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Cómo firmar electrónicamente un PDF sin imprimir un documento

Firmar un documento PDF electrónicamente es una cómoda alternativa al método tradicional de imprimir, firmar y escanear. Esto agiliza el proceso y también reduce el consumo de papel y tinta, por lo que es una opción más sostenible.

Hay varias herramientas y plataformas disponibles para ayudarte a firmar electrónicamente un PDF, tanto si utilizas un PC con Windows, un Mac o incluso un dispositivo móvil.

A continuación te explicamos cómo firmar un PDF sin tener que imprimir el documento.

Firma electrónica vs. firma digital

Mucha gente utiliza los términos “firma electrónica” y “firma digital” indistintamente, pero no son exactamente lo mismo. Aunque ambas se utilizan para firmar documentos digitales, sus funcionalidades, validez legal y la tecnología que las sustenta son diferentes.

Una firma electrónica en un PDF es simplemente una representación digital de tu firma manuscrita o de tu nombre mecanografiado. Una firma digital en un PDF utiliza técnicas criptográficas para asegurar el documento y verificar la identidad del firmante, proporcionando una capa adicional de seguridad e integridad. Dicho esto, es un poco más difícil firmar digitalmente un pdf.

Aquí tienes una comparación de 2 tipos de firmas:

Característica Firma Electrónica Firma Digital
Definición Un símbolo electrónico o proceso adjunto a un contrato u otro registro para indicar la intención de firmar. Una forma especializada de firma electrónica que utiliza algoritmos criptográficos para la integridad de los datos y la autenticación.
Validez legal Generalmente válido legalmente para la mayoría de las transacciones personales y comerciales, pero puede que no sea adecuado para todos los tipos de documentos. Aceptado para una gama más amplia de documentos, incluidos aquellos que requieren altos niveles de seguridad y autenticación.
Tecnología Una imagen de una firma manuscrita o un nombre escrito a máquina. Utiliza cifrado y pares de claves seguras para verificar la identidad del firmante y proteger la autenticidad del documento.
Facilidad de uso Típicamente fácil de usar. No se requiere software especial. Requiere software específico y puede ser más complejo de configurar.
Seguridad Nivel de seguridad más bajo. No protege contra cambios no autorizados después de la firma. Alto nivel de seguridad. Indica si el documento ha sido alterado después de la firma.
Coste Generalmente más barato, con muchas opciones gratuitas disponibles. Puede implicar costos por software, autoridades de certificación o hardware especializado.

Cómo firmar electrónicamente un PDF

Firmar electrónicamente un documento PDF es una forma cómoda y segura de finalizar acuerdos, contratos u otros formularios que requieran tu firma. Este método elimina la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear el documento, ahorrando tiempo y recursos.

Existen varias opciones para firmar electrónicamente un PDF. Puedes utilizar aplicaciones de escritorio como Adobe Reader para Windows o Vista Previa para Mac, aplicaciones móviles o incluso servicios en línea.

Firmar un PDF en Windows con Adobe Reader

Adobe Reader es una de las herramientas más populares en Windows para ver, imprimir y anotar archivos PDF. Esto, por supuesto, incluye firmar el PDF.

Sigue estos 5 sencillos pasos para firmar un PDF con Adobe Reader:

1. Abre el PDF que quieras firmar en Adobe Reader y haz clic en Rellenar y Firmar en la columna de la izquierda.

Fill & Sign option in Reader
Captura de pantalla. Techopedia

2. Haz clic en “Añadir firma”.

Add signature in Reader
Captura de pantalla. Techopedia

Ahora puedes escribir, dibujar o colocar una imagen de tu firma. Aparecerá en la línea. También puedes cambiar el estilo si lo deseas.

3. Haz clic en “Aplicar” cuando hayas terminado.

Creating a signature in Reader
Captura de pantalla. Techopedia

4. A continuación, haz clic en el “icono Firmar” de la barra de herramientas rápida.

Select signature in Reader
Captura de pantalla. Techopedia

Tu firma aparecerá junto a tu cursor. Lleva tu firma a la línea de firma y haz clic para colocarla.

Signing a PDF in Reader on Windows
Captura de pantalla. Techopedia

5. Guarda los cambios. Ya has firmado electrónicamente el PDF utilizando Adobe Reader.

Firmar un PDF en Mac usando Vista Previa

Vista Previa es la aplicación por defecto en Mac para ver imágenes y archivos PDF. Entre sus diversas funciones está la posibilidad de añadir firmas electrónicas a documentos PDF.

Sigue estos 7 sencillos pasos para hacer una firma PDF en MAC usando Vista Previa:

1. Abre el PDF que quieres firmar en Vista Previa y, a continuación, haz clic en el icono “Mostrar barra de herramientas de rellenado de formularios“.

Show Form Filling Toolbar icon Preview
Captura de pantalla. Techopedia

2. A continuación, haz clic en el “Icono de firma” del submenú. Si tienes una copia física de tu firma, puedes utilizar la opción Cámara para escanearla. Si no, utiliza la opción Trackpad.

3. Haz clic donde dice “Haz clic aquí para comenzar“.

Option to create signature in Preview
Captura de pantalla. Techopedia

4. Utiliza el trackpad para escribir tu firma y selecciona Hecho.

Write your signature on trackpad
Captura de pantalla. Techopedia

5. Haz clic de nuevo en el icono Firma y selecciona tu firma. Puedes hacer varias firmas, por lo que todas aparecerán aquí. Selecciona la firma que quieras utilizar.

