Laita data järjestykseen – viisi strategiaa tiedonhallintaan

Yksi yritysten suurimmista haasteista nykyään on yrittää hyödyntää sellainen data, jota ei voida tallentaa tehokkaasti relaatiotietokantoihin, koska halutut tiedostot eivät käytä ennalta asetettuja datamalleja.

Useimmat yritykset ovat keränneet jo vuosien ajan valtavia määriä tätä niin sanottua hallitsematonta dataa, kuten kuvia, ääni- tai videoklippejä, sähköposteja, sosiaalisen median sisältöä, dokumentteja ja paljon muuta. Tämän seurauksena monilla yrityksillä on valtava määrä dataa, jota ne eivät kuitenkaan hyödynnä tehokkaasti.

Kaikki tämä data sisältää paljon arvokasta tietoa, joka voi auttaa organisaatioita tekemään parempia ja oikeaan tietoon perustuvia päätöksiä, parantamaan prosessejaan ja tuotteitaan sekä toimimaan tehokkaammin.

Kuitenkin hallitsemattoman datan suuren määrän, monimuotoisuuden ja jatkuvasti kasvavan määrän takia organisaatiot usein kohtaavat vaikeuksia löytääkseen tarvitsemansa tiedot hyvien liiketoimintapäätösten tekemiseksi.

Lisäksi tämän hallitsemattoman datan laatu ei ole yhtä hyvä kuin jäsennellyn datan, mikä taas tarkoittaa sitä, että yritysten on jäsenneltävä ja monipuolistettava sitä, jotta se olisi mahdollisimman käyttökelpoista.

Hallitsemattoman datan hallintaan liittyvät haasteet

Yritykset kohtaavat useita haasteita ei-organisoidun datansa hallintaan liittyen. Näitä ovat muun muassa:

1. Data eristyksissä: Kukin osasto tai tiimi kerää yleensä omat tietonsa ja tallentaa ne eri muodoissa erilaisiin järjestelmiin. Kuitenkin yritysten tulisi tallentaa kaikki liiketoimintaan perustuva data yhteen paikkaan, jotta se olisi mahdollisimman helposti saavutettavissa.
2. Datan laatu: Hallitsematon data on usein puhdistettava tai järjestettävä uudelleen ennen kuin se voidaan järjestää mielekkäällä tavalla. Yrityksille voi olla haastavaa putsata dataa turhasta tiedosta ja valmistella suuria tietomääriä sisältäviä kokonaisuuksia. Datan tiivistäminen ja jäsentely on kuitenkin välttämätöntä, jotta siitä saadaan kaikki hyöty irti.
3. Datan kustannukset: Kun organisaatioiden hallitsematon data kasvaa, sen täytyy tallentaa se jonnekin, mikä taas lisää datan hallinnan kustannuksia. Yritysten tulisi pyrkiä tiivistämään dataansa vähentääkseen siihen tarvittavaa tallennustilaa ja minimoidakseen kustannuksia. Tämä taas auttaa organisaatioita hallitsemaan liiketoimintaan liittyviä tietoja tehokkaasti ja pitämään ne käden ulottuvilla.

Miksi yritysten tulisi hallita dataansa?

Yritykset voivat käyttää hallitsematonta dataa esimerkiksi analysoimaan asiakkaiden sosiaalisen median käyttäytymistä auttaakseen heitä kehittämään kohdennetumpia markkinointikampanjoita.

Esimerkiksi tunnistamalla tiettyjä tuotteita koskevista keskusteluista kiinnostuneiden asiakkaiden demografiat voi saada paljon tietoa siitä, minkälainen tuotteen tai palvelun kohdeyleisö on. Organisaatiot voivat myös analysoida erilaisia lähteitä löytääkseen markkinointiin liittyviä oivalluksia.

Hyvä datan hallintastrategia sen keräämiselle, järjestämiselle ja analysoinnille voi auttaa yrityksiä lisäämään tuottavuutta, koska työntekijät tietävät tarkemmin, missä heidän tarvitsemansa tieto sijaitsee.

Työntekijät voivat helposti etsiä tietoja, koska se on kaikki yhdessä paikassa. Lisäksi keskittäminen helpottaa tiedon keräämistä ja ylläpitämistä.

Kun kaikki tarvittava tieto on helposti saatavilla, yritykset pystyvät nopeasti havaitsemaan kriittisiä ongelmia ja ryhtymään toimiin niiden ratkaisemiseksi.

Samoin organisaatiot pystyvät paremmin ylläpitämään toimintansa yhteensopivuutta nykyisten standardien ja säädösten kanssa. Hyvä esimerkiksi tästä on vaikkapa GDPR-asetus, jota kaikkien EU-alueella toimivien yritysten tulisi noudattaa.

Seuraavaksi haluamme esitellä lukijalle viisi strategiaa, jotka auttavat organisaatioita hallitsemaan tietojaan paremmin:

Tunne data – esitä kysymyksiä

Ei-organisoidun datan käsittelemiseksi yritysten on ensin ymmärrettävä sen luonne ja pyrkiä tarkastelemaan sitä esimerkiksi seuraavista näkökulmista käsin:

• Kuinka paljon dataa yrityksellä on?
• Kuka omistaa tiedon?
• Kuka pääsee käsiksi dataan?
• Kuinka vanhaa data on?
• Mihin se on tallennettu?
• Minkälaisia tietotyyppejä data sisältää?
• Mitä sen tallentaminen ja ylläpito maksaa?

