Digitalización

Fiabilidad

En las últimas décadas, se ha vivido un proceso de cambios tecnológicos, en donde la digitalización tiene un papel protagónico al permitir transformar los objetos, fotos, videos y documentos que antes solo se manejaban en físico, a formatos digitales para almacenarlos en los dispositivos electrónicos o en la nube o para editarlos y mejorar su calidad. 

En realidad, es un proceso muy simple de entender, ya que cuando conviertes una fotografía o un documento que está en papel a un formato en bits y bytes, ya estás haciendo una digitalización. Sin contar que se trata de un proceso que optimiza y ahorra recursos.  

Para el entorno empresarial y en casi todos los ámbitos sociales, la digitalización se convierte en una herramienta vital que garantiza la supervivencia dela gestión. En esta entrada, te explicamos qué es la digitalización, así como sus ventajas, desventajas y los retos que enfrenta este proceso.  

¿Qué es la digitalización?

La digitalización es el proceso de convertir material fuente físico en material fuente digital. El objetivo de la digitalización es preservar y proteger la información analógica y hacer posible que los dispositivos informáticos trabajen con ella.

Los formatos analógicos tradicionales almacenan la información de forma continua. (Piense en los surcos de un disco de vinilo o en los campos magnéticos variables de una cinta de casete).

En cambio, los formatos digitales utilizan un sistema binario discreto, formado por 0 y 1, para almacenar la información. Esta representación binaria es un componente fundamental de la digitalización.

Definición de digitalización

Es importante señalar que existen dos tipos de definición para la palabra digitalización (en inglés digitization y digitalization). Aunque suenen parecidos, ambos términos representan dos conceptos distintos:

  • Digitization es un concepto bastante limitado que implica la conversión de información no digital a un formato digital. Este proceso puede consistir en escanear un documento físico y guardarlo como PDF, por ejemplo.
  • Digitalization es un concepto más amplio que implica la integración de la tecnología digital en todos los ámbitos de la empresa y la sociedad. Para evitar confusiones, el concepto de digitalización se denomina cada vez más transformación digital.

Cómo funciona la digitalización

1. El primer paso de cualquier iniciativa de digitalización consiste en identificar qué material original se va a digitalizar. Los documentos históricos y las fotos familiares siempre han sido candidatos populares para la digitalización. Las cintas de vídeo y los discos de larga duración (LP) también se están convirtiendo en un foco de atención para los esfuerzos de preservación digital, ya que también pueden degradarse con el tiempo.

2. El siguiente paso consiste en seleccionar el proceso adecuado para convertir el material original. Los procesos de digitalización más conocidos son

  • Escaneado: Consiste en utilizar un escáner para crear una imagen digital del material original. Existen varios tipos y tamaños de escáneres, cada uno de ellos adecuado para un fin distinto. Entre los tipos de escáner más comunes se encuentran los escáneres planos, los escáneres de avance y los escáneres de mano.
  • Captura: Las cámaras digitales se utilizan a menudo para digitalizar materiales originales extremadamente grandes o frágiles. Si se necesitan varias imágenes para capturar el material original, se pueden unir virtualmente con software.
  • Introducción de datos: Cuando el material original no puede escanearse o capturarse directamente, puede digitalizarse introduciendo manualmente la información en un dispositivo informático. Este proceso suele utilizarse para convertir texto a formato digital cuando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) no resulta eficaz.
  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Esta tecnología suele utilizarse para digitalizar imágenes que contienen texto. El software de OCR está diseñado para reconocer qué píxeles de una imagen representan texto y, a continuación, convertir esos píxeles en un formato de texto digital.
  • Digitalización de audio y vídeo: Este proceso de digitalización se utiliza a menudo para convertir contenidos de audio o vídeo heredados a un formato digital. Consiste en introducir la salida del dispositivo de reproducción original en un conversor analógico-digital (ADC), que convierte la señal analógica en formato digital.
  • Muestreo de señal: Este tipo de digitalización consiste en muestrear la intensidad, o amplitud, de una señal analógica a intervalos regulares predeterminados y convertir las muestras en valores numéricos. Este proceso es esencial para digitalizar señales analógicas de sonido y vídeo, de modo que puedan ser procesadas y almacenadas por sistemas electrónicos.
  • Conversión de formatos: A veces, es necesario convertir el material de origen digital a otro formato. En este contexto, el proceso suele denominarse transcodificación en lugar de digitalización.

