PDF-Dokumente elektronisch unterschreiben, ohne sie auszudrucken

Die elektronische Unterschrift eines PDF-Dokuments ist eine bequeme Alternative zur herkömmlichen Methode des Druckens, Unterschreibens und Scannens.

Dadurch wird der Prozess gestrafft und der Verbrauch von Papier und Tinte reduziert, was eine nachhaltigere Wahl darstellt.

Es gibt verschiedene Tools und Plattformen, mit denen Sie ein PDF-Dokument elektronisch signieren können, egal ob Sie einen Windows-PC, einen Mac oder sogar ein mobiles Gerät nutzen.

Hier erfahren Sie, wie Sie eine PDF-Datei unterschreiben können, ohne sie ausdrucken zu müssen.

Elektronische Unterschrift vs. Digitale Unterschrift

Oft werden die Begriffe elektronische Unterschrift und digitale Unterschrift synonym verwendet, aber das ist nicht ganz richtig.

Beide werden zwar für die Unterzeichnung digitaler Dokumente benötigt, aber ihre Funktionalitäten, ihre rechtliche Gültigkeit sowie die dahinterstehende Technologie sind unterschiedlich.

Eine elektronische Unterschrift in einer PDF-Datei ist einfach eine digitale Darstellung Ihrer handschriftlichen Signatur oder Ihres getippten Namens.

Bei einer digitalen Unterschrift in einem PDF-Dokument werden dagegen kryptografische Techniken zum Schutz des Dokuments und zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners eingesetzt, wodurch eine zusätzliche Ebene in puncto Sicherheit und Integrität geschaffen wird.

Allerdings ist es etwas schwieriger, eine PDF-Datei digital zu signieren.

Hier ist ein Vergleich von zwei Arten von Unterschriften:

Merkmal Elektronische Unterschrift Digitale Unterschrift
Definition Ein elektronisches Symbol oder ein Verfahren, das an einen Vertrag oder eine andere Aufzeichnung als Ausdruck der Unterzeichnungsabsicht angehängt wird. Eine Sonderform der elektronischen Signatur, bei der kryptografische Algorithmen zur Datenintegrität und Authentifizierung verwendet werden.
Rechtsgültigkeit Im Allgemeinen rechtsgültig für die meisten persönlichen und geschäftlichen Transaktionen, aber möglicherweise nicht für alle Arten von Dokumenten geeignet. Wird für eine Vielzahl von Dokumenten akzeptiert, einschließlich solcher, die ein hohes Maß an Sicherheit und Authentifizierung erfordern.
Technologie Ein Bild einer handschriftlichen Unterschrift oder eines getippten Namens. Verwendet Verschlüsselung und sichere Schlüsselpaare, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und die Authentizität des Dokuments zu schützen.
Benutzerfreundlichkeit In der Regel einfach zu bedienen. Eine spezielle Software ist nicht erforderlich. Erfordert Spezialsoftware und kann komplizierter in der Einrichtung sein.
Sicherheit Geringeres Maß an Sicherheit. Schützt nicht vor unbefugten Änderungen nach dem Signieren. Hohes Sicherheitsniveau. Zeigt an, ob das Dokument nach der Unterzeichnung geändert wurde.
Kosten In der Regel billiger, mit vielen kostenfreien Extras. Es können Kosten für Software, Zertifizierungsstellen oder spezielle Hardware anfallen.

Wie man ein PDF elektronisch unterzeichnet

Das elektronische Signieren einer PDF-Datei ist ein bequemer und sicherer Weg, um Vereinbarungen, Verträge oder sonstige zur Unterschrift erforderliche Erklärungen abzuschließen.

Bei dieser Methode entfallen der Druck, die manuelle Unterzeichnung und das Scannen des Dokuments, was Zeit und Ressourcen spart.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein PDF-Dokument elektronisch zu unterschreiben.

Dazu kann man Desktop-Anwendungen wie Adobe Reader für Windows oder Vorschau für Mac, mobile Apps oder sogar Online-Dienste verwenden.

PDF-Datei mit Adobe Reader für Windows signieren

Adobe Reader ist eines der beliebtesten Tools für Windows zum Anzeigen, Drucken und Kommentieren von PDF-Dateien. Dazu gehört natürlich auch das Unterschreiben von PDF-Dokumenten.

