Supervisión de empleados: Cómo hacerlo correctamente

La supervisión de los empleados es una práctica habitual que las empresas utilizan para controlar a sus trabajadores. Ayuda a mantener a los empleados productivos y atentos a sus tareas, optimiza los procesos empresariales y mejora la seguridad de la organización.

Sin embargo, enfocar la supervisión de los empleados o implantar un software de supervisión de forma incorrecta puede meter a su empresa en problemas legales o provocar el resentimiento de los trabajadores.

Esta guía sobre la supervisión de empleados examina la forma correcta (e incorrecta) de hacerlo, las normativas federales y estatales, la importancia de la transparencia y las consecuencias de no cumplir las leyes.

¿Cómo investigamos este tema?

Para crear esta guía, revisamos la normativa federal y estatal sobre la vigilancia de los empleados y las consecuencias de no cumplirla.

También hemos consultado diversas estadísticas, encuestas y estudios para conocer mejor la prevalencia de la vigilancia de los empleados, la opinión de los trabajadores al respecto, los tipos de vigilancia y las diferencias entre estados.

Introducción a la vigilancia de empleados

La vigilancia de los empleados implica que una empresa vea, siga y analice las actividades y comportamientos de los empleados. Las empresas suelen utilizar software o herramientas específicas para controlar distintos tipos de uso.

He aquí un desglose de la supervisión de empleados y lo común que es según un estudio de 2023:

• el66% de las empresas hacen un seguimiento de los sitios web que visitan los empleados
• el 53% controla las aplicaciones y descargas
• El 53% utiliza la monitorización de pantallas en tiempo real
• El 33% utiliza capturas de pantalla frecuentes
• el 46% hace un seguimiento de las horas de trabajo activas
• El 30% controla los registros y mensajes de chat
• 27% controla los archivos del ordenador
• 22% transcriben llamadas

Las empresas controlan a sus empleados por varias razones. Lo más importante es que lo hacen para mejorar el rendimiento y la productividad de los empleados. La supervisión ayuda a garantizar que los trabajadores no pierdan el tiempo, trabajen de forma ineficaz o den prioridad a las cosas equivocadas.

De hecho, un estudio reveló que el 97% de los directivos de empresas consideran que utilizar la supervisión de los empleados ha mejorado la productividad de sus equipos.

Las empresas también controlan a los empleados para aumentar la seguridad. Las violaciones de datos han sido un gran problema en los últimos años y, según el Foro Económico Mundial, hasta el 95% de los problemas de ciberseguridad se deben a errores humanos.

Controlando a los empleados, las empresas pueden detectar rápidamente posibles problemas antes de que se conviertan en problemas importantes. Aunque algunas indiscreciones de los empleados son accidentales, también hay quienes filtran o roban datos a propósito, y la supervisión ayuda a reducirlo.

Otras razones para controlar a los empleados son:

• Responsabilizar a los empleados
• Encontrar oportunidades de formación u orientación futuras
• Identificar flujos de trabajo mejores y más optimizados
• Garantizar que todos los trabajadores siguen las directrices de seguridad

Aunque controlar a los empleados aporta muchas ventajas, es importante hacerlo de forma responsable. De lo contrario, tu empresa podría verse en problemas legales o podría ahuyentar a los trabajadores si violas su intimidad hasta un punto irrazonable.

¿Qué hacer y qué no hacer con la vigilancia de los empleados en EE.UU.?

Si quieres vigilar a tus empleados sin incumplir ninguna norma ni vulnerar sus derechos, aquí tienes algunas cosas que debes y no debes tener en cuenta.

Hazlo: Obtener el consentimiento y ser transparente

Siempre debes obtener el consentimiento y ser transparente sobre tus prácticas de control. Aunque esto no sea legalmente obligatorio en todos los casos, te permite generar confianza con tu equipo y mantenerlo todo al descubierto.

