Lugar de trabajo digital

¿Qué es un lugar de trabajo digital?

La integración del trabajo a distancia, la digitalización, la automatización y la inteligencia artificial (IA) en las operaciones cotidianas de un amplio abanico de empresas está impulsando una importante transformación del concepto de lugar de trabajo.

El término “digital workplace” fue popularizado en 2009 por Paul Miller, fundador de Digital Workplace Group, para referirse al ecosistema más amplio de la tecnología en el lugar de trabajo.

El libro de Miller, The Digital Workplace: Cómo la tecnología está liberando el trabajo, se publicó en 2012 y lo definió como el equivalente virtual y digital del espacio de trabajo físico.

Diccionario Techopedia: Lugar de trabajo digital

Un lugar de trabajo digital utiliza la tecnología para facilitar, agilizar y mejorar los procesos de trabajo, fomentando la colaboración entre los empleados para aumentar su compromiso y productividad.

El lugar de trabajo digital se extiende más allá de los límites físicos de una oficina tradicional, permitiendo a los empleados utilizar herramientas y aplicaciones online para completar tareas, comunicarse y colaborar en cualquier lugar con conexión a Internet.

Mientras que las pequeñas empresas suelen tener la agilidad necesaria para desplegar las aplicaciones y otras herramientas que sus empleados necesitan para convertirse en lugares de trabajo totalmente digitales, las empresas están adoptando cada vez más modelos digitales para múltiples oficinas.

¿Qué hace que un lugar de trabajo sea digital?

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Un lugar de trabajo digital tiene varios componentes:

  1. Infraestructura digital: Los lugares de trabajo digitales integran dispositivos, software y hardware, incluidos ordenadores portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes, herramientas virtuales de reunión y colaboración y aplicaciones empresariales compartidas. Los sistemas de gestión de contenidos y conocimientos facilitan el intercambio eficaz de información dentro de la empresa y con clientes y socios externos, mientras que las herramientas de colaboración permiten a los trabajadores comunicarse y gestionar proyectos en tiempo real, independientemente de su ubicación geográfica.
  2. Informática en la nube: Los servicios basados en la nube constituyen la columna vertebral del lugar de trabajo digital, ya que ofrecen a las empresas una forma segura de almacenar y acceder a sus datos y aplicaciones. De este modo, los empleados pueden acceder a toda la información y herramientas que necesitan, lo que permite flexibilidad y escalabilidad a medida que crece la plantilla.
  3. Trabajo a distancia: Con las aplicaciones alojadas y a las que se accede desde la nube en lugar de servidores y sistemas informáticos físicos en una ubicación fija, los empleados pueden realizar tareas, asistir a reuniones virtuales y acceder a la información desde dispositivos móviles sobre la marcha o trabajar de forma totalmente remota.
  4. Automatización e IA: La integración de herramientas de automatización e IA, como chatbots y aplicaciones de análisis de datos, puede mejorar la productividad y la eficiencia mediante la automatización de tareas rutinarias. Esto permite a los empleados centrarse en tareas más complejas que requieren razonamiento y creatividad humanos.
  5. Ciberseguridad: En el reino del lugar de trabajo digital, donde la dependencia de las aplicaciones conectadas a Internet es esencial, la ciberseguridad emerge como un escudo crítico. La aplicación de medidas de seguridad sólidas es necesaria para proteger los datos sensibles y es crucial para defender a los empleados y las empresas contra los ciberataques.
  6. Plataformas de experiencia del empleado: Sirven como columna vertebral de los lugares de trabajo digitales, ofreciendo una serie de herramientas diseñadas para fomentar el compromiso de los empleados y recopilar comentarios valiosos. Estas plataformas se esfuerzan por crear un entorno en el que los empleados se sientan más comprometidos y motivados.

El cambio a un mercado digital debe adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.

¿Por qué las organizaciones están haciendo la transición digital?

Las necesidades del lugar de trabajo moderno están cambiando a medida que avanza la tecnología y los trabajadores la incorporan a todos los aspectos de su vida. Los trabajadores más jóvenes tienden a valorar el equilibrio entre trabajo y vida personal, el trabajo a distancia y el uso de tecnologías innovadoras en el trabajo.

La proliferación de dispositivos siempre conectados a Internet genera enormes volúmenes de datos que deben ser interpretados y analizados, lo que requiere herramientas digitales que ayuden a automatizar y gestionar el proceso.

Una infraestructura digital sólida puede ayudar a las empresas a estar a la vanguardia de la innovación en su sector, aumentar su agilidad en respuesta a las cambiantes condiciones del mercado y desarrollar su ventaja competitiva.

Los entornos de trabajo digitales facilitan el seguimiento y la gestión de proyectos desde una única interfaz. Esto ayuda a los equipos a identificar ineficiencias en los procesos y racionalizar sus flujos de trabajo.

La pandemia mundial de Covid-19 aceleró la transición digital, ya que más empleados empezaron a trabajar desde ubicaciones remotas.