Folgen Sie diesen fünf einfachen Schritten, um eine PDF-Datei mit Adobe Reader zu unterzeichnen:

  1. Öffnen Sie das zu signierende PDF in Adobe Reader und klicken Sie dann in der linken Spalte auf Ausfüllen und Signieren (Fill & Sign). ausfüllen und unterschreiben in adobe
  2. Drücken Sie auf Signatur hinzufügen (Add signature). Unterschrift hinzufügen Adobe

Sie können nun zeichnen, tippen oder ein Bild Ihrer Unterschrift einfügen. Diese erscheint dann in der Zeile. Bei Bedarf können Sie auch den Stil ändern.

  1. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Übernehmen (Apply). Anwenden klicken Adobe
  2. Als Nächstes drücken Sie auf das Unterschrift-Symbol in der Werkzeugleiste.Unterschriftsymbol Adobe

Ihre Unterschrift wird neben dem Cursor angezeigt.

Bringen Sie Ihre Unterschrift in die Signaturzeile und setzen Sie diese mit einem Klick ein.Signaturzeile Adobe

  1. Speichern Sie Ihre Änderungen. Nun haben Sie die PDF-Datei mit Adobe Reader elektronisch signiert.

PDF-Datei auf Mac mit Vorschau signieren

Vorschau ist die Standardanwendung auf Mac zum Anzeigen von Bildern und PDF-Dateien. Zu den verschiedenen Funktionen gehört auch die Möglichkeit, PDF-Dokumente mit elektronischen Unterschriften zu versehen.

Folgen Sie diesen sieben einfachen Schritten, um eine PDF-Unterschrift auf Mac mit Vorschau zu erstellen:

  1. Öffnen Sie die gewünschte PDF-Datei in Vorschau und klicken Sie dann auf das Icon Symbolleiste zum Ausfüllen von Formularen anzeigen (Show Form Filling Toolbar icon). Symbolleiste zum Ausfüllen von Formularen anzeigen in Mac Vorschau
  2. Klicken Sie dann im Untermenü auf das Unterschrift-Symbol. Wenn Sie eine physische Kopie Ihrer Unterschrift haben, können Sie diese mit der Option Kamera (Camera) einscannen. Wenn nicht, wählen Sie die Option Trackpad.
  3. Drücken Sie auf Zum Starten hier klicken” (Click Here to Begin). Zum Starten hier klicken Mac Vorschau
  4. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit dem Trackpad und wählen Sie dann Fertig (Done).Fertig-Leiste in Mac Vorschau
  5. Klicken Sie erneut auf das Unterschrift-Symbol und wählen Sie dann Ihre Unterschrift aus. Sie können mehrere Signaturen erstellen, die dann alle hier angezeigt werden. Markieren Sie die Signatur, die Sie verwenden möchten.Unterschrift auswählen Mac Vorschau
  6. Ziehen Sie die Unterschrift einfach mit der Maus in die Unterschriftenzeile.Signaturzeile Mac Vorschau
  7. Speichern Sie Ihr Dokument. Sie haben nun die PDF-Datei mit Vorschau signiert.

PDF-Datei mit Adobe Fill & Sign auf iOS und Android signieren

Adobe Fill & Sign ist eine mobile Anwendung zum Ausfüllen und Unterschreiben von PDFs auf iOS- und Android-Geräten.

Mit dieser App kann man auf einfache Weise PDFs elektronisch unterschreiben, ganz ohne Computer.

Starten Sie die App auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät und öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie signieren möchten.

Tippen Sie dann auf das Unterschrift-Symbol am unteren Rand des Bildschirms.

Unterschriftsymbol Adobe Fill & Sign

Tippen Sie im angezeigten Menü auf Unterschrift erstellen (Create Signature).

Unterschrift erstellen Adobe Fill & Sign

Mit Ihrem Finger oder einem Eingabestift können Sie Ihre Unterschrift setzen.

Alternativ können Sie auch ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen oder sie mit Ihrer Kamera einscannen.

Mit Finger oder Eingabestift Unterschrift setzten

Sobald Sie Ihre Signatur erstellt haben, tippen Sie darauf und ziehen Sie diese in die Unterschriftszeile.

Unterschriftzeile Adobe Fill & Sign

Sie können nun die signierte PDF-Datei speichern und teilen.

PDF auf Chromebook mit HelloSign signieren

HelloSign ist ein Online-Dienst, mit dem man PDFs kostenlos online unterzeichnen kann (es gibt auch kostenpflichtige Tarife). Der Zugang erfolgt über Webbrowser, was ihn zu einer guten Wahl für Chromebook-Nutzer macht.

Öffnen Sie einen Webbrowser Ihrer Wahl und rufen Sie die HelloSign-Website auf. Wenn Sie noch kein Konto haben, müssen Sie eines erstellen.

