Retención de correo electrónico

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¿Qué significa retención de correo electrónico?

La retención de correo electrónico es la conservación de registros de mensajería instantánea y correo electrónico en una organización basada en las políticas de la organización en cuestión. La política de retención del correo electrónico se elabora de conformidad con las políticas industriales, gubernamentales o empresariales.

La retención del correo electrónico y las políticas relativas al mismo son necesarias en una organización por cuestiones legales, normativas y para la gestión del conocimiento.

Definición de retención de correo electrónico

La retención de correo electrónico es diferente del archivado de correo electrónico. Mientras que el archivado permite a los usuarios conservar el correo electrónico y los mensajes instantáneos durante un periodo de tiempo indefinido, la retención del correo electrónico determina el tiempo que debe conservarse un registro de correo electrónico o mensaje instantáneo antes de que se elimine automáticamente.

Una retención de correo electrónico más larga aumenta el riesgo de seguridad de que un usuario no autorizado acceda a secretos de la organización o material confidencial. Una retención de correo electrónico más corta ayudaría a eliminar estos problemas y es más fácil y menos costosa de implementar.

Sin embargo, supondría un costo para los ejecutivos y empleados a largo plazo, que podrían necesitar antiguos registros de correos electrónicos y mensajes para recordar o evaluar decisiones organizativas o departamentales pasadas.

Por tanto, es importante contar con una política de conservación del correo electrónico que sea uniforme y coherente para la organización y que ofrezca el mejor plazo de conservación. La mejor práctica consiste en establecer las políticas de retención y los criterios de eliminación del correo electrónico en función de la categoría de su contenido, con flexibilidad para adaptarse a las retenciones por litigios de forma oportuna y rentable.

Las políticas de retención del correo electrónico ayudan a una organización de muchas maneras. En primer lugar, garantiza el cumplimiento de toda la normativa y reduce el coste del incumplimiento y el riesgo de sanciones. En segundo lugar, mejora el rendimiento de TI sin aumentar los costes. En tercer lugar, ayuda en la gestión del conocimiento al proporcionar a los usuarios información para aumentar la innovación, la mejora y la productividad de la empresa.

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Margaret Rouse
Experta en tecnología

Margaret Rouse es una galardonada escritora técnica y profesora conocida por su habilidad para explicar temas técnicos complejos a una audiencia de negocios no técnica. Durante los últimos veinte años, sus explicaciones han aparecido en sitios web de TechTarget y ha sido citada como autoridad en artículos del New York Times, Time Magazine, USA Today, ZDNet, PC Magazine y Discovery Magazine. La idea de diversión de Margaret es ayudar a profesionales de TI y negocios a aprender a hablar los idiomas altamente especializados de cada uno. Si tienes una sugerencia para una nueva definición o cómo mejorar una explicación técnica,…