8 Maneras en la que las compañías pueden usar ChatGPT para reuniones virtuales

Resumen

La implementación de ChatGPT en reuniones de equipos virtuales ofrece valiosas ventajas, como generar ideas, resumir transcripciones de reuniones, facilitar la toma de decisiones, crear órdenes del día y recopilar comentarios para mejorar la productividad y la colaboración eficaz.

ChatGPT (Chat Generative Pre-trained Transformer) es una plataforma de procesamiento del lenguaje natural (PLN) que permite conversaciones en tiempo real entre usuarios y asistentes digitales dotados de inteligencia artificial (IA).

Mucha gente utiliza ChatGPT para crear esbozos de entradas de blog, escribir código sencillo e incluso redactar mensajes para las redes sociales.

Además, prácticamente todas las organizaciones de cualquier sector pueden utilizar ChatGPT para organizar reuniones virtuales de equipo productivas, ya que puede ayudar a los participantes a sugerir nuevas ideas, anticipar preguntas, generar notas de reunión al final de una reunión, crear órdenes del día para futuras reuniones, etc.

En este artículo, repasamos ocho formas en que las empresas pueden utilizar ChatGPT para las reuniones de equipos virtuales.

8 formas de utilizar ChatGPT para reuniones de equipos virtuales

Generar nuevas ideas

Los presentadores de reuniones pueden utilizar ChatGPT para generar grandes ideas durante sus reuniones virtuales. Por ejemplo, un presentador puede abrir la IA en otra ventana y pedirle que ofrezca ideas intuitivas sobre los temas que se están debatiendo. A continuación, el presentador puede transmitir estas ideas a los asistentes a la reunión para que todos puedan debatirlas.

Además, ChatGPT puede ofrecer nuevas perspectivas sobre temas que pueden resolver problemas de forma más eficaz. También puede ser un buen punto de partida para que los equipos aporten sus propias ideas.

Anticiparse a las preguntas

Participar en reuniones virtuales puede ser más difícil que hacerlo en reuniones presenciales, ya que las interacciones son limitadas y los asistentes no pueden leer fácilmente el lenguaje corporal de los demás. En consecuencia, cuando los miembros del equipo hacen preguntas que los presentadores no esperaban, toda su presentación puede descarrilarse.

Sin embargo, ChatGPT es perfecto para anticipar la mayoría de las preguntas que los participantes pueden hacer a los presentadores durante las reuniones virtuales. Para que funcione, los presentadores tienen que dar a ChatGPT los detalles necesarios de sus reuniones, como los órdenes del día y los temas que van a tratar.

Una vez que los presentadores han introducido esta información, piden a ChatGPT que cree una lista de preguntas que los participantes podrían hacer durante sus reuniones virtuales. Además, el modelo lingüístico puede incluso ofrecer respuestas a las posibles preguntas, aunque no sean respuestas de primera categoría.

Aunque no sean las mejores respuestas, pueden ayudar a los ponentes a elaborar sus presentaciones.

Resumir las transcripciones de las reuniones

Aunque los responsables de las reuniones sepan todo lo que se ha dicho, puede resultarles difícil hacer un seguimiento de qué asistente ha dicho qué, sobre todo si hay mucha gente en la reunión. Por supuesto, los oradores pueden leer toda la transcripción, pero eso lleva mucho tiempo.

Los jefes de equipo pueden ahorrar tiempo utilizando el chatbot de IA para resumir las transcripciones de las reuniones. Los ponentes sólo tienen que proporcionar las transcripciones y pedir a ChatGPT que las resuma dentro de un recuento de palabras específico. Como ChatGPT es capaz de resumir largos párrafos de texto en unas pocas frases concisas, es perfecto para los jefes de equipo que tienen que resumir reuniones en línea de forma rápida y precisa.

ChatGPT puede crear resúmenes que los miembros del equipo y otros empleados pueden utilizar para entender lo que se discutió en las reuniones en línea. Los presentadores pueden incluso pedir a ChatGPT que enumere los puntos clave en forma de viñetas para que la gente pueda leerlos fácilmente.