3. Una vez digitalizado el material original, se codifica en un formato digital estándar. Los formatos más comunes son PNG para imágenes, PDF para documentos, MP3 para audio y MP4 para vídeo.

4. Tras la conversión inicial, los nuevos archivos digitales pueden editarse para mejorar su calidad. Esto puede incluir recortar, ajustar el brillo y el contraste, limpiar el ruido de audio u otras mejoras.

5. Por último, se almacenan los archivos digitales. Dependiendo de cómo se vaya a compartir el contenido digital, los activos digitales pueden almacenarse en un disco duro interno, un disco duro externo, una memoria USB o en la nube de un proveedor de servicios de almacenamiento.

¿Quién se encarga de convertir información y documentos de formatos analógicos a digitales?

La digitalización ocurre cuando un escáner o cualquier otro equipo digitalizador (SmartPhone, ordenadores, sintetizadores, micrófonos, tablet u otros) se encargan de transformar el documento, fotografía, sonido u objeto para pasarlo a un formato digital, para lo que casi siempre se necesita de una conexión a internet. 

Es muy común confundir este proceso con la Digitization lo cual no es más que escanear un texto en físico a digital. No obstante, ambos procesos se complementan entre sí y forman parte de la transformación digital que están asumiendo muchos entornos en la actualidad. 

Una vez que ha ocurrido la digitalización, el archivo generado puede compartirse, almacenar, editar o reproducir más eficientemente que como ocurriría con el objeto o documento en su forma análoga. 

Cabe destacar que la digitalización incluye el procesamiento de datos como editar textos, modificar imágenes, mezclar sonidos, etc.

Historia de la digitalización

La digitalización se ha visto impulsada por el desarrollo de nuevas tecnologías y una creciente demanda de formas más eficientes y accesibles de manejar la información.

Entre los avances más significativos que han transformado radicalmente la forma en que la gente de a pie almacena, procesa y transmite la información se encuentran:

  • Ordenadores personales (PC): La introducción de los ordenadores personales a finales de los años setenta y ochenta llevó la tecnología digital a los hogares y empresas de todo el mundo. En esta época se produjo un aumento significativo de la digitalización, ya que los ordenadores se hicieron más accesibles y se generalizó la disponibilidad de programas capaces de manejar diversos tipos de datos digitales.
  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que puede convertir texto mecanografiado, impreso o escrito a mano en formato digital, se generalizó en las décadas de 1970 y 1980. Esta tecnología fue crucial para digitalizar grandes volúmenes de material impreso y automatizar procesos de introducción de datos que antes llevaban mucho tiempo.
  • Digitalización de audio y vídeo: En las décadas de 1980 y 1990 también se produjeron avances significativos en la digitalización de audio y vídeo. La introducción de los discos compactos (CD) en los 80 digitalizó la forma de almacenar los contenidos musicales, y los DVD de los 90 hicieron lo propio con el vídeo.
  • Internet y la World Wide Web: La creciente popularidad de Internet en la década de 1990 fue un hito importante, que condujo a la digitalización de la información a una escala sin precedentes.
  • Cámaras digitales: Con el cambio de siglo, las cámaras digitales empezaron a sustituir a las de película. No pasó mucho tiempo antes de que el proceso de captura y almacenamiento de imágenes se digitalizara casi exclusivamente.
  • Tecnología del siglo XXI: A principios del siglo XXI se ha producido una explosión de la digitalización, impulsada por la llegada de los teléfonos inteligentes, las tabletas, la computación en la nube y el Internet of Things (IoT). Esta era se caracteriza por la digitalización de casi todo, desde libros y periódicos hasta televisión y radio.