Folgen Sie diesen fünf einfachen Schritten, um ein PDF auf Chromebook mit HelloSign zu signieren:

  1. Laden Sie die PDF-Datei hoch, die Sie unterschreiben möchten.
  2. In der linken Spalte klicken Sie auf Unterschrift („Signature).
  3. Als Nächstes müssen Sie auf die PDF-Datei klicken, die Sie signieren möchten.PDF in HelloSign für Chromebook unterschreiben
  1. Jetzt können Sie zeichnen, tippen oder ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen. Wenn Sie diesen Dienst bereits genutzt haben, können Sie auch eine gespeicherte Signatur verwenden.
  2. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Einfügen (Insert).Unterschrift in HelloSign für Chromebook hinzufügen

Die Signatur wird nun der PDF-Datei hinzugefügt. Falls Sie die Position anpassen müssen, können Sie die Unterschrift anklicken und ziehen.

PDF-Datei auf Linux signieren

Das Unterschreiben einer PDF-Datei auf Linux ist im Vergleich zu anderen Betriebssystemen nicht ganz so einfach, aber dennoch möglich. Ein häufig verwendetes Tool hierfür ist Xournal, eine Anwendung für Notizen, Skizzen und PDF-Anmerkungen.

Hier sind drei Schritte zum Signieren einer PDF-Datei auf Linux:

  1. Sie benötigen ein Bild Ihrer digitalen Unterschrift. Scannen Sie es ein und laden Sie es auf Ihren Linux-Rechner hoch. Alternativ können Sie es von einer Website wie Signaturely herunterladen.
  1. Sobald Sie ein Bild Ihrer Unterschrift haben, öffnen Sie die zu signierende PDF-Datei in Xournal und wählen Sie dann Werkzeuge > Bild (Tools > Image). Werkzeuge - Bild in Xournal wählen
  2. Von dort aus ziehen Sie das Bild Ihrer Unterschrift einfach per Drag & Drop in die Signaturzeile.

Es gibt noch andere Anwendungen, die man für Linux verwenden kann, z. B. LibreOffice Write, ein Teil der LibreOffice-Suite, einer kostenlosen und quelloffenen Software. Testen Sie diese, um herauszufinden, welche Anwendung Ihnen am besten gefällt.

PDF-Datei mit einem Online-Dienst signieren

Online-Services bieten eine schnelle, zugängliche und plattformunabhängige Lösung zum Unterzeichnen von PDF-Dokumenten.

Im Gegensatz zu Desktop-Anwendungen sind diese Dienste von jedem Gerät mit Internetanschluss aus abrufbar, so dass es einfacher ist, Unterlagen unterwegs oder von verschiedenen Computern aus zu unterschreiben.

Sie verfügen oft über robuste Sicherheitsfunktionen, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Dokumente zu gewährleisten, und eignen sich daher sowohl für private als auch geschäftliche Zwecke.

Unter den beliebten Optionen für die Online-Signatur von Dokumenten zeichnet sich DocuSign durch seine hohen Sicherheitsstandards aus, was es zu einer hervorragenden Wahl für vertrauliche Geschäftsvorgänge macht.

Zum Thema: So löschen Sie Ihren Suchverlauf in jedem Browser: Anleitung 2023

Adobe Sign, ein weiterer seriöser Dienst, lässt sich gut mit anderen Adobe-Produkten integrieren und ist für die Einhaltung verschiedener gesetzlicher Vorschriften bekannt.

HelloSign, das zuvor im Beispiel für Chromebook erwähnt wurde, bietet ein benutzerfreundliches Design. Es beschleunigt den Unterschriftsprozess und eignet sich daher besonders gut für diejenigen, die eine einfache und effektive Lösung suchen.

Auch SignTime stellt eine unkomplizierte und sichere Möglichkeit zum Signieren Ihrer PDFs mit einer leicht zu navigierenden Benutzeroberfläche dar.

Fazit

Das Unterzeichnen von PDFs ohne Druck hat viele Vorteile, darunter Effizienz und Komfort.

Dieser digitale Ansatz spart nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern vereinfacht auch komplexe Arbeitsabläufe.

Jeder der genannten Dienste bietet seine eigenen einzigartigen Funktionen.

Daher sollten Sie den Service wählen, der am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen für das Signieren von PDF-Dokumenten passt.

Marshall Gunnell

Marshall ist ein erfahrener technischer Autor und Gaming-Enthusiast mit Sitz in Tokio. Er ist ein professioneller Wortschöpfer mit Hunderten von Artikeln, die auf VGKAMI, Business Insider, How-To Geek, PCWorld, Zapier und vielen anderen veröffentlicht wurden. Seine Texte haben ein riesiges Publikum von über 70 Millionen Lesern erreicht.