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¿Qué es la combinación de correspondencia?
La combinación de correspondencia es una función de las aplicaciones de procesamiento de datos que automatiza el proceso de enviar una carta, correo electrónico o documento similar a varios destinatarios, personalizado para cada uno de ellos.
Permite conectar una plantilla única con una fuente de datos que contiene información sobre el nombre del destinatario, su dirección postal, su correo electrónico y otros datos predefinidos recogidos por el remitente.
Definición de combinación de correspondencia
La combinación de correspondencia es una función de software que automatiza el proceso de envío de correo masivo a clientes o suscriptores. Permite al remitente crear un documento y personalizarlo para cada destinatario.
La combinación de correspondencia suele asociarse a las comunicaciones de empresa a consumidor (B2C) cuando se generan documentos personalizados a gran escala. Por ejemplo, una empresa utiliza la combinación de correspondencia cuando envía una carta impresa a un gran número de clientes.
¿Cómo funciona la combinación de correspondencia?
El objetivo de la combinación de correspondencia es agilizar los procesos de comunicación, ahorrar tiempo y garantizar que cada destinatario reciba información personalizada del remitente.
Para funcionar, requiere dos componentes: un archivo de datos y un archivo de plantilla. Cuando se fusionan, los dos componentes producen el documento de fusión.
La fuente de datos
La combinación de correspondencia utiliza una fuente de datos que contiene información del destinatario con campos separados para cada tipo de datos que se combinarán en el archivo de plantilla. Entre los formatos habituales para el archivo de datos se incluyen archivos de valores separados por comas (CSV), bases de datos, listas de contactos de correo electrónico y hojas de cálculo.
La plantilla o documento principal
El segundo archivo es el documento principal o plantilla, como un correo electrónico o una carta. Los datos de los destinatarios en la plantilla se marcan como campos vacíos. Cuando inicias la combinación de correspondencia, la plantilla principal se combina con la fuente de datos, creando documentos personalizados. Los datos de los destinatarios del archivo de datos rellenan los campos vacíos hasta que se crean todos los documentos.
La combinación de correspondencia tradicional queda obsoleta y se digitaliza
La definición de combinación de correspondencia tradicional está algo obsoleta. Se remonta a los primeros procesadores de texto (es decir, las primeras versiones de WordPerfect o Microsoft Word), cuando la combinación de correspondencia se utilizaba con frecuencia para imprimir lotes de cartas personalizadas y etiquetas de correo.
Aunque la combinación de correspondencia ha sido una función popular en las sucesivas versiones de los paquetes de software de procesamiento de documentos, puede que pronto esté tan obsoleta como el antiguo software «Print Shop» de los primeros tiempos del PC, o la impresora matricial que tan a menudo se utilizaba para generar documentos de combinación de correspondencia y Print Shop.
Para sustituir a la función de combinación de correspondencia de Microsoft Word, Microsoft ha creado la posibilidad de generar documentos desde el servidor con plantillas de Word y Excel. Los usuarios crean reglas de flujo de trabajo manuales para hacer lo que antes hubiera hecho una combinación de correspondencia.
Este tipo de depreciación acompaña el paso de un entorno nativo de máquina a la nube, donde las funciones se entregan en el lado del servidor, en lugar de en el punto final o en la propia máquina del cliente.
Hoy en día, la combinación de correspondencia es un proceso digital en el que los objetivos se logran mediante diversas formas de visualización de datos y automatización.
Características de la combinación de correspondencia
Las funciones de combinación de correspondencia pueden variar según el software y el tipo de datos. He aquí 6 funciones comunes:
Herramientas utilizadas para la combinación de correspondencia
Algunas herramientas que utilizan las empresas para la combinación de correspondencia son las siguientes:
- Gmass
- Google Docs (con extensión de terceros) y Google Sheets
- Microsoft Outlook o Gmail
- Microsoft Word y Excel
- Salesforce
- Yesware
- Zoho CRM
Las empresas también pueden buscar la disponibilidad de complementos de terceros o extensiones del navegador para ampliar la funcionalidad de combinación de correspondencia a herramientas específicas.
Casos de uso de la combinación de correspondencia
Los casos de uso más comunes de la combinación de correspondencia son las comunicaciones directas de empresa a consumidor (B2C) o de empresa a empresa (B2B), ya sean digitales o físicas. Los casos de uso habituales de la combinación de correspondencia son:
Directorios: Generar una lista de contactos con información individualizada (por ejemplo, lista de empleados, socios o clientes).
Marketing por correo directo: Cartas impresas y etiquetas de correo personalizadas para los clientes.
Campañas de correo electrónico: Comunicaciones por correo electrónico personalizadas para marketing o transacciones.
Presupuestos de ventas: Presupuestos de ventas personalizados o cartas de presentación para clientes potenciales.
Ejemplo de combinación de correspondencia
Algunos ejemplos habituales de documentos creados con la función Combinar correspondencia son los siguientes:
- Facturas
- Certificados
- Directorios y listas
- Correos electrónicos
- Sobres
- Etiquetas
- Cartas
- Identificadores
- Citas
- Informes
- Encuestas
Buenas prácticas para una combinación de correspondencia eficaz
Para garantizar un proceso de combinación de correspondencia ágil que cree documentos personalizados y precisos, las empresas deben tener en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:
Ventajas y desventajas de combinación de correspondencia
Pros 
- Ahorra tiempo al crear múltiples documentos personalizados.
- Personaliza las comunicaciones fusionando fuentes de datos.
- Garantiza la coherencia de la información en todos los documentos fusionados.
- Se integra con varias fuentes de datos, proporcionando flexibilidad y eficacia.
Cons 
- Plantea problemas de seguridad sobre la protección de la información de las fuentes de datos
- Requiere diligencia en el cumplimiento de la normativa sobre privacidad
- Contribuye al envío masivo de correos electrónicos no solicitados si se utiliza indebidamente
- Depende de la compatibilidad de las herramientas que se utilicen, lo que limita la funcionalidad en algunos casos
Lo esencial
La combinación de correspondencia es una buena forma de automatizar y personalizar las comunicaciones masivas de las empresas, tanto en formato digital como físico.
Como las funciones tradicionales pueden quedar obsoletas en las nuevas versiones del software, las empresas pueden utilizar extensiones de terceros o recurrir a modernas plataformas de marketing y correo electrónico para mensajes personalizados y masivos.
