7 redenen waarom je een database management systeem nodig hebt

De filosoof Aristoteles bezat geen database management systeem (DBMS) – althans geen elektronisch systeem. Maar hij geloofde in het belang van het onderscheiden en analyseren van gegevens. In zijn werk “Categorieën” presenteerde hij 10 manieren om iets te beschrijven.

Deze omvatten: kwantiteit, kwaliteit, plaats, tijd, positie en actie.

Hij was bereid gegevens te groeperen, hun onderlinge verband te bepalen en conclusies te trekken. Deze voorkeur voor classificaties – die Aristoteles onder meer toepaste op de biologie – was een drijvende kracht achter de ontwikkeling van het analytisch denken in de hele westerse beschaving.

Hij geloofde dat het van belang is hoe we gegevens benaderen.

Hoewel de oude Grieken verrassend genoeg astronomische gegevens lijken te hebben berekend met behulp van verbazingwekkende analoge computers, zoals het Antikythera-mechanisme, is ons geen enkel apparaat bekend dat gegevens opsloeg of analyseerde.

Maar als het mogelijk was geweest, zouden de oude Grieken misschien graag een DBMS hebben gebruikt om hun goede ideeën te benutten.

Er zijn vele redenen waarom ook u een goed DBMS zou kunnen gebruiken in jouw leven en werk.

1. Een database management systeem is een uitbreiding van de menselijke logica.

Je vraagt je misschien af waarom ik naar filosofie en biologie verwijs in een artikel over databases voor technische professionals. Wel, hoezeer we ook houden van digitale machines en hun mogelijkheden voor ons leven, we zijn er nog niet mee versmolten.

En het verwerkingsvermogen waarmee wij, als datawetenschappers van vlees en bloed, onze computers begiftigen is slechts een uitbreiding van het denkvermogen van het menselijk intellect. De database die je creëert om menselijke kennis te beheren, zal jouw vermogen om de informatie die jouw bedrijf verzamelt te correleren, te bevragen en te analyseren, vergroten.

Het is niet meer dan logisch om jouw bedrijf te beheren met een goed ontwikkeld DBMS.

2. Computers kunnen veel vragen snel beantwoorden

Susan: “John, mag ik je e-mailadres alstublieft?”

John: “Tuurlijk, het is [email protected].”

Ondertussen is John een beetje geïrriteerd dat hem voor de vijftiende keer in zijn eerste werkweek om zijn e-mailadres is gevraagd. John is geschokt als hij ontdekt dat waar hij werkt er geen centrale database is en dat iedereen zijn eigen spreadsheets lijkt te hebben ontwikkeld die variëren in nauwkeurigheid en volledigheid.

Zelfs eenvoudige gegevensverzamelingen zoals een hoofdcontactlijst of een databasespreadsheet worden soms verwaarloosd door bedrijven die haast hebben om brandjes te blussen en als productief te worden beschouwd.

De cumulatieve verspilling van tijd in de hele organisatie door personen die naar dergelijke informatie zoeken, kan zeer verrassend zijn. Een gecentraliseerde database die voor iedereen gemakkelijk toegankelijk is, kan echter snelle antwoorden geven op vragen die opvallend veel lijken op de categorieën van onze analytische oude filosoof.

• Hoeveel stuks zijn er in het laatste kwartaal verkocht?
• In welke kleuren is het product verkrijgbaar?
• Waar wordt de conferentie dit jaar gehouden?
• Hoe laat is de vergadering met de klant volgende week?
• Welke maatregelen zijn nodig om onze doelen te bereiken?

3. Sommige vragen kunnen echt ingewikkeld zijn

De mogelijkheid om in gegevens te duiken en inzichten te verwerven is de reden voor nieuwerwetse ideeën als datamining en analytics. Traditionele databases beantwoorden echter al tientallen jaren complexe vragen. Misschien wil je weten hoeveel werknemers op een bepaald gebied bekwaam zijn.

Een eenvoudige query van een spreadsheet of een zoekopdracht naar gegevens in een directory kan gemakkelijk de informatie opleveren die je nodig hebt. Maar wat als je alleen op zoek bent naar gekwalificeerde werknemers in een bepaalde staat die vijf jaar ervaring hebben, bereid zijn te verhuizen en een bepaalde vreemde taal spreken? Om gegevens te bevragen op basis van meerdere criteria heb je een database management systeem nodig.

Hoe complexer de zoekopdracht, hoe robuuster jouw DBMS moet zijn. Een goed systeem vertelt u met een paar muisklikken alles wat je moet weten.

4. We worden gemakkelijk overweldigd door informatie

In elke levensfase is het een goed idee om het eenvoudig te houden. Niemand wil lastig gevallen worden met onnodige eisen of extra werk. Maar een goede database heeft meestal een eenvoudige voorkant die intuïtief door de gebruiker wordt begrepen. En het structureert de gegevens zodanig dat we ze zonder al te veel moeite kunnen begrijpen.