Ventajas y retos de un lugar de trabajo digital

Ventajas Retos
La infraestructura digital promueve acuerdos de trabajo flexibles que ayudan a los empleados a mejorar su equilibrio entre vida laboral y personal, lo que a su vez aumenta su compromiso. La resistencia de los empleados al cambio puede dificultar la introducción de nuevos procesos digitales que sustituyan a los métodos tradicionales.
El acceso basado en la nube desde cualquier dispositivo a todos los documentos, archivos, enlaces y otros medios e información que los empleados necesitan ahorra tiempo y aumenta la productividad. Adoptar una plétora de paquetes de software para que los empleados se comuniquen y completen diversas tareas puede causar confusión y aumentar la complejidad.
El trabajo a distancia permite a las organizaciones aprovechar una reserva global de talento y reducir los costes de las oficinas físicas, al tiempo que permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar. Almacenar información importante de la empresa en aplicaciones basadas en la nube a las que se puede acceder desde cualquier dispositivo en cualquier lugar presenta vulnerabilidades de ciberseguridad. Las filtraciones de datos y las estafas de phishing pueden poner en peligro los datos de la empresa, y aplicar políticas de seguridad puede costar dinero, tiempo y esfuerzo.
Las herramientas de comunicación y colaboración permiten a los empleados trabajar juntos en tiempo real, fomentando la innovación, la eficiencia y el aumento de la productividad. Introducción de nuevos procesos de trabajo y herramientas puede causar inicialmente una caída en la productividad, ya que  requiere tiempo para que los empleados aprendan a usarlos.
Los procesos automatizados e impulsados por IA reducen la cantidad de tiempo que los empleados deben dedicar a tareas manuales para que puedan centrarse en tareas que requieren pensamiento crítico y creatividad. Los empleados pueden carecer de las competencias digitales necesarias. Para sacar el máximo partido de las nuevas aplicaciones se requiere una formación y una actualización de conocimientos eficaces.
Ofrecer un entorno de trabajo digital innovador con una experiencia de usuario positiva para los empleados puede ayudar a las empresas a atraer y retener el talento. Aunque los procesos digitales pueden ahorrar costes a largo plazo, la transición puede requerir una importante inversión inicial en tecnología y formación. Las empresas deben sopesar los costes iniciales y los beneficios esperados.
Los procesos digitales flexibles y adaptables dan a las empresas la agilidad necesaria para responder a nuevas oportunidades o gestionar las perturbaciones. La integración de las nuevas herramientas en los sistemas existentes puede ser compleja y causar algunos trastornos en el funcionamiento normal de la empresa. Puede ser necesaria una planificación cuidadosa y, en algunos casos, un desarrollo personalizado para garantizar la compatibilidad entre diferentes dispositivos y aplicaciones de software.
El seguimiento de los flujos de trabajo digitales proporciona información sobre las operaciones empresariales para ayudar a identificar nuevas oportunidades y problemas que deben abordarse. Los problemas técnicos, las interrupciones o los fallos del sistema pueden perturbar la productividad, sobre todo si las organizaciones no disponen de mecanismos sólidos de soporte informático y solución de problemas.

Cómo implantar un entorno de trabajo digital

Cada organización tiene requisitos únicos para un lugar de trabajo digital, pero hay algunos factores comunes que deben tenerse en cuenta al realizar la transición:

  • Estrategia clara: En primer lugar, los directivos deben tener claro por qué necesitan cambiar a un entorno de trabajo digital y cómo se alineará con sus objetivos empresariales. A continuación, pueden elaborar una estrategia basada en los sistemas ya existentes y en las carencias que necesitan ser gestionadas.
  • Comunicación: Una estrategia eficaz incluirá todas las áreas de la empresa y requerirá una comunicación continua entre los equipos. Los directivos deben mantener a los empleados al corriente del proceso y asegurarse de que las herramientas digitales implantadas facilitan la comunicación y la colaboración.
  • Ciberseguridad: Digitalizar el lugar de trabajo requiere que los equipos de IT implementen procedimientos de seguridad sólidos para evitar fugas de datos o ataques maliciosos.
  • Formación eficaz: Los empleados deben recibir formación sobre cómo utilizar los nuevos dispositivos y aplicaciones de forma eficaz y segura. Y a medida que se actualicen el software y los dispositivos, necesitarán formación actualizada sobre cómo utilizar las nuevas funciones.
  • Comentarios y feedback de los empleados: Ofrecer a los empleados la posibilidad de dar su opinión directamente sobre el uso de los sistemas y herramientas digitales ayuda a los directivos a entender qué funciona bien y si hay aspectos que mejorar.

Conclusión

El lugar de trabajo digital es algo más que introducir o actualizar tecnología: representa un cambio cultural en las empresas y en el trabajo de los empleados.

Aceptar la transición de las prácticas de trabajo tradicionales a las digitales es clave para que las empresas sigan siendo competitivas no sólo en sus mercados, sino también como compañía a nivel interno.

A medida que la tecnología siga evolucionando, también lo hará el lugar de trabajo digital, y las organizaciones tendrán que estar al tanto de retos como la ciberseguridad y la brecha digital para seguir siendo eficaces.

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Nicole Willingde

Nicole Willing cuenta con dos décadas de experiencia en la redacción y edición de contenidos sobre tecnología y finanzas. Es experta en los mercados de materias primas, acciones y criptomonedas, así como en las últimas tendencias del sector tecnológico, desde los semiconductores hasta los vehículos eléctricos. Su experiencia informativa sobre la evolución de los equipos y servicios de redes de telecomunicaciones y la producción de metales industriales le da una perspectiva única sobre la convergencia de las tecnologías del Internet de las Cosas y la fabricación.