E-mailadres

Wat is een e-mailadres?

Een e-mailadres is een unieke identificatiecode die wordt gebruikt om elektronische berichten via het internet te verzenden en te ontvangen. Elk adres bestaat uit twee delen die worden gescheiden door een “@”-symbool.

Het eerste deel van een e-mailadres wordt de gebruikersnaam of lokale naam genoemd. Het tweede deel van het adres wordt de domeinnaam genoemd.

E-mailadressen zijn ontworpen om gelezen te worden van het meest specifieke naar het meest algemene deel.

Techopedia legt uit

Het eerste deel van een e-mailadres wordt meestal gemaakt door de persoon of organisatie die eigenaar is van het e-mailadres. Het tweede deel van het e-mailadres specificeert welke mailserver (of mail server cluster) verantwoordelijk is voor het ontvangen en opslaan van e-mails totdat ze worden opgehaald door de ontvanger.

Gebruikersnamen kunnen bestaan uit letters of een combinatie van letters, speciale tekens en/of cijfers. Ze zijn meestal niet hoofdlettergevoelig.

Domeinnamen zijn gestructureerd in een hiërarchie met niveaus die worden gescheiden door punten. De SLD-naam (secondary level domain) wordt meestal geassocieerd met een specifieke organisatie of serviceprovider. De TLD-hiërarchie (topleveldomein) kan algemeen of landspecifiek zijn.

Het .com-gedeelte van een e-mailadres vertegenwoordigt dus het topleveldomein. Hier zijn enkele veelgebruikte TLD’s:
.com: Voor bedrijven en commerciële entiteiten
.edu: Voor onderwijsinstellingen
.org: Voor organisaties
.gov: Voor overheidsinstellingen
.net: Voor netwerkproviders

De indeling van een e-mailadres is gestandaardiseerd door de Internet Engineering Task Force (IETF) in de RFC 5322-specificatie. Standaardisatie zorgt ervoor dat e-mailadressen universeel worden herkend en compatibel zijn met verschillende e-mailsystemen en clients.

Het belang van het kiezen van een e-mailprovider

Als je eenmaal hebt besloten dat je een nieuw e-mailadres wilt, is het eerste wat je moet doen een e-mail provider kiezen. Veel e-maildiensten zijn gratis, maar betaalde e-maildiensten hebben meestal meer functies. Wanneer je beslist of je een gratis of een betaalde dienst wilt gebruiken, is het belangrijk om rekening te houden met functies zoals archief-opslagruimte, beveiligingsopties en klantenondersteuning.

Aanbieders van gratis e-maildiensten

Betaalde e-mail service providers

Een e-mailadres maken

Zodra je een e-mail provider hebt gekozen, kun je in een paar minuten een e-mailadres maken.

Dit zijn de basisstappen:

1. Bezoek de website of app van de aanbieder: Ga naar de website van de aanbieder of download hun mobiele app. Zoek naar de optie “aanmelden” of “account aanmaken”.
2. Vul het aanmeldformulier in: Verwacht dat je om verschillende soorten informatie wordt gevraagd, waaronder je naam, geboortedatum en mogelijk een telefoonnummer voor accountherstel en verificatie.
3. Kies je gebruikersnaam: Je wordt gevraagd om het lokale deel van het adres voor het ‘@’-symbool. Aangezien e-mailadressen uniek moeten zijn, is je eerste keuze misschien al gemaakt. De meeste e-maildiensten zullen in dat geval alternatieven voorstellen. Probeer een gebruikersnaam te kiezen die zowel memorabel is als geschikt voor het beoogde gebruik.
4. Maak een wachtwoord: Maak een sterk wachtwoord met een combinatie van letters, cijfers en speciale tekens.
5. Extra stappen uitvoeren: Afhankelijk van de e-mailservice moet je mogelijk extra stappen uitvoeren, zoals akkoord gaan met de servicevoorwaarden van de provider (ToS) en/of een CAPTCHA invullen om te bewijzen dat je geen bot bent. Volg deze stappen zoals aangegeven.
6. Je account verifiëren: Sommige e-maildiensten vragen je om je nieuwe account te verifiëren via een telefoonnummer of secundair e-mailadres. Volg de instructies als daarom wordt gevraagd.
7. Toegang tot je e-mailaccount: Zodra je account is aangemaakt en geverifieerd, kun je inloggen met je nieuwe e-mailadres en wachtwoord. Op dit punt sturen de meeste providers je een welkomstmail met antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ’s).
8. Stel account herstelopties in als daarom wordt gevraagd: Deze functie is handig voor het geval je later je wachtwoord of gebruikersnaam vergeet.
9. Je e-mailinstellingen aanpassen: Gebruik desgewenst de instellingen van je nieuwe e-mailaccount om je e-mailhandtekening, antwoorden buiten kantoor en het uiterlijk van de gebruikersinterface (UI) aan te passen.

