Cumplimiento normativo

Fiabilidad

¿Qué significa cumplimiento normativo?

El cumplimiento normativo es la adhesión de una organización a las leyes y normativas legales que son relevantes para su negocio. En el contexto de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), esto significa que los productos, servicios y procesos tecnológicos deben cumplir las normas específicas establecidas por los organismos reguladores. El incumplimiento puede acarrear cuantiosas multas, litigios y daños a la reputación.

Las iniciativas de transformación digital han animado a la gente a compartir en línea más información personal y sensible que nunca. Las iniciativas de cumplimiento normativo buscan mitigar y gestionar el riesgo proporcionando normas y mejores prácticas para una variedad de preocupaciones empresariales y de los consumidores que implican la gestión de datos, la privacidad de los datos, la ciberseguridad y el uso ético de la inteligencia artificial (IA).

Otras áreas clave del cumplimiento normativo en las TIC incluyen:

  • Soberanía de datos
  • Impacto medioambiental
    Accesibilidad digital
  • Propiedad intelectual
  • Gestión de registros y conservación de datos
  • Licencias de software
  • Transparencia
  • Telecomunicaciones
  • Comercio electrónico

Ejemplos de cumplimiento de la normativa

Entre las leyes y normativas importantes que afectan a las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) se incluyen:

Ley de Servicios Digitales – Exige que las plataformas en línea sean más transparentes sobre sus algoritmos, eliminen rápidamente los contenidos ilegales y den a los usuarios más control sobre sus datos. Las sanciones por incumplimiento de la DSA pueden alcanzar el 6% de la facturación global de una empresa. La DSA entra en vigor el 1 de enero de 2024.

Ley Sarbanes-Oxley – Impone normas más estrictas en materia de información financiera, controles internos y rendición de cuentas. El incumplimiento de la SOX puede acarrear sanciones penales, incluidas multas de hasta 5 millones de dólares y penas de prisión de hasta 20 años para las personas físicas.

Can Spam Act – Obliga a los remitentes de correos electrónicos comerciales a incluir determinada información en el mensaje, respetar las solicitudes de exclusión voluntaria y prohíbe las prácticas engañosas. El incumplimiento de la Ley CAN-SPAM puede dar lugar a sanciones de hasta 43.280 dólares por infracción, que pueden imponerse a cada correo electrónico enviado en contravención de la ley.

Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) – Establece normas para el intercambio electrónico, el uso y la salvaguarda de la información sanitaria protegida (PHI) por parte de los proveedores de atención sanitaria y otras entidades. El incumplimiento de la HIPAA puede acarrear sanciones civiles y penales, con multas que oscilan entre 100 y 50.000 dólares por infracción y, en algunos casos, penas de prisión para las personas implicadas en la divulgación intencionada o ilícita de PHI. La sanción anual total por cada categoría de infracción puede alcanzar hasta 1,5 millones de dólares.

Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) – Garantiza el procesamiento, almacenamiento y transmisión seguros de la información de las tarjetas de pago. Las multas pueden oscilar entre miles y millones de dólares y también pueden incluir la pérdida de la capacidad de la organización incumplidora para procesar transacciones con tarjetas de pago.

Ley de IA de la UE – Propuesta legislativa que regula el desarrollo y uso de la inteligencia artificial (IA) en la Unión Europea. Clasifica los sistemas de IA en tres categorías de riesgo: riesgo inaceptable, riesgo alto y riesgo bajo/minimo. Los sistemas de IA de riesgo inaceptable están prohibidos, mientras que los de riesgo alto deben cumplir una serie de requisitos que abordan la seguridad, la transparencia y la no discriminación. Las sanciones por incumplimiento de la Ley de IA pueden alcanzar el 7% de la facturación global de una empresa.

Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la Información (FISMA) – Establece directrices y normas para la gestión de la seguridad de la información en las agencias del gobierno federal de Estados Unidos. Las sanciones por incumplimiento de la FISMA pueden incluir diversas consecuencias, como sanciones económicas, restricciones en la financiación de las agencias, pérdida de autoridad para operar sistemas de TI y posibles ramificaciones legales y de reputación para las personas responsables o las agencias involucradas.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): impone obligaciones a las organizaciones que recopilan, procesan y almacenan datos personales, incluida la obtención del consentimiento, la concesión de derechos a los interesados, la aplicación de medidas de seguridad y la notificación de las violaciones de datos. El incumplimiento del RGPD puede acarrear importantes sanciones, incluidas multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de los ingresos anuales globales de la organización incumplidora, la cifra que sea más alta, en función de la gravedad y la naturaleza de la infracción.

Directiva sobre diseño ecológico de la Unión Europea – Establece requisitos de eficiencia energética. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones que varían según los Estados miembros, pero suelen incluir multas, restricciones de acceso al mercado, retirada de productos y otras acciones legales. Las sanciones específicas dependen de la naturaleza y el alcance del incumplimiento.

Ley de Derechos de Autor para el Milenio Digital (DMCA) – Tipifica como delito la elusión de las medidas tecnológicas utilizadas para proteger las obras protegidas por derechos de autor, como los programas informáticos, y ofrece un puerto seguro a los proveedores de servicios en línea frente a la responsabilidad por infracción de los derechos de autor de los contenidos generados por los usuarios, siempre que retiren rápidamente el material infractor tras la notificación. Las sanciones por incumplimiento pueden incluir recursos civiles, como medidas cautelares y daños y perjuicios, multas y penas de prisión.