De terminologie en concepten in de gegevens kunnen specifiek zijn voor de kerncompetentie van de gebruiker, maar de gebruikerservaring zelf stelt ons in staat ons te concentreren op de gegevens in plaats van op de fijne kneepjes van databasekoppelingen en -formulieren.

Een goed georganiseerde database maakt een grote schat aan informatie beter beheersbaar en geeft de gebruiker alleen datgene wat hij op dat moment nodig heeft om zijn werk beter te kunnen doen.

5. Automatisering is de sleutel tot efficiëntie

Normaal gesproken vertrouwen mensen op automatisering om repetitieve taken uit te voeren die met de hand veel langer zouden duren. De ENIAC maakte schiettabellen voor militaire planners in enkele minuten – vergeleken met de weken die menselijke arbeid kost om een soortgelijke taak uit te voeren. Charles Babbage vroeg om een door stoom aangedreven oplossing voor het berekenen van zeekaarten.

Je vertrouwt op jouw computer om eenvoudige taken uit te voeren die voor vorige generaties tijdrovend en arbeidsintensief zouden zijn geweest.

Het samenstellen van een breed scala aan inventaris of andere dergelijke informatie en deze beschikbaar maken voor zoekopdrachten en rapporten is een noodzaak in de hedendaagse zakenwereld. Een snelle zoekopdracht in de Google-database levert vrijwel onmiddellijk resultaten op, gebaseerd op een analyse van misschien wel miljoenen bronnen.

Hoe meer gegevens je verzamelt, hoe meer geavanceerde geautomatiseerde processen je nodig hebt om de gewenste efficiëntie voor jouw bedrijf te bereiken.

Een uitzondering zou kunnen zijn dat de ontwikkeling van het geautomatiseerde proces meer tijd kost dan de uitvoering van het handmatige proces zelf. Het kan gemakkelijk zijn om zo op te gaan in de ontwikkeling van een digitaal hulpmiddel dat het overkill wordt.

Stel je voor dat in de tijd die het je kostte om die killer app te ontwikkelen, de ervaren administratief medewerker die de kantoorbenodigdheden beheert, hem had kunnen afmaken en naar huis had kunnen gaan om te eten. Een DBMS is een hulpmiddel dat voor de lange termijn moet worden gebruikt.

6. Een DBMS is in veel opzichten beter dan handmatige processen.

Gegevensomgevingen bestaan uit gegevens, hardware, software, mensen en processen. De voordelen van het gebruik van databases worden door velen aangeprezen en kunnen in verband worden gebracht met bepaalde kenmerken van het DBMS.

Bijvoorbeeld, terwijl Excel-spreadsheets en Access-databases over het algemeen door slechts één persoon worden gebruikt, maken echte database management systeem gelijktijdige toegang door meerdere gebruikers mogelijk.

Een database is een enkele softwaretoepassing die vele tabellen, formulieren en rapporten kan gebruiken, in tegenstelling tot een groot aantal spreadsheets die door verschillende mensen in de organisatie worden beheerd.

Een goede database is een one-stop shop die mensen en processen samenbrengt. Het zorgt zelfs voor alledaagse zaken als consistentie van spelling en syntaxis en het elimineren van veel dubbele stappen.

7. Je bent toch geïnteresseerd in geld verdienen en besparen?

We zouden allemaal blij moeten zijn dat database management systemen ons leven en werk kunnen verbeteren. Maar veel bedrijfsactiviteiten zijn gericht op het verdienen van meer geld of het verminderen van excessieve werkuren om bepaalde doelen te bereiken.

De efficiëntie die jouw DBMS oplevert, is waarschijnlijk de tijd, het geld en de moeite waard die nodig zijn om de database te voltooien.

Laatste overwegingen

Goede logica is nuttig in elk aspect van het leven. Het is ook een essentieel onderdeel van databasebeheer. Hoewel je na het lezen van dit artikel misschien meer geneigd bent om aan je eigen DBMS te gaan werken, is er een uitvloeisel van de bewering dat je een database management systeem nodig hebt. Je hebt ook een goede databaseontwerper nodig.

Dat is iemand die met pen en papier kan gaan zitten en diagrammen kan ontwerpen die de ideale gegevensstroom laten zien en de beste manieren om informatie in te voeren, vast te leggen, te analyseren en te rapporteren. Na al die jaren hebben we nog steeds categorieën en classificaties nodig om de gegevens goed te kunnen verwerken. Goede database-experts maken goede databases.

Het leven is ingewikkeld. Soms heb je alle hulp nodig om de juiste manier te vinden om met de gegevens om te gaan waarmee je dagelijks wordt geconfronteerd.

Je hebt een database management systeem nodig.