Sé franco sobre lo que controlas, por qué lo haces y cómo beneficia a la empresa. Además de mencionar esta información a tus empleados, también deberías tener políticas detalladas de la empresa fácilmente disponibles para que los empleados las lean cuando quieran.

No utilizar prácticas invasivas

Hay muchas formas en que las empresas pueden controlar a los empleados, pero para garantizar que la moral de tu equipo se mantiene alta, es una buena idea evitar las prácticas demasiado invasivas. Algunos ejemplos son la supervisión de las pulsaciones del teclado, la navegación fuera del trabajo o la exigencia de acceso a dispositivos personales.

Aunque estos métodos son eficaces para proporcionar datos, a muchos empleados les parecerán demasiado indiscretos o invasivos, y esto probablemente les hará sentirse desconfiados, castigados o faltados de respeto.

Incluso en el trabajo, los empleados tienen una expectativa razonable de privacidad, y no debes vulnerarla.

Hazlo: Centrarte sólo en la productividad y la seguridad

Al controlar a los empleados, siempre debes centrarte únicamente en su productividad y seguridad. Los datos que recopiles te ofrecerán información para ayudarte a tomar decisiones que aumenten la eficacia, optimicen el rendimiento de los trabajadores y garanticen que los recursos de la empresa se utilizan correctamente.

No debes utilizar la supervisión como excusa para acosar a los empleados o vigilar la política de la oficina. Todo lo que supervises y recopiles debe tener una razón empresarial específica asociada.

Por ejemplo, aunque las empresas pueden grabar vídeos de empleados trabajando para observar su concentración y lenguaje corporal y asegurarse de que están realizando sus tareas, no hay ninguna razón empresarial para grabar a la gente en el baño o en la sala del almuerzo.

Si empiezas a vigilar o rastrear a las personas de formas no relacionadas con su productividad o con la seguridad de tu empresa, es señal de que puedes estar yendo demasiado lejos.

No lo hagas: Vigilar en secreto

Di abiertamente cómo y cuándo controlas a los empleados. Si tienes cámaras u otras herramientas alrededor de una oficina o puesto de trabajo, haz que sea obvio que se está grabando la zona y qué datos se están recopilando.

En algunos casos, vigilar a los empleados sin decírselo puede no estar infringiendo la ley. Sin embargo, si se enteran, muchos trabajadores pueden considerarlo una invasión de su intimidad y una señal de que no confías en ellos.

Esto puede bajar la moral, dañar la cultura del lugar de trabajo, estresar a los trabajadores y, en última instancia, provocar una corrosión del compromiso de los empleados. Algunos empleados pueden renunciar si descubren que has estado vigilando su actividad sin su conocimiento.

Hazlo: Cumplir todas las leyes de protección de datos

Los empresarios de todo el país deben conocer las leyes de protección de datos y privacidad que se les aplican. Estas leyes protegen a los empleados (y a los estadounidenses en general) de la filtración, venta, pérdida o robo de sus datos personales.

Si controlas a los empleados ilegalmente o utilizas sus datos de forma que infrinjas las normas, podrías enfrentarte a multas, sanciones y demandas judiciales.

Las leyes son complejas y varían según el sector y el estado. Si no estás seguro de una normativa concreta o de si se aplica a tu caso, considera la posibilidad de ponerte en contacto con un profesional jurídico para que te ayude.

No Utilizar indebidamente los datos de los empleados

Cuando recopilas datos de los empleados, es crucial utilizarlos correctamente. Sólo debes utilizar los datos por la razón explícita por la que se recopilaron y no para conocer detalles de la vida personal de un empleado, leer sus conversaciones privadas o cualquier otra cosa que vaya más allá del alcance de tu política de supervisión.

Ya se trate de simples conversaciones profesionales entre compañeros de trabajo o de algo más importante, como información de contacto y números de la Seguridad Social, los empleados no quieren que sus datos personales se filtren o se compartan con las personas u organizaciones equivocadas.