Een e-mailadres wijzigen

Als je je bestaande e-mailadres wilt wijzigen, zoals het lokale deel voor het ‘@’-symbool, is het belangrijk om te weten dat de meeste e-mailproviders geen wijzigingen in e-mailadressen toestaan als ze eenmaal zijn aangemaakt.

In deze situatie is het het eenvoudigst om een nieuw e-mailadres aan te maken.

1. Je kunt dit doen door je aan te melden voor een nieuwe account bij de e-mailprovider van je voorkeur en een nieuw e-mailadres te kiezen tijdens het registratieproces.
2. Zodra je een nieuw e-mailadres hebt, is de volgende stap om je e-mailgebruik over te zetten van het oude e-mailadres naar het nieuwe.
3. Begin met het informeren van je e-mailcontacten over je nieuwe e-mailadres en het bijwerken van online accounts. Neem de tijd om je nieuwe e-mailadres te verifiëren op accounts van sociale media, internetbankieren, werkgerelateerde accounts en andere diensten waarbij je oude e-mailadres werd gebruikt om in te loggen of te communiceren.
4. Om ervoor te zorgen dat je geen belangrijke berichten mist, kun je overwegen om automatische mechanismen in te stellen voor het doorsturen van e-mails van je oude e-mailadres naar je nieuwe. Dit kan meestal worden gedaan via de instellingen van je oude e-mailaccount.
5. Daarnaast kun je ook een automatisch antwoordbericht instellen op je oude account om afzenders te informeren over je nieuwe e-mailadres.
6. Vergeet niet om tijdens de overgangsperiode regelmatig je oude e-mailaccount te controleren om er zeker van te zijn dat je geen belangrijke berichten mist.

Na verloop van tijd, wanneer jij en je contactpersonen gewend zijn aan het nieuwe adres, kun je het gebruik van je oude e-mailaccount geleidelijk afbouwen of zelfs besluiten om het te sluiten. Voordat je een e-mailaccount afsluit, moet je er wel voor zorgen dat je een back-up hebt gemaakt van alle belangrijke e-mails, contactpersonen en bestanden.

Je e-mailadres vinden

Als je meerdere e-mailaccounts beheert en moet bevestigen welk e-mailadres is gekoppeld aan een specifiek e-mailplatform, is de eenvoudigste manier om te controleren of je al bent aangemeld bij de e-mailclient of webmailservice van het platform. Als dat zo is, kun je jouw e-mailadres vinden door te kijken naar de accountinstellingen of door te klikken op het veld “Naar:” in een e-mail in je Postvak IN.

Als je niet bent ingelogd, zoek dan naar andere plekken waar je e-mailadres zichtbaar kan zijn. Als je bijvoorbeeld weet dat je iemand hebt gemaild vanaf het platform in kwestie, sms die persoon dan en vraag of hij/zij het adres kan verifiëren waar je laatste e-mail vandaan kwam.

Je kunt ook websites controleren waar je het e-mailadres hebt gebruikt om je aan te melden. In dit scenario log je in op de site en kijk je naar je gebruikersprofiel of accountinstellingen om te zien welk e-mailadres je hebt gebruikt voor de registratie.

Een andere manier is om te zoeken naar autofill-informatie in je webbrowser. Als je autofill hebt ingeschakeld voor de webmail van het platform, kan het adres zichzelf invullen als je begint te typen. Je kunt ook de functie ‘wachtwoord vergeten’ op de inlogpagina proberen. Dit laat vaak een deel van je e-mailadres zien, waardoor je het misschien beter kunt onthouden.

Als je jouw e-mailadres nog steeds niet kunt vinden, moet je mogelijk het wachtwoord opnieuw instellen of je account herstellen op de website van de e-mailservice. Als je weer toegang hebt, zou je je accountgegevens moeten kunnen controleren om je e-mailadres te vinden.

