Sistema de gestión de archivos

¿Qué significa un sistema de gestión de archivos?

Un sistema de gestión de archivos se utiliza para operaciones de mantenimiento (o gestión) de archivos. Es un tipo de software que gestiona archivos de datos en un sistema informático.

Un sistema de gestión de archivos tiene capacidades limitadas y está diseñado para gestionar archivos individuales o de grupo, como documentos y registros especiales de oficina. Puede mostrar detalles de informes, como el propietario, la fecha de creación, el estado de finalización y características similares útiles en un entorno de oficina.

Un sistema de gestión de archivos también se conoce como gestor de archivos.

Una rápida visión general de los mejores gestores de archivos

Con innumerables opciones, encontrar la mejor solución para almacenar todos tus archivos es difícil. Estos son los sistemas de gestión de archivos mejor valorados del mercado:

Definición de sistema de gestión de archivos

Los datos de cada ordenador se almacenan en un complejo sistema jerárquico de archivos constituido por directorios y subdirectorios debajo de ellos. Los archivos se almacenan dentro de estos directorios, normalmente siguiendo estructuras jerárquicas predeterminadas por las instrucciones de un programa.

Sin embargo, muchos otros archivos, como imágenes, vídeos y documentos, son organizados por el usuario según su propia voluntad. Un sistema de gestión de archivos es, en última instancia, el software utilizado para organizar estos archivos, moverlos y trabajar con ellos. De hecho, los sistemas de gestión de archivos se ocupan de cómo se organizan los archivos y no sólo de cómo se almacenan.

El componente de seguimiento de un sistema de gestión de archivos es clave para la creación y gestión de este sistema, en el que se comparten e intercambian continuamente documentos que contienen diversas etapas de procesamiento.

Consiste en una interfaz sencilla donde se muestran los archivos almacenados. Permite al usuario examinarlos, moverlos y ordenarlos según distintos criterios, como la fecha de la última modificación, la fecha de creación, el tipo/formato de archivo, el tamaño, etc.

El sistema puede contener funciones como:

• Asignación de números de documentos en cola para su procesamiento.
• Asignación de propietarios y procesos para seguir las distintas fases de tramitación.
• Generación de informes.
• Notas.
• Estado.
• Crear, modificar, mover, copiar, eliminar y otras operaciones con archivos.
• Añadir o editar metadatos básicos.

En los sistemas operativos Microsoft Windows, el sistema de gestión de archivos por defecto es el Explorador de Windows. En cambio, en los ordenadores Mac, este papel lo desempeña una herramienta llamada Finder. Aunque la funcionalidad que ofrecen estos sistemas de gestión de archivos es bastante básica, suelen ser suficientes para la mayoría de los usuarios.

Sin embargo, algunas empresas pueden desear herramientas más avanzadas que puedan, por ejemplo, comprender las diferencias entre archivos del mismo formato u ordenarlos según su contenido.

Los sistemas de gestión de archivos más avanzados pueden ofrecer funciones adicionales, como el software de gestión de documentos (DMS), que puede organizar documentos importantes. A los archivos se les asigna una etiqueta o se indexan según sus atributos para crear una base de datos en la que se puedan hacer búsquedas y recuperarlos más rápidamente.

Un sistema de gestión de archivos no debe confundirse con un sistema de archivos, que gestiona todo tipo de datos y archivos en un sistema operativo (SO), ni con un sistema de gestión de bases de datos (SGBD), que tiene capacidades de base de datos relacional e incluye un lenguaje de programación para la manipulación posterior de los datos.