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Mail Merge o unificación de correo

¿Qué significa combinar correos?

La combinación de correspondencia es una función de la mayoría de las aplicaciones de procesamiento de datos que permite a los usuarios enviar una carta o documento similar a varios destinatarios. Permite conectar una única plantilla de formulario con una fuente de datos que contenga información sobre el nombre del destinatario, su dirección y otros datos predefinidos y compatibles.

Explicación de la unificación de email

La combinación de correos automatiza principalmente el proceso de envío de correo masivo a clientes, suscriptores o particulares en general.

La combinación de correspondencia funciona con dos documentos, el archivo de datos y la plantilla de carta. El archivo de datos incluye la información de los destinatarios a los que se va a enviar la carta. Este archivo puede ser una hoja de cálculo o un archivo de base de datos que contenga campos separados para cada tipo diferente de información que se va a combinar en la carta.

El segundo archivo es el documento de Word o la plantilla de carta. La información de los destinatarios en la plantilla de carta se mantiene vacía. Cuando se inicia el proceso de combinación de correspondencia, se obtienen los datos de los destinatarios de la hoja de cálculo o del archivo de datos de la base de datos y se colocan en el campo vacío de la carta, uno por uno, hasta que se crean todas las cartas.

Obsolescencia de la unificación de correos

Al analizar cómo se ha utilizado la combinación de correspondencia a lo largo de los años, es importante señalar que la función de combinación de correspondencia fue pionera mucho antes de la llegada del “cuadro de mandos visual” y las diversas formas de visualización y automatización de datos que tenemos hoy en día.

La función en sí se parece a lo que podría hacer una “aplicación” concreta en el entorno de software actual. Por ejemplo, esta funcionalidad podría integrarse fácilmente en una aplicación para smartphone, o incluso ofrecerse mediante una comunicación cliente/servidor a través de un navegador web.

Aunque la combinación de correspondencia ha sido una función muy popular en las sucesivas versiones de los paquetes de software de procesamiento de documentos, puede que pronto quede tan obsoleta como el antiguo software “Print Shop” de los primeros tiempos del PC, o la impresora matricial que tan a menudo se utilizaba para generar documentos de combinación de correspondencia y Print Shop.

Un buen ejemplo de este cambio es la evolución de Microsoft Word, el software de procesamiento de textos dominante en el mercado. En las versiones más recientes del paquete de software Office 365 basado en la nube de Microsoft, la función de combinación de correspondencia está obsoleta, lo que significa que está destinada a la obsolescencia final. Las funciones obsoletas pueden seguir utilizándose, pero se etiquetan para escenarios de fin de vida útil.

Sustitución en el servidor

Para sustituir la función de combinación de correspondencia de Microsoft Word, Microsoft ha creado la capacidad de generar documentos en el servidor con plantillas de Word y Excel. Microsoft insta a los usuarios a crear reglas de flujo de trabajo manuales para hacer lo que antes hubiera hecho una combinación de correspondencia.

Este tipo de desaprobación de funciones acompaña al traslado del paquete MS Office, así como de otro software, de un entorno nativo de máquina a la nube.

Las suscripciones modernas a Office 365 ofrecen un software ofimático distribuido a través de Internet en el que cada vez se ofrecen más funciones en el servidor, en lugar de en el punto final o en el propio equipo del cliente.

Esto plantea todo tipo de preguntas en la comunidad de usuarios sobre los pros y los contras de las funciones entregadas a través de la web: una de las contrapartidas es que, si bien el software en la nube entregado a través de la web bajo demanda es más versátil en algunos aspectos, tener funciones como la combinación de correspondencia en el servidor puede significar que el usuario tenga que ceder más información personal al proveedor de la que tendría que ceder si estuviera utilizando productos de software fuera de línea en sus propios equipos in situ.

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Margaret Rouse
Experta en tecnología

Margaret Rouse es una galardonada escritora técnica y profesora conocida por su habilidad para explicar temas técnicos complejos a una audiencia de negocios no técnica. Durante los últimos veinte años, sus explicaciones han aparecido en sitios web de TechTarget y ha sido citada como autoridad en artículos del New York Times, Time Magazine, USA Today, ZDNet, PC Magazine y Discovery Magazine. La idea de diversión de Margaret es ayudar a profesionales de TI y negocios a aprender a hablar los idiomas altamente especializados de cada uno. Si tienes una sugerencia para una nueva definición o cómo mejorar una explicación técnica,…