Hoe een e-mailadres te blokkeren (in Gmail, Yahoo, Microsoft Outlook, HubSpot)

Om je te helpen ongewenste e-mails te beheren, kun je bij hosting platforms met mogelijkheden voor e-mailbeheer zoals HubSpot en e-mailclients zoals Yahoo, Gmail en Outlook bepaalde e-mailadressen of alle e-mails van bepaalde domeinen blokkeren.

Blokkeren is een omkeerbare (en effectieve) manier om ongewenste communicatie te voorkomen. Dit zijn de algemene stappen:

Yahoo Mail

• Begin met het openen van een e-mail van de afzender die je wilt blokkeren.
• Zoek naar een pictogram met drie puntjes of een knop ‘Meer’ bovenaan de e-mail.
• Klik op de optie ‘Afzender blokkeren’.
• Je wordt gevraagd om je beslissing om de afzender te blokkeren te bevestigen. Na bevestiging worden toekomstige berichten van deze afzender automatisch verplaatst naar je spam map.

Gmail

• Open een e-mail van de afzender die je wilt blokkeren.
• Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de e-mail.
• In het vervolgkeuzemenu vind je de optie ‘Blokkeer [Naam afzender]’. Klik hierop.
• Gmail zal bevestigen dat toekomstige berichten van deze afzender als spam worden gemarkeerd.

Outlook

• Open eerst de e-mail van de afzender die je wilt blokkeren.
• Klik op de knop ‘Junk’ in het bovenste menu van de e-mail weergave en selecteer vervolgens ‘Afzender blokkeren’.
• Outlook voegt deze afzender dan toe aan je lijst met geblokkeerde afzenders en toekomstige e-mails gaan naar je map met ongewenste e-mail.

HubSpot

• In HubSpot moet je naar je instellingen gaan. Klik op het pictogram van je profiel in de rechterbovenhoek en selecteer ‘Instellingen’.
• Navigeer binnen de instellingen naar het gedeelte ‘E-mail’.
• Zoek naar een sectie of tabblad met het label ‘Geblokkeerde e-mailadressen’.
• Voer handmatig het e-mailadres in dat je wilt blokkeren en sla je wijzigingen op.

Een e-mailadres verwijderen

Als je een primair e-mailadres wilt verwijderen, moet je het bijbehorende e-mailaccount sluiten. Het exacte proces verschilt per e-mail provider, maar de eerste stap is altijd inloggen op het e-mailaccount voor het adres dat je wilt verwijderen.

• Eenmaal ingelogd moet je de account instellingen of het optiemenu vinden. Instellingen bevinden zich vaak in de rechterbovenhoek van het scherm of worden weergegeven door een tandwielpictogram. Zoek binnen de accountinstellingen naar een optie met betrekking tot accountbeheer, beveiliging of privacy.
• In dit gedeelte moet je opties vinden voor het beheren van je account, inclusief het sluiten of deactiveren ervan. Kies de juiste optie om het verwijderingsproces te starten. Houd er rekening mee dat sommige e-mailproviders andere terminologie gebruiken, zoals “account sluiten”, “account verwijderen” of “account deactiveren”.
• Zodra je de optie hebt geselecteerd om je account te verwijderen, wordt je waarschijnlijk gevraagd om je beslissing te bevestigen. Deze stap is belangrijk omdat verwijderde e-mailaccounts meestal niet kunnen worden hersteld.
• Op dit punt kan je worden gevraagd om je wachtwoord of wachtwoord-zin opnieuw in te voeren voor veiligheidsdoeleinden. In sommige gevallen kan de e-mailprovider ook een laatste waarschuwing weergeven over de gevolgen van het verwijderen van je account.
• Na bevestiging van je beslissing begint de e-mailprovider met het proces om je account te sluiten. Sommige diensten hebben een respijtperiode waarin je je account opnieuw kunt activeren als je van gedachten verandert. Na afloop van deze periode worden het e-mailaccount en alle gegevens, inclusief het primaire e-mailadres, echter permanent verwijderd.

Hoe marketeers e-mailadressen gebruiken

In de begindagen van het internet was het gebruikelijk voor marketeers om lijsten met verzamelde e-mailadressen te kopen als een snelle manier om een groot publiek te bereiken. Helaas bevatten de lijsten vaak e-mailadressen van mensen die geen expliciete toestemming hadden gegeven om marketingcommunicatie te ontvangen – en het duurde niet lang voordat spam een probleem werd op zowel individueel als bedrijfsniveau.