Ayuda a tomar decisiones

Uno de los objetivos clave de la mayoría de las reuniones es la toma de decisiones. Como tal, los equipos virtuales necesitan exponer todas sus ideas, discutir los aspectos positivos y negativos de esas ideas y tomar las mejores decisiones de gestión empresarial con los datos de que disponen. Después de decidir sobre las ideas y resumir los puntos clave, es importante que los equipos identifiquen las decisiones que han tomado.

Mejorar la comunicación

El uso de ChatGPT también puede ayudar a mejorar la comunicación del equipo. Proporcionar resúmenes claros y sucintos de las reuniones virtuales permite a los miembros del equipo estar plenamente informados sobre las discusiones que tuvieron lugar, lo que resulta en una colaboración más eficaz y una mejor toma de decisiones.

Determinar las próximas acciones a tomar

Una parte importante de la generación de actas de reuniones es anotar al final de las mismas las acciones futuras que debe emprender la empresa para evitar malentendidos. La persona responsable de generar las actas puede proporcionar al ChatGPT la transcripción de la reunión y preguntar al chatbot de IA sobre el siguiente curso de acción basándose en la transcripción.

ChatGPT enumerará entonces todas las acciones de seguimiento.

Generar órdenes del día para reuniones de seguimiento

Sin embargo, si los responsables de la reunión ya disponen de resúmenes de sus reuniones anteriores, notas organizadas y futuros puntos de acción, pueden crear órdenes del día para futuras reuniones mucho más rápidamente.

Un responsable de reunión puede solicitar ChatGPT diciendo: “Genera un orden del día para la próxima reunión utilizando este esquema, resumen y puntos de acción:” y, a continuación, introducir todos los detalles. Introducir la transcripción completa también es especialmente útil para asegurarse de que no se ha pasado por alto nada de la reunión anterior.

Recoge los comentarios posteriores a la reunión

Para mejorar las reuniones futuras, es fundamental que los jefes de equipo recojan los comentarios de los miembros del equipo. Los presentadores pueden utilizar ChatGPT para recoger los comentarios de los asistentes en tiempo real, ofreciéndoles una forma cómoda de compartir sus impresiones sobre las reuniones.

Esta información puede ayudar a los responsables de las reuniones a identificar las áreas en las que pueden mejorar y adaptar las reuniones futuras para satisfacer mejor las necesidades de los asistentes.

Conclusiones

Empresas de todos los sectores y lugares utilizan reuniones de equipo virtuales para comunicarse con empleados remotos. Sin embargo, puede resultar difícil llevar a cabo esas reuniones con eficacia. ChatGPT ofrece a las organizaciones una forma de llevar a cabo reuniones de equipo virtuales eficientes y productivas.

Todo ello, en parte, anticipándose a las preguntas de los miembros del equipo y proporcionando respuestas rápidas y relevantes, creando órdenes del día para futuras reuniones de equipo, resumiendo las transcripciones de las reuniones, recopilando comentarios de los empleados al final de cada reunión, y mucho más.

La implementación de ChatGPT para facilitar las reuniones de equipos virtuales permite a las empresas mejorar la gestión del tiempo, impulsar el compromiso de los empleados y aumentar la productividad.

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Linda Rosencrance

Linda Rosencrance es una escritora, editora y autora independiente en el área de Boston. Rosencrance cuenta con más de 30 años de experiencia como reportera de investigación, escribiendo para diversos periódicos en el área metropolitana de Boston. Ha escrito sobre tecnología de la información desde 1999. Sus artículos han aparecido en publicaciones como MSDynamicsworld.com, TechTarget, TechBeacon, IoT World Today, Computerworld, revista CIO, entre otros. Rosencrance fue editora de un sitio de noticias de tecnología y gestionó y editó un blog dedicado a la analítica de datos. También es autora de documentos técnicos, estudios de caso, libros electrónicos y publicaciones en…