Archivo

Fiabilidad

Aunque es una de las herramientas más usadas en casi todos los ámbitos sociales, como en educación, ciencia, salud, entre otros, es muy común que entre algunas personas surja la duda sobre qué es un archivo, cuáles son sus características y qué ventajas puede tener usarlo. 

En su concepto más básico, un archivo es un sistema organizado de datos o documentos que tiene la finalidad de mantener a la mano la información almacenada, y que ha permitido un cambio positivo en el manejo y la gestión en las bases de datos. 

Para ampliar un poco más este tema tan interesante, en esta entrada explicamos qué es un archivo, sus usos en informática y las ventajas que pueden tener al utilizarlos en el día a día.  

¿Qué es un archivo?

Para responder a la pregunta de qué es archivo, lo primero que hay que entender es que se trata de un fichero dentro de un contenedor en un sistema informático para almacenar información. Los ficheros que se utilizan en los ordenadores tienen características similares a las de los documentos en papel que se utilizan en las bibliotecas y archivos de oficina.

Existen diferentes tipos de archivos, como archivos de texto, archivos de datos, archivos de directorio, archivos binarios y gráficos, y estos diferentes tipos de archivos almacenan diferentes tipos de información. En un sistema operativo informático, los archivos pueden almacenarse en unidades ópticas, discos duros u otros tipos de dispositivos de almacenamiento.

Definición de que es archivo

En la mayoría de los sistemas operativos, un archivo debe tener un nombre único dentro de un directorio de archivos determinado. Sin embargo, al crear un nombre de archivo, ciertos caracteres se consideran ilegales y, por lo tanto, no se pueden utilizar.

Un nombre de archivo se compone de un nombre con un sufijo, que también se conoce como extensión de archivo. La extensión del archivo es de dos a cuatro caracteres y se sitúa después del punto en el nombre completo del archivo.

La extensión del archivo ayuda a identificar el tipo de archivo, el formato del archivo y los atributos asociados al mismo.

La mayoría de los sistemas informáticos modernos proporcionan medidas de seguridad o protección contra la corrupción o el daño de los archivos. Los datos contenidos en los archivos pueden variar desde información generada por el sistema hasta información especificada por el usuario.

La gestión de archivos se realiza con la ayuda de sistemas operativos, herramientas de terceros o, en ocasiones, de forma manual con la ayuda del usuario. Asimismo, para responder con fidelidad qué es un archivo, hay que destacar que las operaciones básicas que se pueden realizar sobre un fichero son:

  • Creación de un nuevo archivo
  • Modificación de datos o atributos del fichero
  • Lectura de datos del fichero
  • Apertura del fichero para poner su contenido a disposición de otros programas
  • Escritura de datos en el fichero
  • Cierre o finalización de una operación de archivo

Para leer o modificar los datos de un archivo, se necesita un software específico asociado a la extensión del archivo.

Características del archivo

El archivo es esencial para la gestión eficiente de los datos, sobre todo en el área de la informática en la que se maneja una gran cantidad de información. Por lo tanto, para poder conocer bien qué es un archivo, hay que identificar cada una de sus principales características: 

  • Poseen un nombre y extensión: cada archivo se identifica por un nombre único en su directorio. Lo usual es que la extensión del archivo, que sigue al nombre y está separada por un punto (por ejemplo, .txt, .jpg, .exe), indique el formato del archivo y determina con qué software puede ser abierto o ejecutado.
  • Tienen un tamaño específico: otra de las características de los archivos es el tamaño, lo cual es una medida que refleja la cantidad de espacio de almacenamiento que el mismo utiliza en el dispositivo, y que está generalmente expresada en bytes, kilobytes (KB), megabytes (MB), o gigabytes (GB).
  • Poseen un formato: por otra parte, el formato de un archivo define cómo están organizados y codificados los datos dentro de él. Por ejemplo, un documento de texto puede estar en formatos como DOCX o PDF, mientras que una imagen puede ser en formatos como JPEG o PNG.
  • Son únicos: en una carpeta o directorio no pueden existir dos archivos con el mismo nombre, puesto que se tiende a confundir la información en la base de datos. 
  • Tienen metadatos: los metadatos son datos adicionales que describen o dan información sobre el archivo. Entre los metadatos más usuales se incluye el autor del archivo, la fecha de creación, la última fecha de modificación y los permisos de acceso.
  • Ubicación en el sistema de archivos: la ubicación no es más que el camino o ruta específica dentro del sistema de almacenamiento donde reside el archivo, lo que ayuda a organizar los archivos en estructuras jerárquicas, facilitando su búsqueda y acceso.
  • Necesitan permisos de acceso: mediante los permisos de acceso, los usuarios puedes entrar a los distintos archivos, según la jerarquía del acceso y de las políticas de la red. 
  • La integridad del archivo: en este caso, se refiere a la consistencia y precisión de los datos del archivo a lo largo del tiempo. 
  • Dependencias: algunos archivos pueden tener dependencias, lo que significa que su funcionamiento correcto depende de otros archivos o configuraciones del sistema, sobre todo cuando se trata de software o archivos ejecutables. 

