Cuando compras a través de enlaces de afiliados en nuestra web, es posible que obtengamos una comisión sin coste adicional para ti. Aprende ¿Qué significa retención de correo electrónico?
La retención de correo electrónico es la conservación de registros de mensajería instantánea y correo electrónico en una organización basada en las políticas de la organización en cuestión. La política de retención del correo electrónico se elabora de conformidad con las políticas industriales, gubernamentales o empresariales.
La retención del correo electrónico y las políticas relativas al mismo son necesarias en una organización por cuestiones legales, normativas y para la gestión del conocimiento.
Definición de retención de correo electrónico
La retención de correo electrónico es diferente del archivado de correo electrónico. Mientras que el archivado permite a los usuarios conservar el correo electrónico y los mensajes instantáneos durante un periodo de tiempo indefinido, la retención del correo electrónico determina el tiempo que debe conservarse un registro de correo electrónico o mensaje instantáneo antes de que se elimine automáticamente.
Una retención de correo electrónico más larga aumenta el riesgo de seguridad de que un usuario no autorizado acceda a secretos de la organización o material confidencial. Una retención de correo electrónico más corta ayudaría a eliminar estos problemas y es más fácil y menos costosa de implementar.
Sin embargo, supondría un costo para los ejecutivos y empleados a largo plazo, que podrían necesitar antiguos registros de correos electrónicos y mensajes para recordar o evaluar decisiones organizativas o departamentales pasadas.
Por tanto, es importante contar con una política de conservación del correo electrónico que sea uniforme y coherente para la organización y que ofrezca el mejor plazo de conservación. La mejor práctica consiste en establecer las políticas de retención y los criterios de eliminación del correo electrónico en función de la categoría de su contenido, con flexibilidad para adaptarse a las retenciones por litigios de forma oportuna y rentable.
Las políticas de retención del correo electrónico ayudan a una organización de muchas maneras. En primer lugar, garantiza el cumplimiento de toda la normativa y reduce el coste del incumplimiento y el riesgo de sanciones. En segundo lugar, mejora el rendimiento de TI sin aumentar los costes. En tercer lugar, ayuda en la gestión del conocimiento al proporcionar a los usuarios información para aumentar la innovación, la mejora y la productividad de la empresa.