Vandaag de dag gebruiken ethische en gerenommeerde marketeers permission marketing strategieën. Dit vereist dat ze hun e-maillijsten samenstellen met opt-in adressen van mensen die toestemming hebben gegeven om te worden gecontacteerd.

Deze verschuiving is grotendeels te wijten aan strengere regelgeving rond gegevensprivacy (zoals GDPR in Europa en de CAN-SPAM Act in de Verenigde Staten) en de erkenning dat marketing op basis van toestemming leidt tot een hogere gebruikersbetrokkenheid en conversiepercentages.

Een e-mailadres vinden

De vraag of het legaal is voor marketeers om iemands e-mailadres te achterhalen om hem een koude e-mail (ongevraagde commerciële e-mail) te sturen, hangt grotendeels af van het rechtsgebied van de ontvanger.

Zelfs in omstandigheden waarin het verzenden van een ongevraagde commerciële boodschap is toegestaan, kan het vinden van een e-mailadres een proces in meerdere stappen zijn dat vaak wat onderzoek vereist – en soms creatief denken. Dit is hoe iemand het zou kunnen aanpakken:

Voor een bedrijf:

• Controleer de officiële website van het bedrijf: Zoek naar secties als “Neem contact met ons op”, “Over ons” of “Klantenservice” en zoek naar een e-mailadres.
• Controleer de social media profielen van het bedrijf: Veel bedrijven zijn actief op LinkedIn en Twitter. Controleer of hun gebruikersprofielen een e-mailadres bevatten.
• Zoek het bedrijf op Google: Op de resultatenpagina’s van zoekmachines (SERP’s) van Google staat vaak contactinformatie van bedrijven, inclusief e-mailadressen.
• Zoek online naar persberichten: Bedrijven vermelden soms contactgegevens, inclusief e-mailadressen, in persberichten.

Voor een individu:

• Zoek naar de persoonlijke of professionele website van de persoon: Als de persoon een persoonlijke blog of professionele website heeft, kan zijn of haar contactinformatie een e-mailadres bevatten.
• Vraag het LinkedIn profiel van de persoon op: Controleer of de persoon zijn e-mailadres heeft opgenomen in zijn contactgegevens.
• Alumni gidsen: Als je weet waar de persoon op school heeft gezeten, controleer dan of zijn e-mailadres is opgenomen in de alumni directory van de organisatie.
• Online personen zoeken: Er zijn verschillende gratis en betaalde online tools en diensten die ontworpen zijn om contactgegevens van mensen te vinden, maar deze aanpak om een e-mailadres te vinden zonder toestemming van de ontvanger kan riskant zijn.

Het is belangrijk op te merken dat, hoewel het zoeken naar het e-mailadres van een individu legaal is, het contacteren van die persoon zonder zijn toestemming voor zakelijke doeleinden mogelijk een inbreuk kan vormen op zijn privacy rechten en kan leiden tot juridische problemen, vooral als de informatie ongepast wordt gebruikt in overeenstemming met de jurisdictie van de ontvanger.

Is het legaal om lijsten met e-mailadressen te kopen?

De vraag of het legaal is om lijsten met e-mailadressen te kopen, hangt ook af van de wet- en regelgeving van het ontvangende land.

In sommige rechtsgebieden kan het legaal zijn om e-maillijsten te kopen en te gebruiken om piggyback e-mails te versturen, zolang de personen op de lijst van de eigenaar toestemming hebben gegeven om communicatie van derden te ontvangen. Het probleem is dat het niet eenvoudig is om de toestemming van mensen te verifiëren.

Tegenwoordig is het kosteneffectiever voor marketeers om al hun e-maillijsten organisch op te bouwen. Op deze manier kan het bedrijf expliciete toestemming en naleving van alle wettelijke regels en normen documenteren.

Veiligheid van e-mailadressen

Helaas kopen en verkopen bedreigers vandaag de dag nog steeds e-mailadressen op het dark web voor kwaadaardige activiteiten zoals phishing.

Het is ook bekend dat ze valse websites of onderzoeken opzetten die gebruikers vragen om hun e-mailadres in te voeren, ogenschijnlijk voor legitieme doeleinden.

Vaak worden de verkregen e-mailadressen gebundeld met persoonlijke informatie uit andere bronnen om spear phishing en BEC-aanvallen (Business Email Compromittering) te vergemakkelijken.