Deben establecerse prácticas de seguridad y salvaguardias para garantizar que los datos permanezcan seguros y sólo puedan acceder a ellos las personas autorizadas. Si tu seguridad es deficiente o tu equipo no está debidamente formado sobre las amenazas a la ciberseguridad, podrías sufrir una violación de datos.

Si accidentalmente filtras o pierdes datos importantes, también tendrás que mantener una difícil conversación con tus empleados sobre lo ocurrido, lo que puede dar lugar a demandas judiciales y/o a que la gente abandone la organización.

Normativa federal sobre la vigilancia de los empleados

Es importante conocer las leyes que debes seguir para garantizar que tu empresa supervisa a los empleados adecuadamente. En EE.UU., la principal ley relativa a la vigilancia de los empleados es la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA).

Protege las comunicaciones orales y electrónicas no sólo mientras se envían y reciben, sino también durante su almacenamiento. La legislación garantiza que no haya uso, acceso o divulgación no autorizados de las comunicaciones.

Sin embargo, hay excepciones para las empresas. Por ejemplo, las empresas pueden vigilar y rastrear a los empleados si existe una finalidad empresarial o si se utiliza para aumentar la productividad o evitar el uso indebido de los recursos de la empresa.

Sin embargo, hay algunos lugares/lugares que las empresas no pueden vigilar, como la grabación de vídeo en un cuarto de baño, un vestuario o cualquier otra zona en la que un empleado tenga una expectativa razonable de privacidad.

Además de la ECPA, también existe la Ley de Fraude y Abuso Informático (CFAA), que prohíbe a cualquier persona (incluidos los empresarios) acceder a los dispositivos de una persona sin un motivo legítimo y sin permiso.

Aunque la Ley de Privacidad y Protección de Datos de Estados Unidos (ADPPA) es sólo un proyecto de ley y no oficialmente una ley, merece la pena tenerla en cuenta. Su objetivo principal es limitar la recogida de datos y garantizar que las empresas conservan y transfieren los datos de los empleados sólo por motivos legítimos.

Variaciones Estado por Estado

Gracias a la ECPA, las normas relativas a la vigilancia de los empleados son casi las mismas en todos los estados, pero hay algunas variaciones de un estado a otro que conviene conocer.

A pesar de estas variaciones, es importante tener en cuenta que la mayoría de los métodos de control, como la videovigilancia, el control del correo electrónico y el seguimiento por GPS, son legales siempre que la empresa tenga un motivo comercial legítimo para hacerlo y cumpla las normas estatales.

California

California tiene una ley integral de protección de datos llamada Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), que se encuentra entre las legislaciones más estrictas del país. Concede a los empleados y a los ciudadanos de California el derecho a saber qué datos se recogen, limitar el tiempo que se conservan y saber cómo se comparten.

Esta ley también obliga a los empresarios a informar con antelación sobre cualquier tecnología de vigilancia que se utilice, y los empleados tienen derecho a acceder a sus datos y asegurarse de que son correctos.

El estado tiene una legislación que prohíbe a los empresarios pedir a los empleados que faciliten información y detalles sobre sus cuentas en las redes sociales. Incluso ha aprobado recientemente una ley que protege los datos cerebrales, por lo que se toma en serio la privacidad de sus residentes.

Nueva York

Aunque las empresas de Nueva York tienen libertad para utilizar la vigilancia de los empleados, una adición de 2022 a la Ley de Derechos Civiles cambió los requisitos.

Ahora, las empresas tienen que notificar por escrito a los nuevos empleados las actividades de vigilancia, asegurarse de que el empleado reconoce esta notificación y colocarla en un lugar público fácilmente visible. El aviso debe indicar exactamente qué se está controlando y qué datos se están recopilando.

Texas

En Texas, las empresas pueden utilizar la vigilancia eléctrica y por vídeo en cualquier lugar del lugar de trabajo, excepto en baños y vestuarios.

