Gestión de documentos

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¿Qué significa gestión de documentos?

La gestión de documentos es el proceso de almacenar, localizar, actualizar y compartir datos con el fin de mejorar el flujo de trabajo y los resultados empresariales.

La compartición centralizada y el almacenamiento de datos en servidores específicos ayudan a las organizaciones a acceder a la información de forma eficiente y eficaz, además de proteger los datos.

En el proceso de gestión de documentos se utilizan programas y servidores. Los metadatos importantes están centralizados, en lugar de descentralizados o difíciles de localizar.

Definición de gestión de documentos

Al contener los datos en un servidor compartido y dentro de archivos compartidos, la gestión de documentos permite que sólo los usuarios autorizados editen y añadan datos a los ya existentes.

También garantiza que las descargas sólo las realicen las personas autorizadas. Los datos pueden encriptarse para garantizar aún más su seguridad.

Los servidores designados para gestionar documentos también pueden contener aplicaciones de flujo de trabajo integradas para maximizar la gestión de tareas y ayudar en el flujo de trabajo de la organización.

El seguimiento automatizado de las tareas humanas tiene lugar durante el proceso de gestión de documentos. Las capacidades de flujo de trabajo personalizadas pueden construirse junto con los usos de plantillas comunes, eliminando la necesidad de creación repetitiva de documentos.

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Margaret Rouse
Senior Editor
Margaret Rouse
Experta en tecnología

Margaret Rouse es una galardonada escritora técnica y profesora conocida por su habilidad para explicar temas técnicos complejos a una audiencia de negocios no técnica. Durante los últimos veinte años, sus explicaciones han aparecido en sitios web de TechTarget y ha sido citada como autoridad en artículos del New York Times, Time Magazine, USA Today, ZDNet, PC Magazine y Discovery Magazine. La idea de diversión de Margaret es ayudar a profesionales de TI y negocios a aprender a hablar los idiomas altamente especializados de cada uno. Si tienes una sugerencia para una nueva definición o cómo mejorar una explicación técnica,…