Cuando compras a través de enlaces de afiliados en nuestra web, es posible que obtengamos una comisión sin coste adicional para ti. Aprende 
¿Qué es el Autoservicio del Empleado (ESS)?
El autoservicio del empleado es una funcionalidad de una plataforma de RRHH que permite a los empleados acceder y actualizar su información de RRHH.
Esto incluye su información personal, de contacto y de pago, pero también el acceso a otros documentos y políticas relevantes de la empresa. Por ejemplo, los empleados pueden acceder a la política de PTO de la empresa y enviar una solicitud de tiempo libre, revisar sus hojas de asistencia y elegir un paquete de beneficios.
¿Cómo funciona el autoservicio del empleado?
Aunque el término en sí pueda sonar técnico o incluso abstracto para algunas personas, el autoservicio del empleado es en realidad muy intuitivo. Para entender lo que es el ESS en la práctica, piénselo en términos de acceso a la información utilizando la herramienta de RRHH. En esencia, significa que todos los empleados de la empresa tienen sus propias cuentas de usuario en la plataforma de RR.HH. con permisos basados en su función.
En otras palabras, cada miembro de la organización puede iniciar sesión con sus credenciales y utilizar la herramienta de RR.HH. para acceder a los documentos y la información pertinentes, así como enviar solicitudes. Todo se hace a través de la plataforma, y la mayor parte de las tareas administrativas están automatizadas, lo que elimina la necesidad de introducir datos manualmente y garantiza que todo el mundo esté en la misma página.
Ventajas de ESS
Dar a sus empleados la oportunidad de aprovechar su plataforma de RR.HH. para acceder a la información que necesitan y enviar solicitudes al departamento de RR.HH. y a sus jefes puede reportarles muchos beneficios.
He aquí un rápido desglose de los principales beneficios de ESS:
- Ahorro de tiempo: Las plataformas de RR.HH. con ESS alivian drásticamente la carga de trabajo de su departamento de RR.HH.. No hay necesidad de introducir datos manualmente o por duplicado, y cada solicitud se registra automáticamente, por lo que el departamento de RR.HH. tiene más tiempo para dedicarse a otras tareas críticas para la empresa.
- Reducción de costos: ESS también reduce en gran medida la carga de trabajo del departamento de RRHH al automatizar la mayor parte de las tareas administrativas. Como resultado, puede permitirse tener menos personal en su departamento de RRHH, reduciendo los costes laborales totales.
- Compromiso de los empleados: Los empleados se sentirán más comprometidos cuando tengan la opción de acceder rápida y fácilmente a todos los documentos relevantes de la empresa, revisar las políticas, actualizar su información y enviar solicitudes directamente a través de la plataforma. Esto aumenta la satisfacción general en el trabajo y reduce las tasas de rotación.
- Agilización de las solicitudes de tiempo libre: Con ESS, cada empleado podrá ver cuántos días libres le quedan en cada momento. También podrán enviar solicitudes de tiempo libre para que las aprueben sus jefes, ver los días de vacaciones aprobados de otros miembros del equipo y planificar su tiempo libre en consecuencia.
- Automatizar la inscripción en las prestaciones: Permitir que los empleados revisen todos los paquetes de beneficios disponibles y se inscriban en el que más les convenga le ahorra mucho tiempo. También le ayuda a hacer un seguimiento de la utilización de las prestaciones, para saber si necesita actualizar los paquetes de prestaciones que ofrece o cambiar de proveedor.
- Garantizar la exactitud de la información: Dar a sus empleados una forma fácil de actualizar su información personal garantiza que todos los datos de sus empleados sigan siendo precisos. También elimina el riesgo de errores humanos, como que un empleado de RR.HH. olvide actualizar la información o se base en una versión obsoleta de una hoja de cálculo.
- Agilizar el seguimiento del tiempo y las nóminas: La mayoría de las plataformas de RR.HH. con autoservicio del empleado permiten a cada miembro del equipo fichar y hacer un seguimiento de sus horas trabajadas. Cuando se sincroniza con la función de nóminas, se reduce a la mitad el tiempo necesario para realizar las nóminas, ya que tendrá las hojas de horas de todos los empleados al alcance de la mano.
Funcionalidades del software de autoservicio de RR.HH.
El autoservicio del empleado es sólo una de las muchas características de una plataforma de RR.HH. robusta, pero tiene una multitud de funcionalidades de las que su empresa puede beneficiarse, incluyendo:
- Seguimiento de tiempo y asistencia: Como hemos mencionado, muchos software de RRHH ESS permiten a los empleados realizar un seguimiento del tiempo de forma manual o automática. El seguimiento manual del tiempo implica el seguimiento de cada tarea por separado, mientras que el seguimiento automático del tiempo registra la cantidad de tiempo que han pasado en línea, desde el momento en que inician sesión en la plataforma hasta el momento en que cierran la sesión del día.
- Inscripción en beneficios: ESS permite a los empleados revisar todos los paquetes de beneficios disponibles e inscribirse en los que les interesen. Este nivel de transparencia y flexibilidad contribuye en gran medida a la satisfacción laboral de los empleados. También facilita enormemente la recopilación de la documentación necesaria de los empleados y el seguimiento de la utilización de las prestaciones.
- Seguimiento de las bajas: Con un ESS que permita a los empleados enviar solicitudes de tiempo libre, sus gerentes y jefes de departamento podrán realizar fácilmente un seguimiento del tiempo libre, ajustar la carga de trabajo y volver a priorizar las tareas en consecuencia.
- Formación de los empleados: Una plataforma ESS HR también facilita la formación de los empleados, dándoles fácil acceso a todos los materiales de formación necesarios, bases de conocimiento, políticas y otros documentos relevantes.
- Alertas y notificaciones: Las alertas y notificaciones garantizan que todo el mundo esté al tanto, por lo que no hay forma de que los gerentes no sepan que alguien solicitó una semana libre debido a una enfermedad, por ejemplo. Al mismo tiempo, se recordará a los empleados que deben controlar su tiempo, actualizar su información personal y de pago, o revisar nuevas políticas y otros documentos cruciales.
Ejemplos de ESS
Hay muchas formas en las que sus empleados pueden aprovechar la funcionalidad de autoservicio del empleado de la plataforma de RR.HH. de su empresa.
Por ejemplo, pueden actualizar su información de pago si cambian de banco o abren una nueva cuenta bancaria. Esto garantiza que recibirán su nómina en la cuenta correcta, evita retrasos durante la ejecución de las nóminas y alivia la presión de su departamento de RRHH.
Otra razón habitual para utilizar el SES es la revisión de las hojas de horas. Esto es especialmente importante si trabaja con contratistas y autónomos. En cualquier momento, pueden ver sus horas trabajadas, avisar a sus superiores si detectan alguna inexactitud y ver cuántas horas más tienen que trabajar en la semana o el mes, según su contrato o acuerdo.
Los empleados que quieran ampliar sus conocimientos también pueden acceder a las bases de conocimiento para aprender más sobre procesos o herramientas específicos que utiliza la empresa. Esto les permitiría tomar la iniciativa, asumir responsabilidades adicionales o ser más productivos en su puesto actual.
En general, el autoservicio de los empleados es un aspecto crucial de cualquier plataforma de RR.HH., así que si estás pensando en digitalizar tus RR.HH., tenlo en cuenta.
