Microsoft 365 (Office 365)

Avoin toiminta

Microsoft 365 on Microsoftin kattava ja monipuolinen sekä pilvipohjainen toimisto-ohjelmistojen kokoelma, joka nimettiin uudelleen vuonna 2020. Se on suunniteltu vastaamaan monenlaisiin tehtäviin ja tarpeisiin varsinkin työelämässä ja liiketoiminnassa.

Kyseessä on kehittyneempi versio perinteisestä Microsoft Officesta, joka on siirtynyt CD:ltä asennettavasta ohjelmistopaketista pilven kautta asennettavaksi tai käytettäväksi palveluksi. Microsoft 365 merkitsi merkittävää muutosta Microsoftin lähestymistavassa kyseiseen ohjelmistoon, sillä se keskittyy erityisesti helppoon saavutettavuuteen ja monipuolisuuteen.

Techopedia selittää Microsoft 365:n

Toisin kuin Microsoft Officen tavalliset versiot, Microsoft 365 on suunniteltu olemaan käytettävissä missä tahansa ja millä tahansa laitteella. Tämä joustavuus on merkittävä muutos ja sopii erityisesti niille, jotka liikkuvat paljon tai työskentelevät hajautetusti esimerkiksi etätöiden kautta.

Siirtyminen Microsoft 365:een toi mukanaan myös joukon uusia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Esimerkiksi reaaliaikainen muokkaus mahdollistaa usean käyttäjän samanaikaisen työskentelyn saman asiakirjan parissa riippumatta heidän sijainnistaan.

Automaattiset päivitykset takaavat taas sen, että käyttäjillä on aina pääsy uusimpiin versioihin ja ominaisuuksiin ilman tarvetta manuaalisille päivityksille.

Lisäksi yhteistyö muiden Microsoftin palveluiden ja kolmansien osapuolien sovellusten kanssa on laajentanut sitä, mitä kaikkea Microsoft 365:llä voidaan tehdä.

Microsoft 365:n kohderyhmä vaihtelee yksittäisistä kuluttajista ja pienyrityksistä suuriin yrityksiin ja koulutuslaitoksiin. Se on suunniteltu intuitiiviseksi ja käyttäjäystävälliseksi, jolloin se vetoaa erityisesti niihin käyttäjiin, jotka eivät ole teknisesti orientoituneita.

Koulutuksessa se mahdollistaa yhteistyöhön ja vuorovaikutukseen perustuvan oppimisympäristön, joka sallii opiskelijoiden ja opettajien osallistua uudella ja innovatiivisella tavalla uusien asioiden opiskeluun.

Kuinka Microsoft 365 toimii?

Microsoft 365 toimii pilvipohjaisen toimintamallin mukaan, mikä on muuttanut perusteellisesti tapaamme käyttää Microsoftin ohjelmistoja. Pilvessä oleminen tarkoittaa sitä, että kaikki sovellukset ja tiedostot säilytetään verkossa Microsoftin omilla palvelimilla, jolloin ne eivät sijaitse vain paikallisella laitteellasi.

Pilvipohjainen malli

Microsoft 365:n toiminnallisuuden ydin perustuu sen pilvipohjaiseen arkkitehtuuriin. Sen sijaan, että ohjelmistoja asennettaisiin ja käytettäisiin yhdeltä tietokoneelta paikallisesti, Microsoft 365:n sovellukset ja palvelut isännöidään Microsoftin turvallisten palvelimien kautta, jolloin niihin voi päästä käsiksi internetin kautta.

Tämä tarkoittaa sitä, että voit käyttää Wordia, Exceliä, PowerPointia ja muita työkaluja millä tahansa laitteella, jossa on internet-yhteys – olipa kyseessä tietokone, tabletti tai älypuhelin.

Tämä internetissä toimiva malli varmistaa sen, että sinulla on pääsy työhösi ja mahdollisuus tehdä yhteistyötä muiden kanssa riippumatta siitä, missä juuri sillä hetkellä olet.

Synkronointi

Synkronointi on toinen Microsoft 365:n tärkeä ominaisuus. Se pitää työsi ajan tasalla kaikilla laitteillasi, jolloin saman asiakirjan muokkaaminen käy kätevästi mistä tahansa.

