Cuando compras a través de enlaces de afiliados en nuestra web, es posible que obtengamos una comisión sin coste adicional para ti. Aprende ¿Qué es la conciliación contable?
La conciliación en contabilidad es un procedimiento en el que tú o tu contable comparáis dos conjuntos de registros -como un extracto bancario y tu libro mayor- para aseguraros de que los números coinciden. El proceso suele realizarse mensualmente, pero también puedes realizar conciliaciones de cuentas diarias, trimestrales o incluso anuales, en función de las necesidades de tu empresa.
El objetivo subyacente de la conciliación es garantizar que tus finanzas son como deben ser: que la cantidad de dinero que has gastado y ganado como organización es exacta y completa. Cualquier discrepancia podría indicar un error humano, la omisión de pagos o incluso una actividad fraudulenta, lo que subraya por qué la conciliación en contabilidad es tan importante.
¿Cómo funciona la conciliación en contabilidad?
La conciliación en contabilidad puede parecer compleja, pero la tarea consiste simplemente en contrastar dos datos -normalmente un documento financiero interno, como el libro mayor, y otro externo, procedente del banco, un proveedor o un cliente- para asegurarse de que se corresponden entre sí.
Aunque realizar conciliaciones contables solía ser una tarea manual que requería mucho tiempo, con el auge del software de contabilidad basado en la nube, es más fácil que nunca realizar una conciliación contable.
En lugar de tener que comparar manualmente las hojas de datos, ahora las organizaciones pueden utilizar la tecnología para automatizar y acelerar el proceso de conciliación, haciéndolo sin contacto, automático y en tiempo real.
Los distintos tipos de conciliación
La conciliación contable es un término amplio con varias subcategorías. He aquí un vistazo a los distintos tipos que tú, tu contable o tu plataforma de software contable podéis realizar.
Como ya se ha dicho, la frecuencia con la que realices estas conciliaciones dependerá de la naturaleza de tu empresa. Dicho esto, el objetivo general es una vez al mes. Si no es así, corres el riesgo de pasar por alto discrepancias, lo que a la larga te dará más trabajo.
Ten en cuenta que, para cada tipo de conciliación, hay un proceso de seguimiento que debes utilizar si observas discrepancias entre las dos cantidades. Lo repasaremos al final de este artículo con nuestro proceso paso a paso para realizar una conciliación de cuentas.
Conciliación bancaria
La conciliación bancaria es el tipo de conciliación de cuentas más habitual. Consiste en cotejar las transacciones del extracto bancario de tu empresa con tu propio libro mayor para asegurarte de que los importes coinciden.
Conciliación de cuentas a cobrar
Si tu conciliación bancaria no cuadra, puede tener sentido realizar entonces una conciliación de cuentas a cobrar y cuentas a pagar. Con el primer tipo de conciliación, compararás las facturas impagadas de tus clientes con el total de cuentas a cobrar registrado en tu libro mayor para asegurarte de que los importes coinciden.
Conciliación de cuentas a pagar
El proceso de conciliación de cuentas a pagar consiste en evaluar el saldo de cuentas a pagar (el importe que debes a tus proveedores) en tu libro mayor con las facturas de tus proveedores para asegurarte de que todo coincide.
Conciliación entre empresas
Si tu empresa tiene franquicias o filiales, también será crucial realizar conciliaciones entre empresas. Con esta forma de conciliación, intentarás verificar las transacciones entre empresas para eliminar el riesgo de doble entrada y garantizar la exactitud.
Conciliación del inventario
La conciliación del inventario es el proceso de verificar que tu inventario físico coincide con los datos registrados. Si eres una empresa de servicios, esto no te afectará. Pero, para los minoristas y las empresas basadas en productos, es vital realizar esta conciliación con regularidad.
Conciliación del libro mayor
Para los no iniciados, tu libro mayor es básicamente el registro contable principal de tu empresa. La conciliación del libro mayor tiene como objetivo verificar la validez del libro mayor, garantizando que las transacciones incluidas son correctas y completas.
Para lograrlo, tú -o tu contable- compararéis el libro mayor con diversa documentación fuente, como el extracto de tu cuenta bancaria, facturas, etc.
Conciliación de nóminas
Si tu empresa tiene empleados en nómina, querrás que la conciliación de las nóminas forme parte del proceso de final de mes. Con esta forma de conciliación, el objetivo es confirmar que tus empleados cobran la cantidad correcta.
Se consigue contrastando tu libro mayor con tu registro de nóminas y volviendo a comprobar que todos los datos de las nóminas son correctos.
Conciliación del inmovilizado
Un activo fijo, también conocido como activo no corriente, es una pieza de propiedad, software o equipo que tu empresa ha adquirido para utilizarla a largo plazo, lo que significa que no tienes previsto venderla ni convertirla en efectivo dentro del año natural contable.