Ventajas de la digitalización

Convertir la información analógica en formato digital ofrece una amplia variedad de ventajas que han revolucionado la forma en que las personas almacenan, acceden y comparten la información.

Entre las principales ventajas se incluyen:

Ventajas Descripción
Durabilidad Los contenidos analógicos pueden degradarse con el tiempo debido a factores físicos como el desgaste.
Redundancia La información digital puede replicarse fácilmente para garantizar su conservación sin introducir errores.
Fácil acceso Los ordenadores y otros dispositivos digitales pueden acceder fácilmente a la información digital a través de una red de área local (LAN) o una red de área extensa (WAN).
Fácil recuperación La digitalización permite buscar y recuperar información específica de forma rápida y eficaz.
Mejoras en el almacenamiento y la organización La información digital puede almacenarse de una forma compacta y organizada que requiere mucho menos espacio físico que sus homólogos analógicos heredados.
Colaboración remota La información digitalizada hace posible que personas situadas en distintos puntos geográficos puedan ver virtualmente el mismo contenido digitalizado.
Manipulación y análisis de datos La información digital puede manipularse, analizarse y procesarse localmente o en la nube.
Accesibilidad e inclusión Una vez digitalizada la información, puede hacerse más accesible a las personas con discapacidad.

Desventajas de digitalización

A pesar de que la digitalización juega un papel fundamental en casi todas las gestiones empresariales y comerciales de la actualidad, la verdad es que no deja de tener algunas desventajas, entre las que podemos mencionar: 

Desventaja Descripción
Vulnerabilidad a ciberataques La digitalización incrementa la exposición a ataques cibernéticos, lo que puede comprometer la seguridad de la información personal y corporativa.
Dependencia tecnológica Aumenta la dependencia de la tecnología, por lo que se puede convertir en algo problemático durante fallas de sistema o falta de acceso a internet.
Brecha digital Puede ampliar la brecha entre quienes tienen acceso a tecnologías digitales y quienes no, exacerbando desigualdades sociales.
Costos de implementación La transición y mantenimiento de sistemas digitales requiere una inversión significativa, que puede ser muy alta para pequeñas empresas.
Pérdida de privacidad La digitalización facilita la recolección y análisis de grandes volúmenes de datos personales, y en algunos casos esto puede cruzar los límites de la privacidad personal.
Sobrecarga de información Con el acceso a enormes cantidades de información, puede resultar difícil para los usuarios separar datos importantes de los que no lo son.
Es un poco complicada  Sobre todo para las personas de la tercera edad o para quienes carecen de contacto con dispositivos de digitalización. 

¿Cómo funciona la digitalización?

En términos generales, la digitalización funciona como medio de transformación para integrar las tecnologías digitales en el manejo de los datos y la información.

Inicia al momento en que el usuario utiliza un equipo de digitalización para llevar un documento analógico a un formato que se pueda almacenar en equipos digitales.

Como se trata de un proceso, tiene varios componentes o pasos que se deben completar y que son aspectos clave: 

  • La captura utilizando un escáner o equipo digital con escáner integrado para documentos, una cámara digital para fotografías o un micrófono para sonidos.
  • La conversión, mediante la cual el documento u objeto analógico se transforma a digital.
  • El almacenamiento, por el cual los datos digitales se almacenan en medios electrónicos como discos duros, SSD, o en la nube.
  • Le sigue el procesamiento, ya que una vez almacenados, los datos pueden ser procesados y manipulados fácilmente con software especializado. 
  • La transmisión es el siguiente paso, mediante el cual los datos digitalizados pueden ser fácilmente transmitidos a través de redes digitales como el internet.

