13 conseils pour manager efficacement ses équipes en télétravail

Cela permet aux membres de l’équipe éloignée de se sentir plus proches et plus engagés et montre que vous avez à cœur de les impliquer. La transparence permet également de réduire l’incertitude, qui pèse sur de nombreux travailleurs à distance qui craignent de passer à côté d’informations cruciales dont d’autres ont connaissance.

Partager les succès individuels ou d’équipe avec l’ensemble de l’entreprise contribue à remonter le moral et à donner aux employés à distance le sentiment de faire partie de quelque chose de plus important. Les messages Slack ou les fils de discussion dédiés aux emails sont quelques idées pour y parvenir.

La théorie de l’identité sociale suggère que l’interaction sociale en ligne renforce l’identité et la solidarité de l’équipe en réduisant les sentiments d’isolement.

Réservez une plage horaire dans votre agenda toutes les semaines ou toutes les deux semaines, et faites savoir à vos interlocuteurs qu’ils peuvent venir vous voir pour poser des questions ou simplement discuter. L’application de prise de rendez-vous intégrée de Google fonctionne bien pour cela.

Pour les réunions régulières, conservez toutes vos notes de réunion dans un seul document. Utilisez des titres et des sauts de page pour séparer facilement une date d’une autre afin de réduire le nombre total de documents et de permettre de voir plus facilement ce qui a été discuté lors d’une réunion précédente.

Il n’est pas réaliste de créer des instructions et des documents pour tout ce que fait votre équipe. Encouragez-la plutôt à le faire. C’est non seulement une excellente occasion d’évaluer les flux de travail, mais aussi de leur apprendre la valeur d’une bonne documentation.

Vous pouvez choisir la meilleure façon d’organiser la documentation, mais veillez à ce qu’elle soit cohérente pour l’ensemble d’un projet ou d’une équipe. Utilisez des dossiers pour regrouper la documentation par projet, équipe, objectif et processus.

Utilisez également des titres clairs et descriptifs pour les documents et les dossiers afin que les membres de l’équipe puissent facilement comprendre ce qu’ils contiennent et les rechercher.

Tous les grands managers à distance devraient essayer de mettre en place un moyen permettant aux membres de l’équipe de donner leur avis sur les documents afin qu’ils puissent suggérer des mises à jour ou signaler des erreurs.

Il peut s’agir simplement de laisser un commentaire ou une suggestion dans le document lui-même ou d’ajouter une section “Suggestion” en bas de page où les commentaires ou les propositions peuvent être évalués et traités.

Conservez un journal des modifications dans les documents importants pour savoir ce qui a été mis à jour et pourquoi, afin de fournir un contexte aux membres de l’équipe et de mettre en évidence les changements critiques.

Les mots de passe simples et faciles à deviner sont une autre cause majeure de violation de données. Un gestionnaire de mots de passe, qui facilite l’utilisation de mots de passe complexes, peut atténuer ce problème. Il s’agit d’une dépense supplémentaire mineure, étant donné que le paiement moyen d’un ransomware coûte aux entreprises 5,13 millions de dollars.

Cela permet de s’assurer que tout le travail est effectué sur des systèmes sécurisés et surveillés, ce qui réduit considérablement le risque d’accès non autorisé ou de violation, protégeant ainsi les données sensibles de votre entreprise.

Sollicitez l’avis et l’aide de vos équipes pour créer un sentiment de collaboration, de confiance et de responsabilité. Par exemple, si vous devez améliorer la productivité, demandez à votre équipe de réfléchir à quelques idées pour y parvenir.

Il peut s’agir d’un fil de discussion ou d’un tableau blanc en ligne – un endroit où les employés à distance peuvent ajouter des idées au fur et à mesure qu’ils en ont. Vous pouvez utiliser différents tableaux pour différents projets, équipes et thèmes (tels que l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et la productivité).

Passez en revue le tableau une fois par semaine pour voir si vous pouvez donner suite à des suggestions et exprimer votre gratitude à tous ceux qui y ont contribué.

Le travail à distance en ligne est souvent asynchrone, chacun travaillant à son rythme. Certains membres de l’équipe peuvent se sentir isolés. Essayez une “séance de travail en équipe” hebdomadaire.

Demandez à tout le monde de se joindre à un appel vidéo et de travailler tranquillement ensemble. Le simple fait de voir des collègues au travail et de pouvoir envoyer un message à quelqu’un qui participe au même appel pour obtenir de l’aide peut être un véritable stimulant pour la productivité.

Planifiez des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires consacrées à l’échange de points de vue, de mises à jour et de solutions. Encouragez les membres de l’équipe à présenter les défis récents auxquels ils ont été confrontés et la manière dont ils les ont résolus. Cela permet de favoriser une culture de l’apprentissage, de la transparence et du travail d’équipe.