Om e-mailadressen te beschermen en het risico te verkleinen dat ze worden misbruikt, is het belangrijk om de volgende stappen te nemen:

• Schakel altijd twee-factor authenticatie (2FA) in als dat is toegestaan.
• Gebruik een virtueel privénetwerk (VPN) voor openbare draadloze toegangspunten.
• Gebruik sterke, unieke wachtwoorden voor elk e-mailaccount.
• Kies e-mail beveiligingsvragen en -antwoorden die je kunt onthouden maar die niet gemakkelijk te raden zijn.
• Als je e-mailprovider aanmeldingswaarschuwingen of log functies voor accountactiviteiten aanbiedt, zorg er dan voor dat je hiervoor kiest en deze gebruikt.
• Als je je e-mailadres niet wilt geven, overweeg dan om een speciale e-mailaccount aan te maken voor eenmalig gebruik of om een ‘burner’-adres aan te schaffen.

Wat is een burner e-mailadres?

Een burner e-mailadres is een tijdelijk e-mailadres dat wordt gebruikt in plaats van een persoonlijk of permanent e-mailadres.

Het concept van een burner e-mailadres is vergelijkbaar met dat van een telefoon met een brander – het is bedoeld om voor een korte periode te worden gebruikt en daarna te worden weggegooid. Het is geen vals e-mailadres, maar het kan zichzelf vernietigen na een bepaalde tijd.

Burner e-mailadressen kunnen worden verkregen via e-mailservices zoals Guerrilla Mail, Temp Mail en Burner Mail.

Hoewel het niet illegaal is om een burner e-mailadres te gebruiken, is het belangrijk om het doel en de betekenis van dit type e-mailadres te begrijpen – omdat de juridische en ethische overwegingen afhangen van het doel en de manier waarop een burner e-mailadres wordt gebruikt.

Uiteindelijk moet het enige doel van dit type wegwerp e-mailadres zijn om het echte (primaire) e-mailadres van de gebruiker te beschermen.

Als je je zorgen maakt over het gebruik van een brander-e mailadres, kun je overwegen om één gratis e-mailadres van een bekende e-mail provider te gebruiken voor aanmeldingen waarvan je weet dat je het maar één keer zal gebruiken.

Brander e-mailadres vs. alias e-mailadres

In tegenstelling tot brander adressen die worden gebruikt om de echte identiteit van de afzender te verbergen, worden alias e-mailadressen meestal ingesteld door e-mail beheerders of superusers met beheerdersrechten om meerdere e-mailadressen door te sturen naar dezelfde inbox.

Alias e-mailadressen stellen zakelijke gebruikers die meerdere e-mailadressen hebben in staat om e-mail van al hun adressen te beheren vanaf één e-mailaccount.

In wezen definieert dit type e-mailadres extra e-mailadressen die zijn gekoppeld aan het primaire e-mailaccount van de gebruiker.

Alias e-mailadressen verwijderen

In tegenstelling tot primaire e-mailadressen zijn alias e-mailadressen eenvoudig te verwijderen. Hier vindt je een algemeen overzicht van hoe je een alias kunt verwijderen voor een aantal veelgebruikte e-mailsystemen:

Microsoft Outlook / Microsoft 365

• Meld je aan bij het beheercentrum.
• Navigeer naar Gebruikers > Actieve gebruikers of Groepen > Gedeelde postvakken, afhankelijk van waar de alias is ingesteld.
• Kies de gebruiker of het gedeelde postvak met de alias die je wilt verwijderen.
• Zoek de e-mailalias instellingen, vaak onder “E-mailadressen” of “Aliassen”.
• Verwijder de alias en sla je wijzigingen op.

Google Workspace (voorheen G Suite)

• Ga naar de beheerconsole van Google.
• Ga naar Gebruikers of Groepen als de alias voor een groep is.
• Selecteer de gebruiker of groep met de alias.
• Zoek in de accountpagina van de gebruiker of in de instellingen van de groep naar het gedeelte voor aliassen.
• Verwijder de alias indien nodig.

Rackspace e-mail

• Log in op het beheerpaneel van Rackspace E-mail.
• Navigeer naar het domein of de mailbox instellingen.
• Zoek de configuratie voor aliassen.
• Verwijder de alias die je niet langer nodig hebt.

Veelgestelde vragen