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¿Qué es un SGRH?
Un SGRH reúne las funciones y tareas de RRHH de toda tu organización en una plataforma unificada. Sirve como base de datos centralizada para la información relacionada con los empleados y a menudo puede facilitar la toma de decisiones estratégicas con informes y análisis específicos.
¿Qué es la gestión de recursos humanos (GRH)?
Antes de sumergirnos en las herramientas y ventajas de un SGRH, veamos más de cerca qué ayudan a gestionar estos sistemas. GRH es un término amplio que engloba todas las tareas relacionadas con la supervisión de las personas de una organización.
Incluye la contratación, la formación, la gestión del rendimiento, las relaciones con los empleados y la planificación estratégica de la plantilla.
El objetivo del software HRMS es hacer que los muchos aspectos de la gestión de recursos humanos sean más organizados y tengan más éxito. Al automatizar las tareas manuales y repetitivas, los responsables de RRHH tienen más tiempo para los esfuerzos estratégicos que tienen un impacto, como los estudios sobre el compromiso de los empleados o el desarrollo del liderazgo.
SGRH vs. SIRH vs. HCM
Los términos HRMS, HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos) y HCM (Gestión del Capital Humano) se utilizan a veces indistintamente, pero en realidad se refieren a tipos de sistemas diferentes.
- SIRH: Este software se centra en la gestión de los datos de los empleados. Fue el primero en ofrecer una alternativa al seguimiento manual de los datos, aunque el software HR IS se ha vuelto más sofisticado, sigue centrándose normalmente en proporcionar un repositorio central para la información de los empleados. Las empresas que experimentan un rápido crecimiento o las que quieren sustituir un software obsoleto suelen empezar con un SIRH para construir la columna vertebral de su gestión de registros de RRHH.
- HCM: Este software tiende a centrarse en los resultados estratégicos. Por ejemplo, un HCM puede incluir herramientas de gestión del talento que ayuden a prever las necesidades de contratación o análisis que evalúen el rendimiento de la inversión de los cambios de personal. Es menos habitual que el HCM se centre en el almacenamiento y la organización de datos, aunque algunas plataformas incluyen estas herramientas. Muchas organizaciones que deciden invertir en software HCM están integrando las funciones estratégicas con el software heredado de almacenamiento de datos de los empleados que ya se utiliza en su organización.
- HRMS: Este software suele situarse entre un HRIS y un HCM. Estos sistemas combinan capacidades de gestión de datos con funciones estratégicas de RRHH. Los clientes que se benefician de un SGRH suelen buscar una solución «todo en uno» que pueda alojar los datos de sus empleados y proporcionar análisis para la toma de decisiones estratégicas.
Los proveedores no siempre ajustan sus productos a estas definiciones, por lo que es mejor centrar tu búsqueda en la funcionalidad que necesita tu empresa en lugar de basarte únicamente en la etiqueta del software.
Principales funciones y ventajas del software SGRH
Un SGRH puede aportar una amplia gama de herramientas que mejoran la eficiencia y eficacia de las operaciones de RRHH. Busca las funciones que se indican a continuación, en función de las áreas de tu HRM que necesites reforzar.
Gestión centralizada de los datos de los empleados
Un SGRH sirve como repositorio centralizado de la información relacionada con los empleados. Esto facilita el almacenamiento y el acceso a datos personales, historial laboral, evaluaciones de rendimiento, registros de formación y mucho más. También ahorra tiempo al reducir las horas de administración manual.
Portales de autoservicio para empleados
Con los datos de los empleados almacenados en el software SGRH, un siguiente paso razonable es facultar a los empleados para que gestionen y revisen la información que se tiene sobre ellos. Estos portales de autoservicio permiten al personal hacer precisamente eso.
Los empleados pueden interactuar con el sistema para facilitar las solicitudes de permisos, ver sus recibos de sueldo y participar en programas de formación, reduciendo así la carga administrativa del personal de RRHH.
Tareas administrativas automatizadas
Un SGRH automatiza las tareas administrativas rutinarias, como el procesamiento de nóminas, la gestión de permisos y la administración de prestaciones. Por ejemplo, un SGRH puede permitir realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados y convertirlas después en cálculos de nóminas sin esfuerzo manual.
La automatización reduce los errores manuales y libera al personal de RRHH para que se centre en iniciativas más estratégicas.
Contratación
Entre la gestión de las ofertas de empleo, la revisión de las solicitudes de los candidatos y la programación de entrevistas, el proceso de contratación supone mucho trabajo para el personal de RRHH.
