Tiedonhallinta

Avoin toiminta

Tiedonhallinta on esimerkiksi yritystoiminnassa tärkeä huomioon otettava osa-alue, jolla varmistetaan tiedon tehokas liikkuminen sekä sen turvallinen säilytys. Tiedonhallinta venyy myös hyvin paljoon muuhun, ja tästä artikkelista saat selville kaiken, mitä tähän termiin liittyy.

Mitä tiedonhallinta tarkoittaa?

Tiedonhallinta tarkoittaa kaikessa yksinkertaisuudessaan organisaation tietojen ja datan hallintaa niin, että kaikki tapahtuu turvallisesti ja jäsennellysti. Kaikilla asianomaisilla tulee myös olla pääsy kaikkeen tarvittavaan dataan ja mahdollisuus lisätä tai poistaa tarvittaessa dataa tiedonhallintajärjestelmistä.

Tiedonhallinnan tehtäviin kuuluu muun muassa yleisen tiedonhallintapolitiikan, niiden analyysien ja arkkitehtuurin luominen. Tässä kaikkein tärkeimmät askeleet ovat:

  1. tietokannan hallintajärjestelmän (DMS) integrointi
  2. tietoturva ja tietolähteiden tunnistaminen, erottelu ja tallennus.

Techopedia selittää mitä tiedonhallinta on

Tiedonhallinta kattaa useita erilaisia tietoteknologian osa-alueita, jotka helpottavat ja varmistavat tietojen hallinnan ja niiden kehittymisen luomisesta käsittelyyn, hyödyntämiseen ja aina poistamiseen asti. Tiedonhallintaa toteutetaan yhtenäisen teknisten resurssien infrastruktuurin ja tiedonhallintokehyksen kautta, joka määrittelee tiedon koko elinkaaren ajan käytettävät hallintoprosessit.

Kyseessä on siis valtava termi, ja tämä on todellakin kaiken kattava termi koko IT-segmentille. Pureudutaan seuraavaksi tarkemmin tähän termiin eri kanteilta katsottuna.

Tiedonhallinta vs. Data Organisaatio

Tiedon organisointi tarkoittaa laajasti sanottuna menetelmää, jolla tietojoukot luokitellaan ja järjestetään niin, että niiden hyödyllisyys lisääntyy. Jotkut IT-asiantuntijat soveltavat tätä ensisijaisesti fyysisiin tietueisiin, vaikka tietyntyyppistä tiedon järjestämistä voidaan soveltaa myös digitaalisiin tietueisiin.

On monia tapoja, joilla tiedonhallinta voidaan toteuttaa, minkä vuoksi IT-ammattilaiset työskentelevät erilaisilla tiedon organisoinnin periaatteella. Monet näistä luokitellaan yleisemmän otsikon “tiedonhallinta” alle. Esimerkiksi fyysisen tietueen tietokohteiden järjestyksen uudelleenjärjestäminen tai analysointi on osa tiedon järjestämistä.

Toinen yrityksen tai nimenomaisen dataorganisaation pääkomponentti on suhteellisen strukturoidun ja jäsentämättömän tiedon analysointi. Strukturoitu data koostuu taulukoissa olevista tiedoista, jotka voidaan helposti integroida tietokantaan ja syöttää sieltä analytiikkaohjelmistoon tai muihin asiaan liittyviin sovelluksiin.

Strukturoimaton data taas on raakaa ja muotoilematonta dataa, sellaista tietoa, jonka löydät yksinkertaisesta tekstiasiakirjasta, jossa nimet, päivämäärät ja muut tiedot ovat hajallaan satunnaisissa kappaleissa. Asiantuntijat ovat kehittäneetuseita teknisiä työkaluja ja resursseja suhteellisen strukturoimattoman tiedon käsittelemiseksi ja integroimiseksi kokonaisvaltaiseen tietoympäristöön.

Yritykset taas ottavat käyttöön datan organisointistrategioita voidakseen hyödyntää paremmin hallussaan olevia tietoresursseja maailmassa, jossa tietojoukot edustavat useilla eri toimialoilla yritysten arvokkainta omaisuutta.

Johtajat ja muut ammattilaiset voivat keskittyä tietojen organisointiin osana kokonaisvaltaista strategiaa, jolla pyritään virtaviivaistamaan liiketoimintaprosesseja, hankkimaan parempaa liiketoiminnan tiedonhallintaa ja yleisesti parantamaan heidän liiketoimintamalliaan.

Mitä tiedonhallintaohjelmisto tarkoittaa?

Tiedonhallinta on aktiviteetti, jota harjoitetaan yleensä siihen liittyvän ohjelmiston avulla. Tiedonhallintaohjelmisto (DMS) on ohjelmisto, joka vastaanottaa tietoja ja muuntaa erilaisia tietoja yhdeksi tallennussäiliöksi, tai kokoaa erilaisia tietoja yhtenäiseksi resurssiksi, eli toisin sanoen tietokannaksi.

Monissa tapauksissa tiettyä termiä käytetään vaihtokelpoisena laajemman termin tiedonhallintaohjelmiston kanssa, jossa monet tiedonhallintaresurssit voivat ohjata saapuvan tiedon johonkin tiettyyn tietokantaan tai tietokantasarjaan.

Tietokannan hallintaohjelmistojen alueella parhaiten tunnettuja sovelluksia ovat esimerkiksi

Näistä jokainen auttaa käsittelemään erilaisia tietoja vastaavissa tietokannoissa tai tietosäiliöissä. Pelkän tiedon vastaanottamisen lisäksi tiedonhallintaohjelmistolla voidaan suorittaa myös monia muita pitkän aikavälin tavoitteita, kuten varmistaa kattava tietoturva, tietojen eheys ja interaktiiviset kyselyt.

Tiedonhallinta tulee aina suorittaa oikeanlaisen ohjelmiston avulla, jonka kyky käsitellä erityyppisiä kyselyjä on ratkaisevan tärkeä sen roolin kannalta kootun tiedon toimittamisessa juuri silloin, kun sitä tarvitaan. Lisäksi tiedonhallintaohjelmistot voivat tarkastella tietojen elinkaarta turvallisuuden takaamiseksi kaikissa vaiheissa: tiedon luomisen ja tallennuksen aikana sekä mahdollisen tietojen hävittämisen jälkeen.

Tietovastaavien on ehkä asetettava aikarajat käsiteltävän tiedon elinkaarelle hallitakseen järjestelmän ylläpitotaakkaa tehokkaasti ja vastatakseen keskeisiin kysymyksiin tietoturvasta ja alaa koskevien standardien tai määräysten noudattamisen mukaisesti.

Samankaltaiset termit

Margaret Rouse
Teknologia-asiantuntija

Margaret Rouse on palkittu teknologiatoimittaja ja opettaja, joka tunnetaan hänen kyvyistään selittää vaikeitakin teknologisia konsepteja aiheesta vähemmän tietävälle finanssialan yleisölle. Viimeisen 20 vuoden ajan hänen selityksensä ovat ilmestyneet TechTargetin nettisivuille, minkä lisäksi häntä ovat siteeranneet asiantuntijana New York Times, Time Magazine, USA Today, ZDNet, PC Magazine ja Discovery Magazine. Margaretin mielestä mikään ei ole hauskempaa kuin opettaa IT-alan ja finanssialan ammattilaisille, kuinka toisen alan hyvin spesifillä kielellä puhutaan. Jos sinulla on ideoita selitettävistä termeistä tai parannuksista aikaisempiin selityksiin, lähetä sähköpostia Margaretille tai ota yhteyttä häneen LinkedInissä tai Twitterissä.