¿Qué son las cuentas a pagar?
Las cuentas a pagar se refieren a la subsección de su libro mayor que denota el dinero, también llamado deudas, que debe a terceros como proveedores, contratistas y acreedores. Es importante destacar que las cuentas a pagar excluyen las nóminas, que se incluyen en los salarios a pagar.
Estar al tanto de sus cuentas por pagar es crucial para dirigir una empresa sana y fiable. Si te retrasas en los pagos a tus proveedores o acreedores, podrías dañar la reputación de tu marca, por no mencionar los costosos intereses de demora.
Tenga en cuenta que las cuentas por pagar se refieren únicamente a deudas a corto plazo, servicios y productos que va a pagar en menos de un año. Las deudas a largo plazo, como las hipotecas, se denominan cuentas por pagar hipotecarias.
¿Cómo funcionan las cuentas a pagar?
El proceso de las cuentas a pagar comienza cuando recibimos una factura de un proveedor. Una vez que la has revisado y has comprobado que todo es correcto, es el momento de registrar los detalles en el libro de cuentas a pagar, anotando el importe a pagar y la fecha de vencimiento del pago.
Al hacerlo, observará que aumenta el saldo acreedor en la parte inferior del libro mayor. Esto representa la cantidad total de dinero que debe a terceros.
Cuando venza el pago, pagará al proveedor en cuestión, y el asiento de cuentas a pagar se registrará como débito en el libro mayor de cuentas a pagar, disminuyendo el importe total del crédito adeudado.
Por supuesto, si su empresa depende de varios proveedores, mantener un libro de cuentas por pagar preciso puede ser difícil de hacer manualmente. Por suerte, el software de contabilidad puede ayudar a automatizar el proceso de gestión y pago de facturas de proveedores repetidas, haciéndolo más rápido y preciso a la vez.
También puede recurrir a un contable para que le ayude con la contabilidad, incluidas las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
Si prefiere ahorrar dinero y encargarse usted mismo del proceso, hay que tener en cuenta que el proceso de cuentas por pagar es uno de los más vulnerables al fraude.
Los delincuentes en línea son bien conocidos por enviar facturas falsificadas a las empresas con la esperanza de que un empleado desprevenido procese la factura sin pensárselo dos veces.
Por esta razón, es crucial comprobar dos veces cada factura y asegurarse de que los servicios o productos enumerados son auténticos y que usted los ha utilizado realmente.
Ejemplos de cuentas a pagar
Las cuentas a pagar se refieren a una amplia gama de bienes y servicios, como suscripciones de software, facturas de servicios públicos, servicios de autónomos, coches de alquiler, etcétera.
He aquí un ejemplo práctico de cuentas a pagar:
Contratamos a un vendedor autónomo a principios de mes, acordando un precio de 250 dólares por sus servicios. A final de mes, te envía una factura de 250 dólares con un plazo de pago de 10 días.
Anotas el importe de la factura en tu libro de cuentas a pagar y estableces una alerta para recordarte que debes pagar la factura una semana después. Unos días más tarde, paga la factura y registra el asiento como un débito en su libro mayor.
¿Cómo registrar las cuentas a pagar?
Hasta ahora, hemos analizado el proceso de las cuentas por pagar a un alto nivel. Ahora, le mostraremos paso a paso cómo registrar y procesar las cuentas por pagar. Esta guía es perfecta para empresarios y propietarios de pequeñas empresas que aún no han formalizado el proceso de cuentas por pagar pero desean hacerlo por sí mismos:
Paso 1. Establecer un plan de cuentas
Antes de poder registrar cualquier pago en su libro de cuentas por pagar, necesitará crear su plan de cuentas. Recomendamos crear un plan de cuentas más amplio, que es su rastreador general para registrar las transacciones comerciales.
El plan de cuentas suele tener cinco categorías. Las cuentas a pagar entran en la sección de cuentas de pasivo:
- Cuentas de ingresos
- Cuentas de activo
- Cuentas de pasivo
- Cuentas de gastos
- Cuentas de patrimonio
Segundo 2: Introducir datos de proveedores y facturas
A continuación, puede empezar a introducir pasivos en su plan contable. Los detalles son primordiales aquí: incluya los datos del proveedor, las condiciones de pago y los plazos de pago.
Si utilizas un sistema de seguimiento DIY, también puede ser útil incluir un hipervínculo a la factura del vendedor o proveedor para facilitar su localización y pago posterior.
Paso 3. Tramitar el pago de las facturas pendientes
Ahora es el momento de revisar el plan contable y procesar los pagos de las facturas pendientes. Una vez hecho esto, debe registrar el pago como un débito, marcando así el pago como completo.
Le recomendamos que compruebe sus cuentas por pagar al menos semanalmente para asegurarse de que efectúa los pagos a tiempo.
Cada vez que contrate a un nuevo proveedor, tendrá que volver a completar los pasos dos y tres. Aunque llevar un registro de esta forma requiere cierto esfuerzo manual, es fundamental anotar todos los gastos, tanto para asegurarse de que paga a los proveedores a tiempo como, además, porque estos gastos también son deducibles fiscalmente.
Recuerde también que, con un programa de contabilidad, puede automatizar el proceso de las cuentas por pagar, haciéndolo automático y sin problemas, en lugar de una tarea que requiere mucho tiempo.
Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar
Cuentas por pagar | Cuentas por cobrar |
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Dinero que debes a proveedores (compra de bienes y servicios a crédito) | Dinero que los clientes le deben a tu empresa (venta de bienes a crédito) |
Pasivo | Activo |
Disminuye el efectivo de la empresa | Aumenta el efectivo de la empresa |
Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son dos caras de la misma moneda. Las cuentas por pagar, como ya hemos dicho, son el dinero que debemos a los proveedores. Las cuentas por cobrar, por otro lado, son el dinero que le deben sus clientes.
Acreedores frente a acreedores comerciales
Cuentas por pagar | Cuentas comerciales por pagar |
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Dinero que debes a proveedores (compra de bienes a crédito) | Dinero que debes a proveedores específicamente por inventario (compra de bienes a crédito) |
Pasivo | Pasivo |
Disminuye el efectivo de la empresa | Disminuye el efectivo de la empresa |
Los acreedores comerciales son un subconjunto de los acreedores contables. Las primeras se refieren específicamente a deudas relacionadas con artículos de inventario. En términos sencillos, si el producto o servicio se utiliza como parte de lo que se vende a los clientes, es probable que se trate de una deuda comercial.
Dado que los débitos comerciales están incluidos en las cuentas por pagar, muchas pequeñas empresas optan por no tratarlos por separado. Sin embargo, si sus cuentas comerciales a pagar tienen largos periodos de amortización, merece la pena clasificarlas por separado para mayor claridad.