Choose a signature Preview
Captura de pantalla. Techopedia

6. Ahora, sólo tienes que hacer clic y arrastrar la firma a la línea de firma.

Electronic signature in Preview.
Captura de pantalla. Techopedia

7. Guarda tu documento. Ya has firmado el PDF utilizando Vista Previa.

Firma un PDF en iOS y Android con Adobe Fill & Sign

Adobe Fill & Sign es una aplicación móvil diseñada para rellenar y firmar PDFs tanto en dispositivos iOS como Android. Esta app ofrece una forma sencilla de firmar electrónicamente PDFs sin necesidad de un ordenador.

Inicia la aplicación en tu dispositivo iOS o Android y abre el PDF que quieras firmar. A continuación, toca el icono Firmar en la parte inferior de la pantalla.

Tap the Sign icon
Captura de pantalla. Techopedia

Pulsa Crear firma en el menú que aparece.

Tap Create Signature
Captura de pantalla. Techopedia

Utiliza tu dedo o un lápiz óptico para firmar. También puedes subir una imagen de tu firma o escanear una con la cámara.

Write your signature
Captura de pantalla. Techopedia

Una vez que tengas tu firma, toca y arrástrala hasta la línea de firma.

Place your signature
Captura de pantalla. Techopedia

Ya puedes guardar y compartir el PDF firmado.

Firmar un PDF en Chromebook utilizando HelloSign

HelloSign es un servicio en línea que te permite firmar PDFs en línea de forma gratuita (con planes de pago también disponibles). Es accesible a través de navegadores web, lo que lo convierte en una buena opción para los usuarios de Chromebook.

Abre un navegador web de tu elección y ve al sitio web de HelloSign. Si aún no tienes una cuenta, tendrás que crear una.

Sigue estos 5 sencillos pasos para firmar un PDF en Chromebook utilizando HelloSign:

1. Sube el PDF que quieras firmar.

2. En la columna de la izquierda, haz clic en Firma.

3. A continuación, tendrás que hacer clic en la ubicación del PDF que quieres firmar.

Add a signature to HelloSign
Captura de pantalla. Techopedia

4. Ahora puedes dibujar, escribir o subir una imagen de tu firma. Si ya has utilizado este servicio anteriormente, también puedes utilizar una firma guardada.

5. Una vez tengas tu firma, haz clic en Insertar.

Create your signature with hellosign
Captura de pantalla. Techopedia

La firma se añade ahora al PDF. Si necesitas ajustar la ubicación, puedes hacer clic y arrastrar la firma.

Firmar un PDF en Linux

Firmar un PDF en un sistema Linux puede ser un poco menos sencillo en comparación con otros sistemas operativos, pero sigue siendo posible. Una herramienta muy utilizada para ello es Xournal, una aplicación para tomar notas, hacer bocetos y anotaciones en PDF.

Aquí tienes 3 pasos para firmar un PDF Linux:

1. Necesitarás una imagen de tu firma digital, así que escanea una y súbela a tu máquina Linux, o coge una de un sitio como Signaturely.

2. Una vez que tengas una imagen de tu firma, abre el PDF que necesitas firmar en Xournal, y luego selecciona Herramientas > Imagen.

Sign a PDF using Xournal on Linux
Captura de pantalla. Techopedia

3. A partir de ahí, sólo tienes que arrastrar y soltar la imagen de tu firma en la línea de firma.

Hay otras aplicaciones que puedes utilizar para Linux, como LibreOffice Write, que forma parte del paquete LibreOffice, que es software libre y de código abierto. Juega con ellas para decidir qué aplicación te gusta más.

Firma un PDF con un servicio online

Los servicios online ofrecen una forma rápida, accesible e independiente de la plataforma de firmar documentos PDF. A diferencia de las aplicaciones de escritorio, estos servicios son accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que facilita la firma de documentos sobre la marcha o desde distintos ordenadores.

Suelen incluir sólidas funciones de seguridad para garantizar la integridad y confidencialidad de tus documentos, lo que los hace adecuados tanto para uso personal como empresarial.

Entre las opciones más populares de firma de documentos en línea, DocuSign destaca por sus elevados estándares de seguridad, lo que la convierte en la opción preferida para las transacciones empresariales delicadas.

Adobe Sign, otro servicio de confianza, se integra bien con otros productos de Adobe y es conocido por cumplir varias normativas legales.

HelloSign, que utilizamos en el ejemplo del Chromebook, ofrece un diseño fácil de usar que agiliza el proceso de firma, por lo que es ideal para quienes buscan una solución sencilla y eficaz.

SignTime también ofrece una forma sencilla y segura de obtener firmas en tus PDF con una interfaz fácil de navegar.

Conclusión

Firmar PDFs sin imprimir ofrece muchas ventajas, como la eficacia y la comodidad. Este método digital no sólo ahorra tiempo y recursos valiosos, sino que también simplifica los flujos de trabajo complejos.

Cada uno de los servicios mencionados ofrece su propio conjunto de funciones, así que puedes elegir el que mejor se adapte a tus necesidades específicas para firmar documentos PDF.

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Marshall Gunnell
Editor

Marshall es un experimentado escritor técnico y entusiasta de los videojuegos con sede en Tokio. Es un profesional en el arte de las palabras con cientos de artículos destacados en VGKAMI, Business Insider, How-To Geek, PCWorld, Zapier, y mucho más. Sus escritos han llegado a una audiencia masiva de más de 70 millones de lectores.