Kun muokkaat asiakirjaa tabletillasi, muutokset tallennetaan välittömästi pilveen ja päivittyvät, kun käytät asiakirjaa kannettavalla tietokoneella tai jaat sen kollegan kanssa.

Tämä ominaisuus käsittää myös laajemman tiimityöskentelyn. Jos useampi henkilö työskentelee asiakirjan, taulukkolaskelman tai powerpoint-esityksen parissa, yksittäisen henkilön tekemät muutokset ovat välittömästi näkyvissä kaikille muille ja päivitykset tapahtuvat reaaliajassa.

Tämä synkronointi auttaa ylläpitämään työn johdonmukaisuutta ja poistaa useiden versioiden aiheuttaman sekaannuksen.

Yhteistyötyökalut

Microsoft 365 on varustettu monilla sellaisilla työkaluilla, jotka on suunniteltu helpottamaan tiimityöskentelyä. Kuten aiemmin mainittiin, reaaliaikainen muokkaus on keskeinen ominaisuus, joka on saatavilla kaikissa ohjelmistopaketin keskeisimmissä sovelluksissa, kuten Word, Excel ja PowerPoint.

Tämä ominaisuus sallii usean käyttäjän muokata asiakirjaa samanaikaisesti, jolloin kunkin henkilön panos on näkyvillä reaaliajassa. Jokaisen istuntoon osallistujan kursori on merkitty heidän omalla uniikilla tunnisteellaan, mikä tekee kaikille selväksi, kuka tekee mitäkin.

Asiakirjan muokkauksen lisäksi Microsoft Teams tarjoaa kattavan alustan viestintään. Se integroi chatin, videoneuvottelut, tiedostonjaon ja yhteiset asiakirjat yhteen käyttöliittymään, mikä tehostaa tiimien toimintaa merkittävästi.

Integraatio

Microsoft 365 yhdistyy muihin Microsoftin palveluihin, kuten OneDriveen, mikä mahdollistaa helpon tiedostojen tallennuksen ja jakamisen. Integraatio SharePointin kanssa mahdollistaa edistyneemmät toiminnot asiakirjojen hallintaan ja erilaisia intranet-toimintoja tiimityöskentelyä varten.

Microsoftin ekosysteemin ulkopuolella Microsoft 365 tukee integraatiota lukuisiin kolmannen osapuolen sovelluksiin ja lisää näin uusia toiminnallisuuden kerroksia, jotka on räätälöity tiettyihin liiketoimintatarpeisiin. Tämä voi kattaa projektinhallintaan liittyvistä työkaluista ain asiakkuudenhallintajärjestelmiin (CRM).

Mitä Microsoft Office 365 sisältää?

Office 365 ominaisuudet ovat erittäi monipuoliset

Microsoft Office 365 on sovellusten ja palveluiden kokoelma, joka on suunniteltu vastaamaan laajaan valikoimaan erilaisia tarpeita ja käyttötapauksia.

Seuraavaksi tarkastellaan lähemmin sen keskeisimpiä ominaisuuksia.

Keskeiset sovellukset

  • Word: Microsoft Word Microsoft 365:ssä on hyvin keskeinen tekstinkäsittelyyn kehitetty ohjelma, jota on paranneltu edelleen nimenomaan pilvipohjaista yhteistyötä silmällä pitäen. Se mahdollistaa asiakirjojen luomisen, muokkaamisen ja jakamisen, minkä lisäksi Office tarjoaa lisäominaisuuksia verkossa tapahtuvaan yhteistyöhön.
  • Excel: Excel vie taulukkolaskennan uudelle tasolle, sillä kyseessä on alan standardi-ohjelmisto. Sen lisäksi, että se käsittelee dataa, luo graafeja ja suorittaa laskelmia, se tarjoaa paljon erilaisia edistyneitä ominaisuuksia, kuten pivot-taulukot, ehdollisen muotoilun ja mahdollisuuden tuoda ja analysoida suuria tietomääriä.
  • PowerPoint: PowerPoint Microsoft 365:ssä keskittyy visuaalisesti houkuttelevien esitysten luomiseen. Se tarjoaa laajan valikoiman valmiita malleja, animaatioihin liittyviä efektejä ja muita graafisesti miellyttäviä ominaisuuksia. Yhteistyön tekemistä helpottavat ominaisuudet sallivat useiden käyttäjien työskennellä samanaikaisesti saman esityksen parissa.