Directrices reglamentarias frente a leyes y reglamentos

Las directrices reguladoras son recomendaciones, mejores prácticas o consejos proporcionados por los organismos reguladores para ayudar a las organizaciones a comprender y aplicar requisitos reguladores específicos.

Las directrices no son obligatorias. Esto significa que, aunque proporcionan prácticas recomendadas, las organizaciones pueden no estar legalmente obligadas a seguirlas. Sin embargo, la adhesión a las directrices a menudo puede simplificar el proceso de adhesión a las leyes específicas establecidas por los organismos reguladores y lograr el cumplimiento normativo.

Las leyes tienden a ser amplias y generales y proporcionan un marco que guía el desarrollo de reglamentos más específicos. Los reglamentos proporcionan directrices y procedimientos específicos, y dictan los requisitos necesarios para cumplir los principios más amplios establecidos por las leyes.

Tanto las leyes como los reglamentos son jurídicamente vinculantes, pero los mecanismos de aplicación pueden diferir. La infracción de una ley suele ser un delito más grave y puede dar lugar a cargos penales o sanciones civiles. Los reglamentos, aunque también son de obligado cumplimiento, suelen conllevar sanciones administrativas o multas por incumplimiento, pero no implican necesariamente cargos penales.

¿Qué son las cargas de cumplimiento?

La carga de cumplimiento de una organización consiste en los recursos financieros, operativos y humanos necesarios para satisfacer los requisitos de cumplimiento normativo. La carga puede variar significativamente en función del sector, la ubicación geográfica y la normativa específica que se aplique a una organización.

Se deben a una serie de factores, entre ellos

  • Complejidad normativa: La normativa y la legislación pueden ser complejas y estar sujetas a cambios frecuentes. Entender e interpretar estos requisitos, así como mantenerse al día de las actualizaciones, puede ser difícil y llevar mucho tiempo.
  • Documentación e informes: El cumplimiento de la normativa a menudo implica mantener una amplia documentación, registros e informes para demostrar el cumplimiento de la normativa. En una gran organización, esto puede requerir la contratación de un Director de Cumplimiento (CCO) y recursos dedicados a la presentación de informes, mantenimiento de registros y actividades de gestión de datos.
  • Formación y educación: Las organizaciones necesitan invertir en programas de formación y recursos educativos cuando entran en vigor nuevas leyes y reglamentos para garantizar que los empleados entienden los requisitos de cumplimiento y están equipados para seguir los procedimientos necesarios.
  • Controles y procesos internos: Implantar y mantener controles y procesos internos sólidos para garantizar el cumplimiento requiere recursos adicionales, como tecnología, personal e infraestructura.
  • Auditorías de cumplimiento: La realización periódica de auditorías internas de cumplimiento (y la respuesta a auditorías o inspecciones externas) puede imponer cargas adicionales a las organizaciones que incluyen dedicar tiempo y recursos a abordar las conclusiones de las auditorías y aplicar medidas correctivas. Las auditorías de cumplimiento desempeñan un papel importante en las iniciativas de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC).
  • Implicaciones financieras: El incumplimiento puede acarrear gastos legales y multas. Las organizaciones deben asignar recursos financieros para cubrir estas responsabilidades potenciales.

Ventajas del cumplimiento como servicio

La carga que supone el cumplimiento de la normativa puede ser especialmente difícil para las pequeñas y medianas empresas (PYME) con recursos limitados. Mitigar la carga de cumplimiento de una organización requiere estrategias eficaces de gestión del cumplimiento, incluidas evaluaciones de análisis de riesgos, optimización de procesos, automatización y formación y comunicación periódicas para garantizar prácticas de cumplimiento eficaces y rentables.

Los proveedores de Compliance-as-a-Service (CaaS) pueden ayudar a las pymes a reducir la carga que supone gestionar internamente las complejas tareas de cumplimiento. Este tipo de servicio en la nube permite a las organizaciones aprovechar la experiencia y los recursos del proveedor de servicios y minimizar el riesgo de incumplimiento mediante:

  • La supervisión continua de los cambios y actualizaciones normativas para garantizar que la organización sigue cumpliendo las leyes y reglamentos aplicables.
  • Identificando y evaluando los riesgos potenciales de seguridad dentro de la organización, evaluando su impacto potencial en el cumplimiento y desarrollando estrategias para mitigarlos.
  • Desarrollar y mantener materiales de formación exhaustivos para las partes interesadas.
  • Realizar auditorías internas para evaluar los niveles de cumplimiento, identificar áreas de mejora y generar informes que puedan utilizarse para demostrar el cumplimiento a reguladores y clientes.
  • Proporcionar información actualizada sobre cambios normativos, mejores prácticas del sector y nuevos requisitos de cumplimiento.

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Margaret Rouse
Senior Editor
Margaret Rouse
Experta en tecnología

Margaret Rouse es una galardonada escritora técnica y profesora conocida por su habilidad para explicar temas técnicos complejos a una audiencia de negocios no técnica. Durante los últimos veinte años, sus explicaciones han aparecido en sitios web de TechTarget y ha sido citada como autoridad en artículos del New York Times, Time Magazine, USA Today, ZDNet, PC Magazine y Discovery Magazine. La idea de diversión de Margaret es ayudar a profesionales de TI y negocios a aprender a hablar los idiomas altamente especializados de cada uno. Si tienes una sugerencia para una nueva definición o cómo mejorar una explicación técnica,…