Cuando compras a través de enlaces de afiliados en nuestra web, es posible que obtengamos una comisión sin coste adicional para ti. Aprende ¿Qué significa sistema de gestión electrónica de documentos?
Un sistema de gestión electrónica de documentos (SGED) es un sistema de software para organizar y almacenar distintos tipos de documentos.
Este tipo de sistema es una clase más particular de sistema de gestión de documentos, un tipo más general de sistema de almacenamiento que ayuda a los usuarios a organizar y almacenar documentos en papel o digitales.
EDMS se refiere más específicamente a un sistema de software que gestiona documentos digitales, en lugar de documentos en papel, aunque en algunos casos, estos sistemas también pueden gestionar versiones digitales escaneadas de documentos originales en papel.
Una gestión electrónica de documentos permite almacenar de forma centralizada un gran volumen de documentos digitales. Muchos de estos sistemas también incluyen funciones para la recuperación eficaz de documentos.
Definición del sistema de gestión de documentos electrónicos
Algunos expertos señalan que el sistema de gestión de documentos electrónicos tiene mucho en común con un sistema de gestión de contenidos (CMS). Sin embargo, una diferencia importante es que la mayoría de los sistemas CMS implican la gestión de diversos contenidos Web desde un sitio central, mientras que un sistema de gestión de documentos suele utilizarse principalmente para archivar.
Para ofrecer una buena clasificación de los documentos digitales, muchos sistemas de gestión de documentos electrónicos se basan en un proceso detallado de almacenamiento de documentos, que incluye ciertos elementos denominados metadatos. Los metadatos en torno a un documento facilitarán el acceso a detalles clave que ayudarán a quienes busquen en los archivos a encontrar lo que necesitan, ya sea por cronología, tema, palabras clave u otras estrategias asociativas. En muchos casos, la documentación específica de los protocolos de almacenamiento de originales es una parte importante de lo que hace que un sistema de gestión de documentos electrónicos sea tan valioso para una empresa u organización.