Viestintätyökalut

  • Outlook: Microsoft Outlook on kaikenkattava ratkaisu sähköpostien, kalenterien, kontaktien ja tehtävien hallintaan, mikä tekee tiimien järjestäytymisestä ja tehokkaasta kommunikoinnista helpompaa
  • Teams: Microsoft Teams on tärkeä osa monien tiimien yhteistyötä. Se yhdistää chatin, videopuhelut, tiedostojen tallennuksen ja integraation muihin Microsoft 365 -sovelluksiin, jolloin se tarjoaa kattavan alustan tiimityöskentelyyn ja viestintään.
  • Skype for Business: Tämä työkalu keskittyy pikaviestintään, ääni- ja videopuheluihin sekä verkkokokouksiin. Se on erityisen hyödyllinen etäviestintään ja virtuaalisten kokousten pitämiseen tiimien ja asiakkaiden kanssa.

Tallennus ja jakaminen

  • OneDrive: OneDrive on Microsoft 365:n pilvitallennuspalvelu. Se tarjoaa turvallisen paikan tiedostoille, joustavuuden päästä käsiksi niihin ja jakaa niitä mistä tahansa. Se integroituu muihin Microsoft 365 -sovelluksiin, mikä mahdollistaa helpon tiedostojen jakamisen ja yhteistyön.
  • SharePoint: SharePoint on askelta edistyneempi työkalu yhteistyön ja siihen liittyvän digitaalisen toimintaympäristön kehittämiseen. Sitä käytetään verkkosivustojen luomiseen, asiakirjojen tallentamiseen ja hallintaan sekä tiimityön parantamiseen. Se on erityisen hyödyllinen suurille organisaatioille, jotka tarvitsevat keskitetyn alustan asiakirjahallintaan ja intranet-palveluihin.

Lisätyökalut

  • Forms: Työkalu kyselyiden, tietokilpailujen ja äänestysten luomiseen. Hyödyllinen varsinkin palautteen keräämisessä tai tutkimusaineiston keräämisessä.
  • Planner: Tämä on tehtävienhallintaan tarkoitettu työkalu, joka auttaa organisoimaan tiimejä, määrittelemään tehtäviä ja seuraamaan projektien edistymistä.
  • Power Automate: Tunnettiin aikaisemmin nimellä Microsoft Flow. Tämä työkalu on suunniteltu automatisoimaan tehtäviä, mikä auttaa tekemään toistuvia tehtäviä nopeammin

Tarjolla on monia muitakin sovelluksia ja ominaisuuksia riippuen tilauksen tasosta. Voit löytää täydellisen listauksen eri ohjelmistoista ja hinnoista täältä.

Bonusominaisuudet

Microsoft 365 integroi tekoälyn ja mahdollistaa erilaisten tehtävien automatisoinnin, jolloin käyttäjäkokemus on parempi.

Wordissa tekoälyä hyödyntävä Editor-työkalu tarjoaa kielioppiin liittyviä vinkkejä, mikä tekee tekstistä paremman.

Excelin tekoälyominaisuudet automatisoivat datan analysointia ja tunnistaa nopeasti erilaiset trendit.

Microsoft 365:n turvallisuus on huomattavasti parempi kuin erikseen myytävän Office -paketin. Se sisältää tietojen katoamisen eston herkän tiedon suojaamiseksi ja edistyneen uhkien torjunnan kyberturvallisuusuhkia, kuten phishing- ja haittaohjelmia vastaan. Nämä ominaisuudet takaavat sen, että ohjelmisto noudattaa kansainvälisiä tietosuojastandardeja. Se on tärkeää varsinkin niille yrityksille, jotka käsittelevät arkaluonteisia tietoja.

Päivitysjärjestelmä Microsoft 365:ssä varmistaa, että käyttäjillä on aina uusimmat ominaisuudet ja turvallisuusparannukset. Toisin kuin perinteisissä ohjelmistoissa, päivitykset Microsoft 365:ssä ovat automaattisia ja tulevat usein, mikä poistaa tarpeen manuaalisille päivityksille tai uusien versioiden ostamiselle.

Microsoft 365 -tilaukset

Microsoft 365 tarjoaa erilaisia tilausvaihtoehtoja, jotka on räätälöity erilaisiin tarpeisiin – yksityiskäytöstä suuriin organisaatioihin ja koulutukseen. Jokainen suunnitelma sisältää tietyn ominaisuusjoukon ja hinnoittelurakenteen.

