aus diesem Grund ist es so wichtig, Handys, Laptops und Tablets zu verschlüsseln und es einem Dieb so schwer wie möglich zu machen, an Ihre Daten zu gelangen.

Denial-of-Service-Angriff (DoS): Diese Art von Angriff kann ein hohes Volumen an Datenanfragen an das Intranet stellen und dessen Betrieb stoppen. IT-Fachleute sollten regelmäßig nach möglichen Problemen suchen und Tools oder Software zur Kontrolle des Datenverkehrs im Intranet installieren, um solche Schäden zu vermeiden. Tools wie der DDOS-Schutz werden in der Regel als zusätzlicher Schutz im Rahmen einer Web Application Firewall (WAF) angeboten. Cloud-basierter DDOS/WAF-Schutz kann so einfach sein wie das Ankreuzen eines Kästchens (wie bei Azure, abhängig von Ihrem Abonnement).

Abschließende Überlegungen

Eine wirksame Intranetlösung kann die Produktivität, die Zusammenarbeit und die Datenverwaltung eines Unternehmens erheblich beeinflussen. Die Mitarbeiter können problemlos interagieren und Informationen austauschen, was eine effektive Zusammenarbeit bei Projekten erleichtert und den Weg für eine höhere Produktivität ebnet. Mit den verfügbaren Desktop-Ressourcen und -Tools kann jeder Mitarbeiter problemlos auf alles zugreifen, was er für seine Arbeit benötigt. All diese positiven Vorteile ergeben sich aus dem Einsatz von Zeit und Ressourcen für die Einrichtung eines effektiven Intranets.