¿Para qué sirve la digitalización?

Los usos de la digitalización y su efecto en la gestión de documentos, la han convertido en uno de los procesos más eficientes y con mayores resultados para acelerar el procesamiento de la información. 

Principalmente, la digitalización sirve para tener un soporte digital de los documentos en físico, con la finalidad de hacer más rápido y simple el manejo de los datos. 

Además, permite el acceso a los documentos desde cualquier parte y usando todo tipo de dispositivos, ya que puedes guardar la información en archivos, en la nube o en tu correo electrónico y acceder al documento, fotografía y video cuando lo necesites.

Para el mercadeo, la digitalización ha abierto todo un abanico de posibilidades. De hecho, el marketing digital se basa en el intercambio continuo de un flujo de formatos digitales, como fotos, videos, infografías, etc., que sirven para promocionar los productos y servicios. 

A lo anterior se le suma que es un proceso más ecológico, que permite un gran ahorro de papel y tinta, por lo que contribuye con el cuidado del medio ambiente y la eco-conservación. 

Retos de la digitalización

Después de responder a la pregunta sobre qué es la digitalización, podemos concluir que ha revolucionado la forma de almacenar, acceder y compartir contenidos de texto, imágenes, vídeo y audio. Sin embargo, los grandes proyectos no están exentos de retos para las empresas. Entre ellos se incluyen:

  • Consideraciones sobre recursos y costes: Los proyectos de digitalización pueden ser costosos y requerir muchos recursos. Los grandes proyectos de digitalización suelen requerir equipos y software especializados. Las organizaciones deben evaluar cuidadosamente los costes y beneficios de la digitalización antes de emprender este tipo de proyectos.
  • Integridad y conservación de los datos: Es importante garantizar la integridad y conservación a largo plazo de la información digitalizada. Esto implica aplicar prácticas sólidas de gestión de datos, establecer soluciones de almacenamiento fiables y desarrollar estrategias para la migración de datos y la gestión de la obsolescencia.
  • Cuestiones de derechos de autor y propiedad intelectual: La digitalización puede plantear problemas de derechos de autor y propiedad intelectual (PI), especialmente cuando se trata de materiales históricos o sensibles. Las organizaciones deben establecer directrices claras sobre derechos de autor y obtener los permisos necesarios antes de digitalizar obras protegidas.
  • Calidad y normalización de los datos: Los formatos de archivo incoherentes, la falta de elementos de datos y la mala calidad de los datos pueden obstaculizar la eficacia de los esfuerzos de digitalización. Es importante que las organizaciones establezcan procedimientos de limpieza y validación de datos antes de iniciar un proyecto de digitalización.
  • Conocimientos técnicos y formación: En ocasiones, la digitalización puede requerir conocimientos técnicos únicos para manejar los equipos heredados. Dependiendo del proyecto, es posible que las organizaciones tengan que invertir en formación o buscar apoyo externo para garantizar el éxito del proyecto.
  • Integración con los sistemas existentes: La información digitalizada debe integrarse perfectamente con los sistemas de datos y flujos de trabajo existentes para maximizar su valor. Las organizaciones deben planificar cuidadosamente el proceso de integración de datos para evitar interrupciones y garantizar que el contenido digitalizado pueda utilizarse con eficacia.

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Margaret Rouse
Experta en tecnología

Margaret Rouse es una galardonada escritora técnica y profesora conocida por su habilidad para explicar temas técnicos complejos a una audiencia de negocios no técnica. Durante los últimos veinte años, sus explicaciones han aparecido en sitios web de TechTarget y ha sido citada como autoridad en artículos del New York Times, Time Magazine, USA Today, ZDNet, PC Magazine y Discovery Magazine. La idea de diversión de Margaret es ayudar a profesionales de TI y negocios a aprender a hablar los idiomas altamente especializados de cada uno. Si tienes una sugerencia para una nueva definición o cómo mejorar una explicación técnica,…