Publipostage

Que signifie le Publipostage 

Le publipostage est une fonctionnalité présente dans la plupart des applications de traitement de données qui permet aux utilisateurs d’envoyer une lettre ou un document similaire à plusieurs destinataires. Elle permet de connecter un seul modèle de formulaire à une source de données contenant des informations sur le nom du destinataire, son adresse et d’autres données prédéfinies et prises en charge.

Le publipostage automatise principalement le processus d’envoi de courrier en masse à des clients, abonnés ou particuliers en général.

Le publipostage fonctionne avec deux documents : le fichier de données et le modèle de lettre. Le fichier de données contient les informations des destinataires auxquels la lettre doit être envoyée. Ce fichier peut être une feuille de calcul ou une base de données contenant des champs séparés pour chaque type d’information à fusionner dans la lettre.

Le deuxième fichier est le document Word ou le modèle de lettre. Les informations sur les destinataires dans le modèle de lettre sont laissées vides. Lorsque le processus de publipostage est initié, les données des destinataires provenant du fichier de données de la feuille de calcul ou de la base de données sont récupérées et placées dans les champs vides de la lettre, un par un, jusqu’à ce que toutes les lettres soient créées.

Obsolescence du publipostage

En examinant l’évolution de l’utilisation du publipostage au fil des années, il est important de souligner que cette fonctionnalité a été pionnière bien avant l’avènement du “tableau de bord visuel” et des diverses formes de visualisation et d’automatisation des données que nous avons aujourd’hui.

La fonctionnalité elle-même ressemble à ce qu’une application particulière pourrait faire dans l’environnement logiciel actuel. Par exemple, cette fonctionnalité pourrait facilement être intégrée à une application pour smartphone, ou même proposée via une communication client/serveur à travers un navigateur web.

Bien que le publipostage ait été une fonctionnalité populaire dans les versions successives des logiciels de traitement de documents, elle pourrait bientôt devenir aussi obsolète que l’ancien logiciel “Print Shop” des débuts de l’ère des PC, ou l’imprimante à matrice de points qui était si souvent utilisée pour générer des documents de publipostage et de Print Shop.

Un exemple caractéristique de ce changement est l’évolution de Microsoft Word, le logiciel de traitement de texte dominant sur le marché. Dans les versions plus récentes de la suite logicielle Office 365 basée sur le cloud de Microsoft, la fonction de fusion de courrier est dépréciée, ce qui signifie qu’elle est destinée à devenir obsolète à terme. Les fonctionnalités dépréciées peuvent encore être utilisées, mais sont marquées pour des scénarios de fin de vie.

Remplacement côté serveur

Pour remplacer la fonctionnalité de publipostage dans Microsoft Word, Microsoft a créé la capacité de fournir la génération de documents côté serveur avec des modèles Word et Excel. Microsoft encourage les utilisateurs à créer des règles de flux de travail manuel pour effectuer ce que la fusion de courrier aurait précédemment fait.

Ce type de dépréciation de fonctionnalité accompagne le passage de la suite MS Office, ainsi que d’autres logiciels, d’un environnement natif à la machine vers le cloud. Les abonnements Office 365 modernes offrent des logiciels de bureau livrés sur le web, dans lesquels de plus en plus de fonctionnalités sont fournies côté serveur, plutôt qu’au niveau du point de terminaison ou sur la machine du client.

Cela soulève toutes sortes de questions dans la communauté des utilisateurs sur les avantages et les inconvénients des fonctionnalités livrées sur le web – un compromis est que, bien que les logiciels cloud livrés sur demande soient plus polyvalents à certains égards, avoir des fonctionnalités comme la fusion de courrier réalisées côté serveur peut signifier que l’utilisateur doit céder plus de ses informations personnelles au fournisseur que s’il utilisait des produits logiciels hors ligne sur ses propres machines sur site.