Pourquoi adopter un système de gestion de base de données ? 7 raisons essentielles

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À RETENIR

  • Le système de gestion des données est essentiel pour structurer et classer les informations.
  • Une base de données centralisée permet d'optimiser le temps et d'automatiser les procédés répititifs.
  • Un système de gestion de base de données permet d'effectuer des recherches complexes caractérisées par de multiples critères, facilitant ainsi des réponses plus rapides.

Le philosophe Aristote ne disposait pas d’un système de gestion de base de données (SGBD) – du moins pas électronique. Mais il croyait en l’importance de différencier et d’analyser les données.

Il était prêt à regrouper les données, déterminer leurs relations et en tirer des conclusions. Cette inclination pour la classification – qu’Aristote appliquait notamment à la biologie – a été une force motrice dans la création de l’esprit analytique de toute la civilisation occidentale.

Il croyait que notre approche des données est importante.

Bien que les Grecs anciens semblent étonnamment avoir calculé des données astronomiques avec des ordinateurs analogiques remarquables, comme le mécanisme d’Anticythère, nous n’avons pas connaissance qu’ils aient stocké ou analysé des données.

Mais si cela avait été possible, les anciens auraient probablement été heureux d’utiliser un SGBD pour mettre leur réflexion à profit.

Voici 7 raisons qui montrent que vous aussi pourriez bénéficier d’un bon SGBD dans votre vie et votre travail.

1. Le système de gestion de base de données ou l’extension de la logique humaine

Les capacités de calcul que nous, techniciens en chair et en os, conférons à nos ordinateurs ne sont que l’extension du pouvoir de raisonnement de l’intellect humain.

La base de données que vous créez pour gérer les connaissances humaines va améliorer vos capacités à corréler, interroger et rapporter les informations collectées par votre organisation.

Gérer votre entreprise avec un SGBD (Système de Gestion de Base de Données) bien développé est la chose logique à faire.

2. Les ordinateurs peuvent répondre rapidement à de nombreuses questions

Caroline: « Nicolas, puis-je avoir ton adresse e-mail s’il te plaît ? »

Nicolas : « Bien sûr, c’est [email protected]. »

Pendant ce temps, Nicolas commence à s’agacer car c’est la quinzième fois qu’on lui demande son adresse e-mail pendant sa première semaine de travail.

Nicolas est stupéfait de découvrir qu’il n’y a pas de base de données centrale dans son entreprise, et que chacun semble avoir développé ses propres feuilles de calcul avec des niveaux variables d’exactitude et d’exhaustivité.

Même de simples collections de données comme une liste de contacts principale ou une table de base de données sont parfois négligées par les organisations pressées d’éteindre les incendies et de paraître productives.

La perte de temps cumulée dans toute l’organisation par les individus cherchant ce type d’informations pourrait être assez surprenante. Mais une base de données centralisée, facilement accessible par tous, peut fournir des réponses rapides à des questions qui ressemblent étrangement aux catégories de notre philosophe analytique de l’Antiquité.

Combien d’unités ont été vendues le trimestre dernier ? De quelles couleurs le produit est-il disponible ? Où se tiendra la conférence cette année ? À quelle heure est la réunion avec le client la semaine prochaine ? Quelles sont les actions nécessaires pour atteindre nos objectifs ?

3. Certaines questions peuvent être vraiment complexes

Être capable d’explorer les données et d’en tirer des enseignements est la raison d’être de concepts modernes comme l’exploration de données et l’analyse de données.

Mais les bases de données conventionnelles répondent à des questions complexes depuis des décennies. Vous pourriez vouloir savoir combien d’employés sont qualifiés dans un certain domaine.

Une simple requête dans un tableur ou une recherche de données dans un répertoire pourrait facilement vous donner l’information dont vous avez besoin.

Mais que faire si vous devez localiser uniquement les employés qualifiés d’un certain État qui ont cinq ans d’expérience, sont prêts à déménager et parlent une langue étrangère spécifique ?

Pour interroger des données selon de multiples critères, vous avez besoin d’un système de gestion de base de données.

Plus la requête est complexe, plus votre SGBD devra être robuste. Un bon système vous dit tout ce que vous devez savoir en quelques clics de souris.

4. Nous sommes facilement submergés par l’information

gestion de base de données
Trop d’informations : un problème vite réglé par des données et des informations bien structurées

 

Une bonne base de données dispose généralement d’une interface simple que l’utilisateur comprend intuitivement. Et elle structure les données d’une manière que nous, humains, pouvons appréhender sans trop de difficulté.

Garder les choses simples est une bonne idée dans tous les domaines de la vie. Personne ne veut être submergé par des exigences inutiles ou du travail supplémentaire superflu.