A pesar del carácter relajado y favorable a las empresas del estado, los empleados siguen estando protegidos por la Ley de Privacidad y Seguridad de Datos de Texas (TDPSA). Por ejemplo, los empresarios deben informar a los empleados de cómo y cuándo se les vigila, y las empresas deben someterse a frecuentes evaluaciones de protección de datos.

Texas también tiene una legislación sobre información biométrica, que protege datos biométricos como escáneres faciales, huellas dactilares y reconocimiento de voz. La ley regula cómo se recopilan, almacenan y divulgan estos datos. Las empresas deben obtener el consentimiento por escrito de los empleados y notificarlo previamente.

Connecticut

Connecticut tiene varias restricciones adicionales respecto a la vigilancia de los empleados en comparación con otros estados. Además de lugares como baños y vestuarios, el estado no permite la vigilancia en zonas de descanso o almacenes. También es ilegal que las empresas escuchen las conversaciones privadas de los empleados en el lugar de trabajo.

Las leyes estatales exigen que los empresarios avisen por escrito a todos los empleados antes de vigilarlos y les informen de los métodos utilizados.

Delaware

En Delaware, una empresa sólo puede vigilar a los empleados si les proporciona un aviso/recordatorio diario de que están siendo vigilados. Suele tratarse de un mensaje automatizado antes de una llamada telefónica o de una notificación en la bandeja de entrada o en el navegador de Internet del empleado.

Sin embargo, no es necesario informar diariamente a los empleados si aceptan ser vigilados. Este acuerdo debe detallar los tipos de vigilancia que se utilizan, y el empleado debe consentirlo y firmarlo para que sea válido.

Illinois

La Ley de Derecho a la Intimidad en el Trabajo de Illinois protege a los empleados del estado. Prohíbe a las empresas solicitar a los empleados información sobre sus cuentas en las redes sociales.

Al igual que Texas, Illinois también tiene legislación para proteger los datos biométricos. Se llama Ley de Privacidad de la Información Biométrica (BIPA). Las empresas están obligadas a obtener el consentimiento antes de recopilar este tipo de datos y a mantenerlos seguros y confidenciales.

Normativa de supervisión específica del sector

Las normas, leyes y reglamentos de vigilancia pueden variar de un sector a otro.

Sector privado

Los requisitos legales para las empresas del sector privado son bastante básicos. En general, estas empresas sólo tienen que cumplir la ECPA, la CFAA y otras leyes de vigilancia de su estado. Mientras tus prácticas de seguimiento y monitorización se centren en la productividad y la seguridad, no debería haber ningún problema.

Sector Público

En cambio, el sector público tiene una normativa más estricta, sobre todo cuando se trata de proteger datos sensibles y/o confidenciales. Las normas vienen dictadas por la Ley de Privacidad de 1974.

Esta ley describe cómo el gobierno y sus empleados pueden recopilar, mantener y utilizar los datos. Impide que los organismos federales divulguen esta información, con algunas excepciones, como el suministro de datos para el censo.

En virtud de esta ley, las personas también tienen derecho a solicitar sus registros, a modificarlos si son inexactos y a estar protegidas contra invasiones injustificadas de su intimidad.

Sanidad

En el sector sanitario, las empresas deben cumplir la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA).

La ley se aplica a cualquier empresa que gestione información sanitaria protegida (PHI), como historiales médicos, resultados de pruebas, números de cuenta, datos biométricos, nombres de pacientes e información de contacto.

El objetivo principal es proteger los historiales médicos de las personas. La ley también detalla las normas que deben cumplir las empresas al utilizar y proteger datos sensibles.

Dos reglas dentro de la HIPAA establecen las normas para las empresas.

