Quando você compra por meio de links afiliados em nosso site, podemos ganhar uma comissão sem nenhum custo adicional para você. Saiba Mail Merge é um recurso em aplicativos de processamento de dados que automatiza o processo de envio de documentos personalizados. Isto posto, saiba o que é e como funciona Mail Merge no artigo abaixo.
O que é Mail Merge?
A Mail Merge é um recurso em aplicativos de processamento de dados que automatiza o processo de envio de uma carta, email ou documento semelhante para vários destinatários que é personalizado para cada um. Ele permite conectar um único modelo a uma fonte de dados que contém informações sobre o nome do destinatário, endereço de correspondência, e-mail e outros dados predefinidos coletados pelo remetente.
Techopedia Explica o significado de Mail Merge
A mail merge é um recurso de software que automatiza o processo de envio de e-mails em massa para clientes ou assinantes. Ele permite que o remetente crie um documento e personalize-o para cada destinatário.
A mail merge geralmente é associada a comunicações B2C (business-to-consumer) ao gerar documentos personalizados em grande escala. Por exemplo, uma empresa usa mail merge ao enviar uma carta impressa para um grande número de clientes.
Como Mail Merge funciona
O objetivo da mail merge é agilizar os processos de comunicação, economizar tempo e garantir que cada destinatário receba informações personalizadas do remetente.
Para funcionar, são necessários dois componentes – um arquivo de dados e um arquivo de modelo. Quando mesclados, os dois componentes produzem o documento de mesclagem.
A Fonte de Dados (Data Source)
A mail merge usa uma fonte de dados que contém informações do destinatário com campos separados para cada tipo de dados a serem mesclados no arquivo de modelo. Os formatos comuns para o arquivo de dados incluem arquivos CSV (valores separados por vírgula), bancos de dados, listas de contatos de e-mail e planilhas.
O Modelo ou o Documento Principal
O segundo arquivo é o documento ou modelo principal, como um e-mail ou carta. Os detalhes dos destinatários no modelo são marcados como campos vazios. Quando você inicia a mail merge, o modelo principal é combinado com a fonte de dados, criando documentos personalizados. Os dados dos destinatários do arquivo de dados preenchem os campos vazios até que todos os documentos sejam criados.
Mail Merge tradicional obsoleta, torna-se digital
A definição de mail merge tradicional está um pouco obsoleta. Datando dos primeiros processadores de texto (ou seja, versões iniciais do WordPerfect ou Microsoft Word), quando a mail merge era frequentemente usada para imprimir lotes de cartas personalizadas e etiquetas de endereçamento.
Embora a mail merge tenha sido um recurso popular em versões sucessivas de pacotes de software de processamento de documentos, ela poderá em breve ser tão obsoleta quanto o antigo software “Print Shop” dos primeiros dias do PC, ou a impressora matricial que era tão frequentemente usada para gerar mail merge e documentos de Print Shop.
Para substituir o recurso de mail merge no Microsoft Word, a Microsoft criou a capacidade de fornecer geração de documentos do lado do servidor com modelos do Word e Excel. Os usuários criam regras de fluxo de trabalho manuais para fazer o que uma mail merge teria feito anteriormente.
Esse tipo de substituição acompanha a mudança de um ambiente nativo de máquina para a nuvem, onde os recursos estão sendo entregues no lado do servidor, em vez de no endpoint ou na própria máquina do cliente.
Hoje, a mail merge é um processo digital em que os objetivos são alcançados por meio de várias formas de visualização e automação de dados.
Recursos de Mail Merge
Os recursos de mail merge podem variar de acordo com o software e o tipo de dados. Aqui estão 6 recursos comuns:
Ferramentas usada pela Mail Merge
Algumas ferramentas que as empresas usam para mail merge incluem as seguintes:
As empresas também podem procurar a disponibilidade de complementos de terceiros ou extensões de navegador para estender a funcionalidade de mala direta a ferramentas específicas.
Casos de uso de Mail Merge
Os casos de uso de mail merge mais comuns são comunicações diretas entre empresas e consumidores (B2C) ou entre empresas (B2B), sejam elas digitais ou físicas. Casos de uso comuns de mail merge incluem:
Diretórios: Gere uma lista de contatos com informações individualizadas (por exemplo, lista de funcionários, parceiros ou clientes).
Marketing de mail merge: cartas impressas e etiquetas de endereçamento personalizadas para os clientes.
Campanhas de e-mail: comunicações personalizadas por e-mail para marketing ou transações.
Cotações de vendas: Cotações de vendas personalizadas ou cartas introdutórias para clientes em potencial.
Exemplo de Mail Merge Example
Exemplos comuns de documentos criados usando a função de mail merge incluem o seguinte:
Melhores práticas para o uso efetivo de Mail Merge
Para garantir um processo de mala direta simplificado que crie documentos personalizados e precisos, as empresas devem considerar as seguintes práticas recomendadas:
Verifique se a fonte de dados está bem organizada e contém informações atualizadas. Colunas e linhas devidamente rotuladas evitarão erros durante o processo. Crie um modelo limpo com espaços reservados claros para campos de mesclagem. Use formatação consistente para manter uma aparência profissional no documento final. Realize execuções de teste com um pequeno subconjunto de dados para evitar erros. Para malas diretas de e-mail, teste os espaços reservados para o assunto e o corpo do e-mail e revise antes de enviar. Esteja ciente dos regulamentos de privacidade e políticas internas ao trabalhar com informações pessoais.
Vantagens e Desvantagens de Mail Merge
Prós:
- Economiza tempo ao criar vários documentos personalizados
- Personaliza as comunicações mesclando fontes de dados
- Garante consistência nas informações em todos os documentos mesclados
- Integra-se a várias fontes de dados, proporcionando flexibilidade e eficiência
Contras:
- Levanta preocupações de segurança sobre a proteção de informações da fonte de dados
- Requer diligência no cumprimento dos regulamentos de privacidade
- Contribui para e-mails em massa não solicitados se mal utilizados
- Depende da compatibilidade das ferramentas que estão sendo usadas, limitando a funcionalidade em alguns casos
Resultado Final
A mail merge é uma boa maneira de automatizar e personalizar as comunicações em massa para empresas, tanto em formatos digitais quanto físicos.
Como as funções tradicionais podem ser preteridas em versões mais recentes do software, as empresas podem usar extensões de terceiros ou recorrer a plataformas modernas de marketing e e-mail para mensagens personalizadas e em massa.