Nämä kysymykset ovat avainasemassa, koska hallitsematon data sijaitsee yleensä erilaisissa pilvipalveluissa tai muissa vastaavanlaisissa tietokannoissa. Se taas tarkoittaa sitä, että yrityksen jokainen osasto tallentaa työhönsä liittyvät ääni-, video-, dokumentti-, sovelluksiin liittyvän tietonsa hieman eri tavalla, mikä tekee niiden jakamisen liiketoiminnan sisällä vaikeaksi.

Jos yritykset eivät tiedä, minkälaista dataa heillä on, niiden johto ei voi tehdä tietoon perustuvia päätöksiä liiketoimintaan liittyen.

Lue myös: Big Data tarkastelussa – 10 vinkkiä massadataan liittyen

Pidä yrityksen säilyttämä data puhtaana

Organisaatioiden on puhdistettava hallitsematon datansa ennen kuin ne voivat järjestää sen kunnolla. Yksittäisten tietojen tai tiedostojen kopiot, epäluotettavuus, vanhentuneet tiedot tai niiden epätarkkuus johtavat helposti huonolaatuiseen dataan.

Se taas vääristää datasta tehtäviä johtopäätelmiä, millä on suora vaikutus liiketoiminnan laatuun ja päätöksentekoon.

Näiden edellä mainittujen syiden johdosta hallitsemattoman datan puhdistaminen on yrityksille erittäin kriittistä ja tärkeää, jotta ne saisivat kaiken hyödyn irti hallitsemattomasta datastaan.

Siksi on myös tärkeää se, että yritykset käyttäisivät dataan liittyen erilaisia puhdistus- ja ylläpitotyökaluja päästäkseen eroon vanhentuneesta, tarpeettomasta, epätarkasta, puutteellisesta tai merkityksettömästä datasta.

Kaikenlaisen ylimääräisen datan poistaminen mahdollistaa yritysten helpommin lajitella ja arvioida olennaisia tietoja järjestelmissään. Hallitsemattoman datan puhdistaminen helpottaa organisaatioiden datan käsittelyä, koska se myös korjaa rakenteellisia virheitä tehostaen samalla työskentelyä.

Analysoi data – tee siitä rikkaampaa ja monipuolisempaa

Datan monipuolistaminen parantaa siitä tehtävien analyysien tarkkuutta yhdistämällä erilaisten rajapintojen tarjoamia tietoja yhdessä yrityksen oman tietojärjestelmän kanssa. Esimerkiksi monet kolmannen osapuolen lähteet ovat tärkeässä roolissa monen yrityksen toimenkuvan kannalta.

Tämä taas mahdollistaa yrityksille kerätä enemmän datapisteitä, mikä mahdollistaa tietoon perustuvien päätösten tekemisen olemassa olevaa dataa täydentämällä. Datan rikastaminen, eli uuden tiedon lisääminen vanhaan dataan mielekkäällä tavalla, luo rakenteita muutoin hallitsemattomaan tietoon, Se parantaa datan luotettavuutta ja tekee siitä arvokkaampaa – laatu korvaa tässäkin kohden määrän!

Tietojen jäsentäminen ja rakenteet

Nopeasti tarvittavan datan saamiseksi yritysten tulisi järjestää ja luetteloida hallitsematon datansa. On olemassa lukuisia pilvipohjaisia sisällönhallintajärjestelmiä, jotka automatisoivat hallitsemattomien datatiedostojen järjestämisen, luetteloimisen ja tallentamisen, mikä tekee tärkeiden tietojen pääsyn ja etsimisen helpoksi työntekijöille.

Koska tämä on erittäin helppo ratkaisu ottaa käyttöön, yritysten tulisi harkita tällaista strategiaa tietojensa hallinnassa. Se luo aina jonkin verran kustannuksia, mutta toisaalta tehostaa työskentelyä ja tekee asioiden tekemisestä helpompaa, mikä taas tuo säästöjä pidemmällä aikavälillä.

Käytä standardipohjaisia tiedonhallintatyökaluja

Yritysten tulisi valita ei-organisoidun datansa hallintaan sellaisia työkaluja, jotka perustuvat ennalta määrättyihin standardeihin. Tämä varmistaa sen, että ne voivat siirtää tietonsa alustalta toiselle ilman, että ne ovat riippuvaisia tietyistä alustoista tai palveluista.

Hallitsemattoman datan hallinta standardipohjaisten hallintatyökalujen avulla on erityisen tärkeää, kun otetaan huomioon, että datan käsittelyyn liittyvät alustat ja -työkalut kehittyvät jatkuvasti.

Yhteenveto

Yritysillä on usein haasteita hyödyntää sellaista hallitsematonta dataa, jota ei voida tehokkaasti tallentaa relaatiotietokantoihin. Tämä data, kuten kuvat, äänitallenteet, videoklipit, sähköpostit ja sosiaalisen median sisältö, mutta siitä ei saada kaikkea hyötyä irti.

Hallitsemattoman datan suuri määrä ja monimuotoisuus tuovat haasteita sen hyödyntämisessä liiketoimintapäätöksissä. Se voi auttaa yrityksiä esimerkiksi kohdennetummissa markkinointikampanjoissa ja asiakaskäyttäytymisen analysoinnissa.

Yritykset kohtaavat useita haasteita hallitsemattoman datan hallinnassa, kuten laadun varmistamiseen ja kustannusten kasvamiseen liittyviä asioita.

Tämän takia jokaisen yrityksen kannattaa pohtia erilaisia strategioita, joista saattaa olla apua sen toiminnassa. Näin johto voi tehdä paremmin tietoon perustuvia päätöksiä ja ylläpitämään toimintansa yhteensopivuutta nykyisten standardien ja säädösten kanssa.