• La Regla de Privacidad de la HIPAA establece los límites y condiciones de cómo se utilizan y comparten los historiales médicos.
• La Norma de Seguridad de la HIPAA exige que las empresas dispongan de suficientes salvaguardias físicas, administrativas y técnicas para garantizar que la información sanitaria siga siendo confidencial.

Las empresas implicadas en prácticas de control de empleados dentro de este sector deben asegurarse de que los datos sensibles de los pacientes no se registren, compartan o utilicen indebidamente.

Finanzas

Las empresas que ofrecen servicios financieros tienen que cumplir algunas normativas, como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) y la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA).

La SOX pretende proteger a los inversores del comportamiento fraudulento de las empresas, como los informes financieros falsos. También mejora la exactitud de los informes financieros de las empresas y establece requisitos estrictos para el mantenimiento de registros.

Esta ley se introdujo inicialmente en respuesta a escándalos financieros, como los de Enron y Tyco, en los que las empresas engañaban sobre sus cifras y prácticas.

La GLBA está en vigor para ayudar a proteger los datos. Exige que las empresas expliquen cómo recopilan la información, digan cómo se utiliza y comparte, y permitan a los particulares optar por que no se compartan sus datos. También estableció directrices sobre cómo las empresas recopilan, utilizan y protegen la información privada.

Supervisar a tus trabajadores en este sector es crucial para garantizar que tu equipo cumple siempre las normas y que nadie infringe ninguna de las dos leyes.

Si tienes alguna duda sobre las leyes exactas de tu sector que debe cumplir tu empresa, consulta con un asesor jurídico de tu zona.

Transparencia y consentimiento de los empleados

Ser transparente sobre la vigilancia y obtener el consentimiento es esencial para generar confianza con tu equipo y crear una cultura de trabajo positiva. He aquí algunas de las mejores prácticas para informar a tu equipo sobre tus políticas de vigilancia.

Explica el “Por qué”

Al informar a los empleados sobre la supervisión, debes empezar por el «por qué». Explica las razones de la supervisión y los beneficios que esperas que aporte.

Por ejemplo, podría ser para mejorar el bajo rendimiento, aumentar la seguridad, reducir las distracciones o incluso impulsar la responsabilidad de los empleados. Si no das una razón, los empleados se preguntarán si les vigilas porque no confías en ellos o porque quieres espiarles.

Si lo prefieres, puedes explicárselo en grupo o incluso en una reunión individual con cada miembro del equipo. Además de explicar por qué se les vigila, también debes explicar cómo se utilizan los datos, quién tiene acceso a ellos y qué haces para protegerlos.

Intenta que tu equipo esté de acuerdo con la supervisión y asegúrate de que se sienten lo más cómodos posible. Además de hablar de los detalles de la supervisión, crea una política oficial de supervisión y publícala en algún lugar donde los empleados puedan encontrarla fácilmente cuando lo deseen.

Consigue el consentimiento por escrito

Si tu equipo está dispuesto a ser vigilado en el trabajo, es conveniente obtener un consentimiento por escrito para demostrar que están de acuerdo con ello. Una buena forma de hacerlo es redactar un acuerdo en el que se detallen las prácticas de control que se aplican, los datos que se recopilan y para qué se utilizan, y pedir a los nuevos empleados que firmen el acuerdo durante la incorporación.

Aunque no siempre es legalmente obligatorio, es una forma transparente de garantizar que todos tus empleados sepan lo que se está rastreando para su tranquilidad. Además, si surgen problemas legales, tienes la prueba de que el empleado consintió en ser monitorizado.

Ofrece formación continua

Mantener al día a los empleados sobre tus prácticas de seguimiento te mantiene dentro de la legalidad, ya que algunos estados exigen un aviso previo para el seguimiento de los empleados. Si cambias tus políticas de control sin informar a los trabajadores de lo que se está controlando, puedes estar infringiendo la ley.