El software SGRH agiliza la contratación con funciones como los sistemas de seguimiento de candidatos, la selección automatizada y la integración de calendarios.
Estas herramientas eliminan el esfuerzo manual de la selección y facilitan la toma de decisiones objetivas de contratación.
Incorporación
Algunos sistemas de gestión de recursos humanos integran flujos de trabajo de incorporación que ayudan a guiar a los nuevos empleados durante sus primeras semanas o meses en la empresa.
La información y el papeleo necesarios para todos los empleados pueden compartirse fácilmente de forma coherente con estas herramientas, garantizando una transición fluida a la organización.
Por ejemplo, se puede compartir una orientación digital con todos los recién contratados, trabajen en la oficina o a distancia. El sistema puede establecer recordatorios para confirmar que el papeleo de las nuevas contrataciones se cumplimenta como es debido. Una vez recopilada, el SGRH almacena adecuadamente la información de los empleados de forma segura.
Gestión del rendimiento
Un SGRH facilita la gestión del rendimiento y ayuda a garantizar que se siguen prácticas útiles. El sistema puede establecer objetivos de rendimiento, realizar evaluaciones y seguir el progreso de los empleados.
Esto proporciona datos útiles y también establece recordatorios para que los empleados reciban el feedback que merecen. También ayuda a tu empresa identificando a los empleados de alto rendimiento, abordando las carencias de habilidades y alineando las metas individuales con los objetivos de la empresa.
Formación y desarrollo
El software SGRH suele proporcionar herramientas para gestionar los programas de formación. Pueden incluir la creación de módulos para la formación digital, el seguimiento de la participación de los empleados y encuestas de opinión de los empleados.
La formación y el desarrollo pueden ser una inversión importante, por lo que tener la opción de racionalizar los esfuerzos y evaluar la eficacia de la formación puede proporcionar un sólido retorno de la inversión. Mejorar los esfuerzos de formación ayuda a contribuir al crecimiento continuo de la organización en su conjunto.
Relaciones con los empleados
Algunos productos SGRH incluyen portales de gestión de casos para las relaciones con los empleados. Estos portales permiten a los investigadores del lugar de trabajo reunir notas y pruebas en una base de datos segura y confidencial.
Los informes y pruebas de las investigaciones en el lugar de trabajo pueden constituir la columna vertebral de la defensa legal de una organización si una queja de un empleado se convierte en una demanda. También ayuda a agilizar las investigaciones y permite responder con rapidez a las preocupaciones de los empleados.
Análisis e informes
Las organizaciones a menudo confían en un SGRH para generar análisis e informes perspicaces. Esto ayuda a identificar tendencias, tomar decisiones informadas y prever futuras necesidades de RRHH. Algunos ejemplos de funciones de análisis e informes son:
- Análisis de la rotación de empleados: Este tipo de informe desglosa la rotación por varios segmentos, como departamento, ubicación, antigüedad y motivos de baja. Los datos de un análisis de rotación de empleados pueden ayudar a identificar patrones y oportunidades para mejorar la retención.
- Análisis de retribuciones y beneficios: Las referencias salariales, la utilización de las prestaciones y las proyecciones de costes pueden ser herramientas útiles para diseñar paquetes retributivos competitivos. También pueden utilizarse para optimizar la oferta de beneficios, destacando las ventajas que más aprecian los empleados.
- Métricas de diversidad e inclusión: Los informes y análisis pueden ayudar a evaluar los vínculos entre las iniciativas de diversidad y las métricas de éxito. Además, pueden utilizarse para identificar áreas en las que la representación no se corresponde con el compromiso de la organización con la diversidad.
- Cuadros de mando personalizados: Muchas plataformas HRMS incluyen cuadros de mando personalizables que pueden configurarse para mostrar indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas de RRHH de un vistazo. Esta personalización ayuda a garantizar que la información más importante esté siempre disponible.
5 señales de que deberías invertir en un SGRH
Decidir cuándo invertir en un SGRH depende de muchos factores, como el tamaño de la organización, la complejidad de los procesos de RRHH o la antigüedad de los sistemas existentes.
Puede resultar difícil analizar todos los factores que contribuyen a ello, pero es probable que te encuentres con una o varias de las señales que se indican a continuación si tu empresa está preparada para beneficiarse de un software de SGRH.
1. Tu equipo de RRHH está desbordado
Si tu equipo de RRHH tiene dificultades para mantenerse al día con el trabajo administrativo, es hora de plantearse si la automatización de tareas con un SGRH permitiría mejorar la productividad.