Otras características más genéricas incluyen la autenticidad de la información y las fuentes recopiladas para garantizar que se trata de datos auténticos. 

Además, el archivo debe mantener su usabilidad para que los usuarios interesados puedan hacer uso de sus datos a lo largo del tiempo. 

Tipos de archivos

Tomando como referencia la definición de qué es un archivo, se pueden clasificar varios tipos de archivo en informática, y cada uno de ellos tiene sus propias finalidades y características. 

Ahora bien, según la extensión, entre los principales tipos de archivos en informática se encuentran: 

  1. Archivo .htm o html: representa los archivos HTML, también llamados de página Web.
  2. Archivo .eml: esta extensión identifica a los archivos de correo electrónico.
  3. Archivo .xls: representa a todas las hojas de cálculo de Excel. 
  4. Archivo .doc: son los archivos para los documentos en Word o WordPad.
  5. Archivo .txt: se trata de los archivos que alojan el Bloc de notas. 
  6. Archivo .ppt: estos archivos son los que alojan las presentaciones hechas en PowerPoint.

Obviamente, existen muchos otros tipos de archivos, pero estos son los más usuales. 

Ventajas y desventajas de los archivos

El uso de los archivos ha dado un giro en el manejo tradicional de los datos, porque permiten mayor orden, control y accesibilidad a un gran volumen de contenido, que de otra manera sería casi imposible procesar. No obstante, por su usabilidad y restricciones, en algunos casos el uso de los archivos también presenta ciertos inconvenientes. 

Para tener una visión más clara de lo que es un archivo, a continuación, se presentan algunas ventajas y desventajas de su uso: 

 

Ventajas de los archivos  Desventajas de los archivos 
Almacenamiento estructurado y accesible de los datos. Posible riesgo de daños por errores o interrupciones.
Acceso inmediato a información almacenada. Dificultades con grandes volúmenes de archivos o archivos muy grandes.
Fácil transferencia entre sistemas y dispositivos. Riesgo de ataques de malware y acceso no autorizado.
Opciones de cifrado y control de acceso. Necesidad de software específico para abrir o editar archivos.
Interoperabilidad entre diferentes sistemas y aplicaciones. Ralentización del acceso a datos debido a la fragmentación.
Manipulación y procesamiento automático por programas. Riesgo de antigüedad de formatos, dificultando acceso a archivos antiguos.

En todo caso, el uso de los archivos ha transformado el manejo de la información y cada día surgen nuevos avances en torno a este tipo de almacenamiento que pueden hacer mucho más productiva o organizada cualquier tarea. 

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Margaret Rouse
Experta en tecnología

Margaret Rouse es una galardonada escritora técnica y profesora conocida por su habilidad para explicar temas técnicos complejos a una audiencia de negocios no técnica. Durante los últimos veinte años, sus explicaciones han aparecido en sitios web de TechTarget y ha sido citada como autoridad en artículos del New York Times, Time Magazine, USA Today, ZDNet, PC Magazine y Discovery Magazine. La idea de diversión de Margaret es ayudar a profesionales de TI y negocios a aprender a hablar los idiomas altamente especializados de cada uno. Si tienes una sugerencia para una nueva definición o cómo mejorar una explicación técnica,…