Les meilleurs logiciels de collaboration en ligne facilitent le travail des employés à distance. Pour obtenir les meilleurs résultats, investissez dans la formation afin que vos équipes puissent tirer le meilleur parti de leur environnement virtuel partagé.

Désigner des membres de l’équipe pour briser les silos et assurer la communication et la circulation de la documentation entre les différents groupes et départements. Ils peuvent aider à identifier les lacunes en matière d’information et promouvoir le partage des connaissances.

Associez des membres de l’équipe issus de différents domaines ou niveaux à des fins de mentorat et de coaching. Cela peut contribuer à transférer des connaissances, à réduire les obstacles et à favoriser les relations entre les différents segments de l’organisation.

Prenez le temps de faire des efforts supplémentaires pour inclure des bullet points dans vos emails et vos communications en ligne. Il faut mettre en évidence avec du gras les informations importantes et pour utiliser des sous-titres. Il sera ainsi plus facile de repérer rapidement les informations pertinentes.

Ajoutez des résumés à la fin des réunions, des discussions et des longs emails. Que vous parliez ou écriviez, résumez vos idées à la fin et incluez les informations les plus pertinentes dont votre équipe a besoin.

Lorsque vous gérez des employés à distance, il est judicieux d’expérimenter pour trouver les types de communication qui fonctionnent le mieux pour tout le monde. Il peut s’agir d’emails et de textes, de conversations vocales ou vidéo, de vidéos enregistrées, de commentaires sur les tâches, etc.

En tant qu’êtres humains, tout le monde ne réagit pas bien aux mêmes méthodes. La dysmorphie du zoom en est un bon exemple.

Les fonctions d’accessibilité sont essentielles pour les membres de l’équipe souffrant d’un handicap, mais elles sont, en général, utiles pour tout le monde. Par exemple, de nombreuses plateformes de vidéoconférence proposent désormais des sous-titres et des transcriptions générés par l’IA.

Organisez des fêtes virtuelles pour les étapes importantes, qu’elles soient liées au travail ou non. Il peut s’agir du début ou de la fin d’un projet, d’un anniversaire ou de la célébration d’une fête. Il existe des tonnes d’activités que les gens peuvent faire ensemble, virtuellement, à partir de différents endroits, comme les salles d’évasion virtuelles, les chasses au trésor ou le Pictionary.

Il y a des sujets sur lesquels les gens aiment se retrouver, comme la santé et la forme physique, les animaux de compagnie, la cuisine et les voyages. Veillez à ce qu’il y ait des espaces virtuels dédiés à ces sujets et encouragez les gens à partager des photos, des vidéos et des histoires.

Les membres de l’équipe peuvent ainsi se sentir valorisés et développer un sentiment d’appartenance. Qu’il s’agisse d’articles portant la marque de l’entreprise ou de cadeaux personnalisés, il s’agit d’une expérience agréable qui renforce les liens entre les membres de l’équipe et la culture de l’entreprise.

Incluez des informations écrites, de courtes vidéos et une description complète de chaque tâche et de chaque processus que votre nouvel employé doit connaître. Participez à au moins trois conférences téléphoniques avec chaque nouvel employé pour lui faire découvrir les technologies que vous utilisez et lui proposer une formation en direct. Cela vous permet de savoir si un nouveau membre de l’équipe a besoin de plus de soutien.

Demandez à un membre de votre équipe qui travaillera en étroite collaboration avec le nouvel employé de prendre de ses nouvelles chaque semaine. Organisez des appels hebdomadaires entre les deux personnes afin qu’elles puissent discuter de leur travail et apprendre à se connaître.

Assurez-vous que le nouvel employé est soutenu par d’autres collègues et par vous-même. Il s’agit d’un aspect important de l’intégration qui ne doit pas être négligé, en particulier dans le cas du travail à distance.

Cela peut être difficile, car certains membres de l’équipe peuvent se trouver dans des fuseaux horaires différents et avoir des heures de travail différentes de celles du nouvel employé. Veillez à en tenir compte.

Présentez votre nouveau membre de l’équipe sur votre système de gestion de projet, sur les chats de groupe et lors de votre prochaine réunion d’équipe. Expliquez-lui les nouvelles compétences qu’il apporte à l’équipe et comment il apportera une contribution exceptionnelle.

Pour gérer les employés à distance en 2024, vous devez faire preuve de créativité, de souplesse et de dévouement. L’utilisation des bons outils de gestion de projet et des bonnes pratiques peut rendre le travail virtuel beaucoup plus facile pour les managers et leurs équipes, en aidant tout le monde à se sentir connecté, compris et valorisé.