Considera cuánto tiempo dedica el equipo a tareas manuales o procesos repetitivos. Invertir en un SGRH puede ser más rentable que aumentar el personal de tu equipo de RR.HH. para realizar el trabajo manual.
También libera tiempo para que tu equipo se centre en otros esfuerzos, como iniciativas diseñadas para aumentar la productividad general y la satisfacción de los empleados.
2. Tus empleados están repartidos en varias ubicaciones
Tanto si tu organización ha adoptado acuerdos de trabajo a distancia como si tiene múltiples sedes empresariales, puedes beneficiarte de un sistema centralizado.
La mayoría de las plataformas SGRH guardan la información y los documentos importantes de los empleados en un lugar accesible desde cualquier sitio. Esto te permite agilizar las comunicaciones y asegurarte de que todo el mundo puede encontrar lo que necesita cuando lo necesita.
3. Luchas con el cumplimiento
Los requisitos legales están siempre sujetos a cambios y pueden variar según la ubicación de tu empresa. Si te resulta difícil mantenerte al día, un SGRH con medidas de cumplimiento integradas puede ser de gran ayuda.
Estas funciones ayudan a tu organización a cumplir la normativa de tu zona y se actualizan periódicamente para mantenerse al día de los cambios legales.
4. Tus empleados se quejan
«Es demasiado difícil comprobar datos básicos como las vacaciones disponibles». «Los beneficios no se gestionan correctamente». «La nómina sigue cometiendo errores». ¿Has oído algo así de tus empleados? Si es así, es una buena señal de que necesitas mejores sistemas.
Las plataformas HRMS facilitan a los empleados el acceso a sus datos y el proceso de ajustes, como la solicitud de tiempo libre o cambios en las prestaciones. El SGRH también puede ayudar a agilizar el seguimiento de las horas y los cálculos de las nóminas, evitando quejas y errores costosos.
5. Tus responsables de RRHH no tienen tiempo para la planificación estratégica
Cuando los responsables de RRHH están enfrascados en la gestión de tareas administrativas, no tienen tiempo para la planificación estratégica o el desarrollo de iniciativas.
Un SGRH ayuda a aliviar la presión automatizando las tareas rutinarias, liberando así un tiempo valioso. También proporciona acceso a información que puede medir el valor de las iniciativas de RR.HH. y destacar los esfuerzos que tienen más probabilidades de proporcionar beneficios reales a la organización.
¿Cómo elegir un SGRH?
Cuando llegue el momento de elegir el software SGRH adecuado, merece la pena considerar detenidamente los requisitos exclusivos de tu organización. Ten en cuenta estos factores para ayudarte en tu decisión:
- Escalabilidad: La plataforma debe ajustarse a tus necesidades inmediatas, pero también ser capaz de seguir el ritmo de lo que tu organización hará en el futuro.
- Integración con los sistemas existentes: Evita desajustes de sistemas que obliguen a tu organización a desechar lo que funciona o a asumir un esfuerzo manual para sincronizar entre sistemas.
- Fiabilidad del proveedor: Lee opiniones y tómate tu tiempo para hacer preguntas antes de comprometerte con un proveedor. Las plataformas de SGRH suelen requerir asistencia continua, por lo que es vital que elijas un proveedor que responda a tus necesidades.
- Facilidad de uso: Asegúrate de que el sistema será intuitivo para tus equipos de RRHH y empleados. Las ventajas de un SGRH sólo se amortizan cuando tus empleados están dispuestos a utilizar el sistema y son capaces de hacerlo.
La última palabra sobre el SGRH
Estar al tanto de los datos de los empleados y simplificar los flujos de trabajo de RRHH son objetivos más fáciles de alcanzar cuando puedes confiar en un software SGRH.
Las plataformas SGRH son un paraguas que reúne lo mejor de la gestión de datos SGRH y la planificación estratégica HCM. Con una gama de servicios basados en la nube y en las instalaciones, es posible encontrar la opción personalizada que se adapte a las necesidades de tu empresa.
Al centralizar los datos de los empleados, automatizar las tareas administrativas y proporcionar análisis perspicaces, el software SGRH puede mejorar y perfeccionar las operaciones de RRHH.
Puede capacitar a los empleados, crear flujos de trabajo más fluidos y permitir una toma de decisiones informada. Si ves indicios de que tu empresa puede beneficiarse de un SGRH, no esperes a recoger los frutos.