Por supuesto, la mayoría de los activos se revalorizan o deprecian con el tiempo, y por eso es tan importante la conciliación del activo fijo.
Con este proceso, compararás tu registro de inmovilizado con tu libro mayor para asegurarte de que todas las cifras son correctas. Al hacer esto, podrás asegurarte de que la depreciación está contabilizada, que los activos están correctamente registrados y que la compra de nuevos activos es necesaria.
Conciliación fiscal
Las conciliaciones fiscales son imprescindibles para garantizar que no pagas impuestos de más o de menos. Esta forma de conciliación consiste en comparar tus registros fiscales, como el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre la renta, con tus extractos bancarios, facturas y gastos para asegurarte de que tu deuda fiscal es correcta.
Conciliación automática en tiempo real
Las funciones de conciliación automática en tiempo real suelen proporcionarlas los proveedores de plataformas de software de contabilidad. Utilizan el poder de la inteligencia artificial para agilizar y mejorar el proceso de conciliación, permitiéndote a ti (¡o a tu contable!) utilizar un software que haga el trabajo duro por ti.
Ventajas de la conciliación de cuentas para tu empresa
La conciliación contable es un proceso esencial para empresarios individuales y empresas, grandes y pequeñas. He aquí por qué:
- Precisión: Es increíblemente fácil cometer un error al actualizar manualmente la información contable. La conciliación combate directamente este riesgo, permitiéndote descubrir y corregir cualquier error para que tus estados financieros sean totalmente exactos y veraces.
- Detección de fraudes: Siempre existe el riesgo de que los piratas informáticos entren en tu sistema contable. Por suerte, conciliar regularmente tus cuentas te ayudará a detectar y detener cualquier incidente de fraude antes de que se agrave.
- Más información: Las conciliaciones de cuentas te permiten confiar en la información generada por tus datos financieros, lo que te permite tomar decisiones más seguras e informadas sobre tu negocio.
- Cumplimiento: La conciliación de tus cuentas es un requisito de muchos organismos reguladores. Para mantenerte en el lado correcto de la ley, realizar esta conciliación es imprescindible.
- Fomenta el crecimiento empresarial: Si quieres ampliar tu negocio y conseguir inversiones, necesitarás conocer -sin lugar a dudas- el estado de tus finanzas, que es exactamente a lo que ayuda una conciliación.
¿Cómo se concilia una cuenta?
¿Te preguntas cómo es en la práctica la conciliación en contabilidad?
He aquí cómo realizar una paso a paso:
- Compara los saldos iniciales: Abre tu libro mayor y mira el saldo inicial. Después, mira el saldo inicial de tu extracto bancario. Lo ideal es que ambos coincidan y puedas pasar al siguiente paso.
- Observa la diferencia del saldo final: Ahora, mira el saldo final en tu extracto bancario y en tu libro mayor. Si hay una diferencia, realiza una suma simple para calcular exactamente cuánto no se ha contabilizado.
- Revisa tu extracto bancario y actualiza tu documento interno: Revisa tu extracto bancario, comparándolo con el documento interno, para encontrar los pagos, gastos, comisiones bancarias e intereses que falten. Actualiza tu libro mayor con estos datos. Comprueba también si hay duplicidades que hayas podido incluir accidentalmente en tu libro mayor.
- Revisa el saldo final: Una vez que hayas actualizado tu documento interno, los saldos finales de ambos datos deben coincidir. Si las cifras no coinciden, no te preocupes. Factores como el efectivo en tránsito o la omisión de transacciones pueden provocar estas discrepancias. Si esto ocurriera, realiza un informe de conciliación, para poder justificar las diferencias y facilitarte la conciliación del mes siguiente.
Recuerda también que, si inviertes en un software de contabilidad, puedes automatizar este proceso para que ya no tengas que conciliar manualmente tus cuentas. Teniendo esto en cuenta, aquí tienes nuestra opinión sobre el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas.
Ejemplos de conciliación de cuentas
He aquí una situación hipotética para poner la conciliación de cuentas en contexto.
Supongamos que eres un empresario individual con una cuenta en un banco conocido. A final de mes, compruebas tu extracto bancario, que muestra que tienes 12.000 $ en el banco. Sin embargo, según tus registros, deberías tener 13.000 $.
Para entender la discrepancia, empiezas el proceso de conciliación, mirando las transacciones del último mes para descubrir cualquier gasto, factura, pago de intereses, etc. que aún no se haya procesado.
Después de hacer esto, deberías poder conciliar el desajuste y actualizar el saldo final del mes en tu libro mayor.
