¿Qué significa copia electrónica?
Una copia electrónica de un documento es una copia digital, que no existe en forma física o en papel, sino que se almacena como lenguaje binario o de máquina en cualquier dispositivo o configuración de hardware.
Las copias en software de los documentos se gestionan de forma muy diferente a las tradicionales copias en papel que precedieron al rápido avance de los medios digitales a finales del siglo XX y principios del XXI.
Diccionario Techopedia: Definición de Copia electrónica
La idea general de “copias en software” de documentos plantea muchas cuestiones relativas a la creación, almacenamiento, mantenimiento y cuidado de los documentos. Se han hecho muchas copias en software de documentos muy antiguos, anteriores a la tecnología, que se tratan de forma muy diferente a los originales.
Las empresas también crean planes radicalmente distintos para el archivo, la documentación y la recuperación de copias en software que para cualquier documento que deba conservarse en papel o en “copias impresas”.
Las copias en papel suelen considerarse menos vulnerables que las copias impresas de un documento. En cierto modo, son mucho más duraderas: mientras que una copia en papel puede retorcerse, doblarse, ensuciarse, quemarse, perderse o rasgarse, una copia en papel, colocada en una estructura de hardware adecuada, permanece inmune a todas estas circunstancias prácticamente para siempre.
Sin embargo, las copias en software también tienen sus limitaciones, algunas relacionadas con el envejecimiento o la destrucción de los sistemas de hardware. La diferencia de durabilidad, portabilidad y uso debe tenerse en cuenta a la hora de planificar documentos en copia electrónica y en copia impresa.