Como ya se ha mencionado, considera la posibilidad de celebrar reuniones individuales con tus trabajadores para conocer su opinión sobre cómo afecta la vigilancia a su vida laboral y qué podrías hacer para mejorar las prácticas actuales. Descubre lo que piensan de tus políticas y haz preguntas abiertas para mantener conversaciones más productivas.

Además, puedes utilizar los datos de la supervisión de los empleados durante las revisiones de rendimiento para destacar los éxitos y ofrecer comentarios constructivos sobre las áreas de mejora.

Si celebras reuniones de grupo sobre seguimiento, asegúrate de utilizar plantillas de agenda adecuadas para que tu equipo pueda seguir fácilmente cualquier cambio y consultar rápidamente los temas de conversación.

Además, guardar estas plantillas y las actas de las reuniones es estupendo para tener pruebas en caso de disputas o para demostrar que has hablado de la supervisión con tu equipo a efectos de cumplimiento.

No te olvides de los empleados remotos

Si tienes empleados remotos en tu organización, asegúrate de que estén al día sobre tus prácticas de vigilancia tanto como los empleados físicos. Como no pueden pasar por la oficina y leer tus avisos, proporciónales una versión en línea que puedan consultar en cualquier momento.

Muéstrate abierto a las preguntas e inquietudes de los trabajadores remotos sobre tus políticas y sobre si hay cosas que deberías cambiar. En algunos casos, incluso puede tener sentido tener una política separada para los trabajadores a distancia que se dirija mejor a ellos y a sus necesidades.

Además, asegúrate de equilibrar la supervisión con la privacidad del empleado en casa. Por ejemplo, cuando gestiones adecuadamente a tu equipo remoto, no tendrás que centrarte tanto en la frecuencia con la que están en su mesa, sino más bien en los resultados que producen a lo largo de un día o una semana.

Consecuencias del incumplimiento

Si tu empresa no cumple las numerosas normativas vigentes, puede enfrentarse a duras sanciones y multas. Las infracciones de la ECPA pueden acarrear hasta cinco años de prisión y multas de hasta 250.000 dólares. Las leyes estatales también tienen consecuencias relativamente graves por infringirlas.

Por ejemplo, las empresas de Nueva York que infringen la ley se enfrentan a multas de 500 $ por la primera infracción, 1.000 $ por la segunda y 3.000 $ por la tercera y por cada infracción de cumplimiento posterior.

Caso práctico: Meta acordó recientemente un acuerdo de 1.400 millones de dólares con el estado de Texas después de que se alegara que la empresa recopiló ilegalmente datos de reconocimiento facial de millones de personas.

Además de las sanciones del gobierno federal o estatal, existe la posibilidad de que te demanden los empleados u otras personas afectadas por tu infracción. Éstas van desde una pequeña demanda de una sola persona hasta demandas colectivas mucho mayores que suelen costar millones a las empresas.

Las consecuencias legales exactas a las que te enfrentas dependen del tipo preciso de infracción, de la ley que infrinjas y del estado en que te encuentres.

Al margen de las consecuencias legales, tu empresa podría desarrollar una mala reputación si se hace conocida por invadir ilegalmente la privacidad de los empleados. Esto no sólo afectará a la contratación de futuros talentos, sino que probablemente afectará a la percepción que los clientes potenciales tengan de tu empresa.

Conclusión

Al vigilar a tus empleados, es importante hacerlo de la forma correcta para evitar reacciones negativas de tu equipo. Asegúrate de centrarte en la transparencia, el consentimiento y la seguridad, y abstente de ser reservado, hacer un uso indebido de los datos o utilizar técnicas invasivas.

De lo contrario, podrías enfrentarte a consecuencias legales que incluyen cuantiosas multas y posibles penas de prisión. Tu empresa también podría adquirir una mala reputación.

¿Quieres saber más sobre la supervisión de empleados? Consulta nuestras guías sobre el mejor software de supervisión de empleados y el mejor software de registro de pulsaciones de teclas .

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