Bien que la terminologie et les concepts dans les données puissent être spécifiques au domaine de compétence de l’utilisateur, l’expérience utilisateur elle-même permet de se concentrer sur les données plutôt que sur les subtilités des liens et des formulaires de la base de données.

Une base de données bien organisée rend un vaste trésor d’informations plus gérable et ne donne à l’utilisateur que ce dont il a besoin pour mieux faire son travail.

5. L’automatisation est la clé de l’efficacité

Normalement, on recourt à l’automatisation pour effectuer des tâches répétitives qui prendraient beaucoup plus de temps à la main.

Vous comptez sur votre ordinateur personnel pour gérer des tâches subalternes qui auraient pu être chronophages et laborieuses pour les générations précédentes.

La compilation d’un large éventail d’inventaires ou d’autres informations similaires et leur mise à disposition pour des requêtes et des rapports est une nécessité dans le monde des affaires d’aujourd’hui. Une recherche rapide dans la base de données de Google donne des résultats quasi instantanés basés sur l’analyse de peut-être millions de sources.

À mesure que votre collection de données s’accroît, vous aurez besoin de processus automatiques plus sophistiqués pour atteindre le niveau d’efficacité que vous souhaitez pour votre entreprise.

L’exception à cette règle pourrait être lorsqu’il faudrait en réalité plus de temps pour créer le processus automatisé que pour effectuer l’opération manuellement. Il est très facile de s’absorber dans le développement d’un outil numérique qu’il devient vraiment excessif.

Imaginez que pendant le temps que vous passez à développer cette application révolutionnaire, l’administrateur à l’ancienne qui gère les fournitures de bureau aurait pu accomplir la tâche et rentrer chez lui pour dîner.

Un SGBD est un outil qui doit être utilisé sur le long terme.

6. Un SGBD est plus efficace que les processus manuels 

Les environnements de données sont composés de données, de matériel, de logiciels, de personnes et de procédures. Les avantages de l’utilisation des bases de données ont été vantés par beaucoup et peuvent être liés aux caractéristiques particulières du SGBD.

Par exemple, alors que les feuilles de calcul Excel et les bases de données Access sont généralement utilisées par une seule personne, les véritables systèmes de gestion de base de données permettent l’accès simultané de plusieurs utilisateurs.

Une base de données est une application logicielle unique qui peut utiliser de nombreuses tables, formulaires et rapports, plutôt qu’une pléthore de feuilles de calcul détenues et gérées par des personnes dans toute l’organisation.

Une bonne base de données est un guichet spécifique pour rassembler les personnes et les processus.

Elle permet même des choses aussi banales que la cohérence de l’orthographe et de la syntaxe et l’élimination de tant d’efforts dupliqués.

7. Gagner et économiser de l’argent grâce au SGBD

Nous devrions tous nous réjouir des façons dont les systèmes de gestion de base de données peuvent améliorer nos vies et notre travail.

Mais une grande partie de l’activité des entreprises consiste à gagner plus d’argent ou à réduire les heures de travail excessives dans la poursuite d’objectifs particuliers.

Les gains d’efficacité produits par votre SGBD vaudront probablement largement le temps, l’argent et les efforts consacrés à la réalisation de la base de données.

Conclusion

Bien que vous soyez peut-être plus enclin à vous mettre au travail sur votre propre SGBD après avoir lu cet article, il existe un corollaire à l’affirmation selon laquelle vous avez besoin d’un système de gestion de base de données. Vous avez également besoin d’un bon concepteur de base de données.

C’est une personne qui peut s’asseoir avec un crayon et du papier et esquisser des diagrammes montrant le flux idéal des données et les meilleures façons d’entrer, de capturer, d’analyser et de rapporter les informations.

Après toutes ces années, nous avons toujours besoin de catégories et de classifications pour traiter correctement les données. Les bons experts en bases de données font de bonnes bases de données.

La vie est compliquée. Parfois, vous avez besoin de toute l’aide possible pour trouver la bonne approche des données auxquelles vous êtes confronté chaque jour.

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Vincent Grethen
Responsable d'édition

Diplômé de l'Ecole de Journalisme de Louvain La Neuve en Belgique, c'est finalement le monde du contenu en ligne qui m'a permis d'assouvir ma passion pour l'écriture. Depuis plus de 10 ans, j'explore divers secteurs, notamment le bien-être, le médical ou encore le tourisme. Cette polyvalence est mon atout majeur pour capter l'attention des lecteurs et des lectrices. Aujourd'hui, ma plume évolue au rythme des innovations, au service des passionnés de technologie, toujours avec le même plaisir de jouer avec les mots.