Suunnitelman tyyppi Kohderyhmä Keskeisimmät ominaisuudet Hinnoittelumalli
Henkilökohtainen Yksittäiset käyttäjät Office-sovellukset, pilvitallennustila 69,00 euroa/vuosi tai 7,00 euroa/kuukausi
Perhe 1–6 käyttäjää Office-sovellukset, pilvitallennustila 99,00 euroa/vuosi tai 10,00 euroa/kuukausi
Liiketoiminta Pienet ja keskisuuret yritykset Office-sovellukset, liiketoimintapalvelut, porrastetut ominaisuudet Porrastettu, käyttäjäkohtainen
Yritys Suuret organisaatiot Edistynyt turvallisuus, yhteensopivuus, IT-hallinta Sopimuskohtainen
Koulutus Koulut ja yliopistot Pääsy Microsoft 365 -työkaluihin, erikoisalennukset/ilmaiset tasot Erikoishinnoittelu tai ilmainen

Microsoft 365 Turvallisuus

Microsoft 365 sisältää useita turvallisuustasoja käyttäjätietojen suojaamiseen ja järjestelmän eheyden varmistamiseen.

Tietosuoja

Microsoft 365 käyttää edistyneitä salausmenetelmiä tietojen suojaamiseen niin siirron aikana kuin muulloinkin. Se noudattaa globaaleja standardeja, kuten GDPR, varmistaen tietojen turvallisen ja laillisen käsittelyn.

Tietosuojakäytäntö

Microsoftin tietosuojakäytäntö Microsoft 365:lle on tiukka. Se korostaa sitoutumistaan käyttäjätietojen suojaamiseen luvattomalta pääsyltä ja varmistaa, että tietoja käytetään vain palvelun tarjoamiseen.

Uhkien torjunta

Microsoft 365 sisältää kattavat työkalut uhkien torjumiseen. Se suojaa erilaisilta kyberuhkilta, kuten esimerkiksi haittaohjelmat, phishing- ja lunnasohjelmat, käyttämällä teknologisesti edistyneitä havaitsemis- ja ehkäisyteknologioita.

Käyttäjien hallinta

Microsoft 365:n hallinnolliset asetukset mahdollistavat yksityiskohtaisen käyttäjien pääsyn ja tietojen hallinnan. Järjestelmän administraattorit voivat asettaa käyttäjäkohtaisia oikeuksia ja seurata toimintaa tietojen eheyden ja yhteensopivuuden ylläpitämiseksi.

Microsoft 365 – yhteenveto

Office 365 erottuu nykyaikaisena ratkaisuna tuottavuuteen ja parempaan yhteistyöhön ja kehittyy jatkuvasti vastaamaan käyttäjiensä moninaisia tarpeita.

Se parantaa tiimien yhteistyötä mahdollistamalla erilaisten asiakirjojen reaaliaikaisen käyttämisen eri paikoissa ja laitteilla. Sen joustavuus ja helppo saatavuus palvelevat erilaisia ympäristöjä ja tapoja tehdä töitä.

Vahvojen turvatoimien avulla se varmistaa tietosuojan ja käyttäjien yksityisyyden. Jatkuvat päivitykset parantavat sen ominaisuuksia ja käyttökokemusta, jolloin se pysyy ajan tasalla uusien trendien ja vaatimusten kanssa.

Kaikki tämä tekee Office 365:stä arvokkaan työkalun erilaisille käyttäjille ja organisaatioille tukien niiden kasvua.

Microsoft 365 – UKK

Mikä on ero Office 365:n ja Microsoft 365:n välillä?

Onko Microsoft 365 ilmainen?

Onko Microsoft 365 tarpeellinen?

Samankaltaiset termit

Marshall Gunnell
IT & Cybersecurity Expert
Marshall Gunnell
Teknologiatoimittaja

Marshall on kokenut teknologiatoimittaja ja peliharrastaja, joka asuu Tokiossa. Hän on ammattimainen sananiekka, jonka kirjoituksia ovat julkaisseet esimerkiksi VGKAMI, Business Insider, How-To Geek, PCWorld, Zapier sekä lukuisat muut mediat. Hänen kirjoituksensa ovat tavoittaneet yli 70 miljoonan lukijan massiivisen joukon.